Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Czy serwis wywiąże się z obietnic?

Zdolność serwisowa

Gdy negocjujesz umowę serwisową, chcesz mieć pewność, że kierownik serwisu spełni dane ci obietnice. Byłoby dobrze, aby miał i chęć i możliwości.

Za motywowanie kierownika jest odpowiedzialny jego przełożony. Jeśli widzisz, że twój partner – kierownik serwisu – nie wykazuje entuzjazmu do współpracy, to albo jego szef nie nadaje się na swoje stanowisko, albo – przepraszam, że to muszę powiedzieć – ty nie zachowujesz się jak partner. Aby sprawdzić pobieżnie, czy kierownik ma możliwość wywiązania się z umowy zadałbym mu kilka pytań:

  • Czy ma wystarczającą ilość serwisantów?
  • Czy jego serwisanci są przeszkoleni w zakresie obsługi moich modeli maszyn? Jakie są kompetencje serwisowe jego oddziału?
  • Czy dysponuje narzędziami specjalnymi i instrukcjami naprawczymi do moich modeli maszyn (o uniwersalnych nie wspominając)?
  • Czy serwisanci mają czym dojechać do maszyn na mojej budowie?

Dostępność części zamiennych, to osobny temat.

Zestaw konkretnych odpowiedzi na powyższe pytania nazywam zdolnością serwisową. Pytanie o zdolność serwisową najbliższego oddziału serwisu warto zadać przed rozpoczęciem budowy na nowym terenie, nawet jeśli nie zamierzasz korzystać z umowy serwisowej.
To pytanie ma również sens, jeśli zamierzasz utrzymywać swoje maszyny na chodzie własnymi siłami. Odpowiedź musi znać twój pracownik, który jest odpowiedzialny za gotowość maszyn do pracy.

Jak ustalić zdolność serwisową?

Załóżmy, że zastanawiasz się, jak zapewnić najwyższą gotowość do pracy twoich trzech maszyn (jednego modelu) na nowym kontrakcie?

Pomyślmy o serwisie firmy A, której oddział jest w odległości 50 kilometrów od twojej budowy. Pracuje w nim trzech serwisantów. Obsługują około 100 maszyn. Mam na myśli to, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy wykonali różne naprawy i przeglądy 100 maszyn różnych klientów. Twoje dodatkowe 3 maszyny nie stanowią dużego wzrostu obciążenia tych mechaników, więc jest dobrze.

Niestety, tylko jeden serwisant ma szkolenie drugiego stopnia w zakresie modelu twoich maszyn. Szkolenie drugiego stopnia obejmuje zwykle diagnozowanie usterek i używanie narzędzi specjalnych. Czyli w razie poważnej usterki kierownik tego serwisu dysponuje tylko jednym pracownikiem, którego może do ciebie wysłać. To bardzo źle, zwłaszcza, jeśli na tym terenie jest więcej maszyn takiego modelu, jak twój. Każdy kierownik serwisu potwierdzi, że trudne awarie „chodzą stadami”.

Serwis dysponuje instrukcjami naprawczymi, ale nie ma komputera diagnostycznego, który wypożycza z centrali odległej o kilkaset kilometrów. Teraz już wiesz, że w przypadku trudniejszej do zdiagnozowania awarii będziesz czekał na przyjazd kompetentnego serwisanta z narzędziami co najmniej dwa dni, o ile nie jest on na urlopie, szkoleniu, zwolnieniu lekarskim itp. Zapytaj kierownika, skąd w takich przypadkach „pożyczy” kompetentnego serwisanta i ile czasu mu zajmie dojazd, gdy będzie dostępny „od ręki”.

Wprawdzie mechaników jest trzech, ale dysponują tylko dwoma samochodami. To znacznie ogranicza szansę, że dostaniesz szybko pomoc, gdy będziesz w potrzebie.
Obejrzyj te dwa samochody serwisowe. Czy obydwa są wyposażone w urządzenia i narzędzia potrzebne do standardowych przeglądów i napraw? Jeśli nie, to dłużej będziesz czekał nawet na wykonanie zwykłego przeglądu.

Być może  konkurencyjny albo własny serwis nie zaoferuje wyższej jakości usług. Wtedy bez względu na wynik oceny zdolności serwisowej tego serwisu  będziesz musiał im powierzyć swoje maszyny. Jednak znając prawdę będziesz wiedział, co cię czeka, gdy nastąpi awaria wyłączająca maszynę z ruchu.

Nie spotkałem jeszcze kierownika serwisu, który by w taki obiektywny i uczciwy sposób informował klientów o prawdziwej wartości swojego serwisu. Być może dlatego, że żaden klient tego nie wymagał. Bądź pierwszym klientem serwisu, który o to zapyta. Bądź pierwszym kierownikiem serwisu, który ujawni swoje rzeczywiste możliwości serwisowania maszyn. Mówi się, że nie od razu Kraków zbudowano. Ważne, żeby było wiadomo, na jakim etapie budowy jesteśmy.

Jedna z firm serwisowych reklamuje się: Jesteśmy autoryzowanym serwisem wielu marek maszyn budowlanych. Nie chciałbym być na miejscu kierownika tego serwisu, gdyby klient zapytał go o zdolność serwisową dla kilku maszyn różnych producentów. Kłamliwy marketing odstrasza klientów i demotywuje własnych pracowników.

Jaki samochód będzie najlepszy dla twoich serwisantów?

Czy zatrudniasz jednego, czy kilkudziesięciu serwisantów, masz ten sam problem: w jaki sposób mechanik z narzędziami i częściami zamiennymi ma dotrzeć do uszkodzonej maszyny. Pracuje ona na budowie kilkanaście lub kilkaset kilometrów od twojej bazy.
Czy chcesz aby serwisant tylko zdiagnozował usterkę? A może byłby w stanie ją naprawić za jednym wyjazdem?
Nie ma idealnego rozwiązania pasującego do wszystkich okoliczności.
Jeśli serwisant ma jechać tylko do diagnostyki, to wystarczy mu mały samochód dostawczy wyposażony w narzędzia diagnostyczne.

Mobilny warsztat

High Speed ServiceNajważniejsze wymagania wobec uniwersalnego pojazdu, którym serwisant (czasem z pomocnikiem) dojeżdża do maszyny w polu żeby ją naprawić:

  • Powinien być szybki, ale nie grzęznąć w byle błocie
  • Powinien być w dobrym stanie technicznym, aby nie trzeba było go naprawiać po drodze zamiast jechać do awarii maszyny
  • Powinien zapewniać minimum komfortu dla serwisanta, który po kilku godzinach jazdy musi mieć energię i ochotę na rozpoczęcie swojej prawdziwej pracy w nieznośnym upale lub na mrozie. Praca w takich warunkach jest na tyle ciężka, że nie wolno dodatkowo męczyć pracownika w czasie dojazdu i powrotu. To oznacza klimatyzację kabiny kierowcy i ogrzewanie przedziału roboczego, gdzie w czasie przerwy można się ogrzać i zjeść śniadanie
  • W czasie naprawy niektóre czynności trzeba wykonać pod dachem, będąc osłoniętym od wiatru z piaskiem, w pozycji stojącej, gołymi rękami. To określa wymiary przedziału roboczego oraz konieczność jego ogrzewania
  • Wyposażenie uniwersalnego warsztatu mobilnego w narzędzia kosztuje więcej, niż samochód. Dlatego nie warto oszczędzać na szafkach, schowkach, szufladach itp. Wszystko musi być zawsze na wyznaczonym miejscu. W przeciwnym przypadku serwisant będzie tracił czas na poszukiwania narzędzi, a po skończonej pracy nie zauważy braku niektórych z nich
  • Zwykle warsztat mobilny transportuje części zamienne potrzebne do naprawy lub obsługi. Powinien być przystosowany do bezpiecznego ich przewiezienia
  • Jeśli warsztat mobilny ma wykonywać większe naprawy i wszystkie rodzaje obsługi technicznej, to powinien mieć źródło prądu i sprężonego powietrza
  • Podłoga przedziału roboczego nie możne być zbyt wysoko, bo czasami mechanik musi wejść do pojazdu kilkadziesiąt razy w ciągu dnia. Wątpiącym decydentom proponuję postawić swoje biurko na tej samej wysokości, co podłoga warsztatu mobilnego
  • Podłoga i ściany warsztatu mobilnego muszą dać się łatwo utrzymać w czystości

Większość profesjonalnych serwisów maszyn budowlanych używa samochodów dostawczych o dopuszczalnej masie całkowitej 3500 kg, z napędem na jedną oś. To jest kompromis między możliwością przyzwoitego wyposażenia warsztatu mobilnego a wszelkimi utrudnieniami wynikającymi z jazdy samochodem ciężarowym. Samochód ciężarowy z napędem terenowym może być jedynym sposobem poruszania się na terenie niektórych budów, ale nie będzie łatwo go użyć do standardowych wyjazdów. Chodzi o prawo jazdy, tachograf, kontrolę czasu pracy kierowcy, zakazy poruszania się w centrach miast itd.

Najważniejszym kryterium wyboru pojazdu, na którym chcemy zbudować warsztat mobilny jest jego ładowność. Przed zakupem należy od sprzedawcy samochodu uzyskać potwierdzenie jego rzeczywistej ładowności. Może się zdarzyć, że masa własna pojazdu różni się od podanej w specyfikacji o ponad 100 kilogramów. Jeśli jest o tyle cięższy, to ilość przewożonego oleju będzie mniejsza o co najmniej jedną beczkę 208 litrową i „dużej” obsługi technicznej nie da się wykonać. Jazda przeciążonym samochodem jest niedopuszczalna, więc trzeba wysłać materiał drugim samochodem, co podnosi koszt.

Ponieważ ładowność samochodu dostawczego jest głównym ograniczeniem jego użyteczności, to profesjonalny serwis musi mieć dobrze wyposażoną narzędziownię w warsztacie stacjonarnym. Tam mają być przechowywane ciężkie i rzadko używane narzędzia specjalne, bez których nie można wykonać niektórych napraw. Takie ciężkie materiały, jak kantówka, podstawki pod podnośniki itp. nie powinny być stale wożone w samochodzie serwisowym. To oczywiście wymaga starannego przygotowania się serwisanta do wyjazdu, aby zabrał wszystko, co będzie tym razem potrzebne.

Dobór narzędzi, które są stale przewożone w warsztacie mobilnym, to jedno z najtrudniejszych zadań dla projektanta samochodu serwisowego.

  • Lista narzędzi musi uwzględniać najczęściej serwisowane modele maszyn.
  • Rozmieszczenie narzędzi powinno zapewnić najłatwiejszy dostęp do tych najczęściej używanych.
  • Należy znaleźć miejsce na potrzebne do danej naprawy części zamienne i materiały. Jednocześnie trzeba pamiętać o ograniczonej ładowności samochodu.

Projekt wyposażenia powinien być wykonany przez bardzo doświadczonego projektanta, jeśli nie chcemy zmarnować pieniędzy. Koszt wyposażenia warsztatu mobilnego jest sporo wyższy od kosztu samochodu.

Rzetelny serwis

Fotolia_18345981_S_958.pngPo wpisaniu do Google słowa „rzetelność” otrzymujemy ponad jedenaście milionów wyników. To oznacza, że wiele osób używa tego słowa. Według kilku słowników synonimami rzetelności są: prawość, uczciwość, dokładność, niezawodność, solidność, lojalność, integralność, szczerość, trzymanie się zasad etycznych, nieskazitelna moralność itd. Uważam, że najbliższym synonimem rzetelności jest prawość. To słowo jest jednak uważane za przestarzałe. Być może jest zbyt mało ludzi, których można tak określać.

Najbardziej odpowiada mi definicja rzetelności podana przez Stephena Cartera w książce Integrity. To angielskie słowo uważam za odpowiednik polskiego słowa rzetelność. Według profesora Cartera, aby człowiek mógł w danej sytuacji uznać swoje postępowanie za RZETELNE, powinien sprawdzić kolejno, czy:

  1. odróżnił to, co jest dobre od tego, co jest złe
  2. działał pod wpływem dokonanego rozróżnienia, choćby kosztem własnych wyrzeczeń
  3. otwarcie wyjaśnił, że działał na podstawie swojego rozumienia tego, co dobre

Żaden z tych trzech kroków nie jest bezbolesny, bo:

  • aby odróżnić to, co jest dobre od tego, co w danej sytuacji jest złe: (a) nasz mózg musi zużyć sporo energii, a tego – jak twierdzą badacze – bardzo nie lubi. I podpowiada, żeby postąpić tak, jak mu się wydaje, że inni by postąpili w tej sytuacji; (b) rzetelny człowiek musi kierować się w życiu zasadami etycznymi, czyli musi je mieć. Musi je mieć… Musi je mieć… A wystarczy jedna: nie krzywdź, pomagaj, jeśli możesz
  • wiedzieć, co należy zrobić, to początek. Czasem trzeba poświęcić własne dobro, aby postąpić zgodnie ze swoimi zasadami. Czyli wykazać się męstwem
  • często inni nie rozumieją, dlaczego postąpiliśmy w taki, a nie inny sposób, mimo wyjawienia im naszych prawdziwych intencji. Brak zrozumienia jest przykry.

Najtrudniejsze jest odróżnienie dobra od zła w konkretnej sytuacji. Amoz Oz napisał:

Czasami bywa trudno zdefiniować dobro, ale zło ma charakterystyczny zapach – każde dziecko wie, czym jest ból. Dlatego za każdym razem, kiedy celowo zadajemy komuś ból, doskonale wiemy, co robimy. Wyrządzamy zło.

Autorzy książki Błądzą wszyscy (ale nie ja), z której pochodzi ten cytat twierdzą, że Amoz Oz się myli, bo nie uwzględnia potęgi samousprawiedliwiania. To taki mechanizm w mózgu, który nami rządzi i mówi:

 […] jesteśmy dobrymi ludźmi. Jeżeli zatem celowo zadajemy cierpienie innemu człowiekowi, to on z pewnością na to zasłużył. Dlatego wcale nie wyrządzamy zła. Wręcz przeciwnie – postępujemy dobrze.

I jeszcze cytat z Nietzschego, który opisuje podobny stan umysłu :

– Zrobiłem to – mówi moja pamięć.
– Nie mogłem tego zrobić – odpowiada moja duma i pozostaje nieugięta. W końcu pamięć się poddaje.

Nie, Amoz Oz daje wystarczającą definicję złego postępku. Samousprawiedliwianie i wypieranie z pamieci jest mechanizmem biologicznym, który chroni człowieka przed dysonansem poznawczym. Ten bardzo nieprzyjemny stan napięcia psychicznego pogarsza komfort życia osoby zadającej ból fizyczny lub psychiczny. Jednak człowiek ma wolną wolę czynienia złego lub dobrego. Jeśli nie pracuje jako egzekutor kar, zadając ból przyłącza się do sadystycznej mniejszości. A cierpienie jest najbardziej realną rzeczą w życiu człowieka.

W biznesie mamy takiej samej wagi dylematy, jak w życiu prywatnym. Zarówno kierownik serwisu jak i właściciel maszyny mogą nierzetelnym postępowaniem skrzywdzić dużo ludzi, których nawet nie znają osobiście.

Bycie człowiekiem rzetelnym nie jest łatwe i przyjemne, ale w zamian uwalnia nas od konieczności patrzenia na podłego osobnika w lustrze.

Nie można być osobą prywatnie rzetelną, a nierzetelną służbowo lub na odwrót.

Jeśli w organizacji nie mają przewagi ludzie rzetelni, to nie ma ona przyszłości, dla której warto poświęcać swój czas.

Wszyscy ufamy serwisantowi

W serwisie maszyn budowlanych nie ma możliwości sprawdzenia, jak w fabryce maszyn, czy to, co zamierzamy sprzedać klientowi spełnia wymogi jakości. Usługa jest „przedmiotem”, który jest produkowany prawie na oczach klienta.

Odbioru jakościowego dokonuje klient, gdy serwisant przekazuje mu sprawną maszynę do pracy. Jednak klient nie jest tak kompetentny, jak kontroler jakości w fabryce. Zauważy być może, że serwisant robił sobie zbyt długie przerwy w pracy, za które klient ma zapłacić albo że nie zwracał uwagi na czystość pracując przy otwartym układzie hydraulicznym. Klient nie jest jednak w stanie sprawdzić, czy po założeniu nowej pompy hydraulicznej mechanik sprawdził i ustawił właściwie zawory regulacyjne. Czy rzeczywiście wykonał wszystkie czynności, które zaznaczył na liście kontrolnej OT. Albo czy dokręcił nakrętki właściwym momentem. Nie sprawdzi tego również kierownik serwisu, który jest kilkadziesiąt kilometrów od maszyny.

Wszyscy liczą na to, że serwisant wiedział, co robić i sumiennie wszystko wykonał. Ufają mu.

Kierownik serwisu musi codziennie zdawać egzamin z rzetelności

W serwisie występuje bardzo często konflikt interesów: naszej firmy, naszego klienta, naszego pracownika, innych ludzi.

Jeśli jesteś kierownikiem serwisu producenta, to będziesz musiał czasem znaleźć wyjście w takiej sytuacji, jak niżej opisana.
Uszkodzeniu uległ bardzo kosztowny zespół maszyny. Gwarancja producenta lub sprzedawcy skończyła się niedawno. Wiesz na pewno, że producent odmówi pokrycia kosztów naprawy. Ale:

  • nie masz pewności, że operator klienta nie przyczynił się do awarii
  • nie masz pewności, że twój serwisant wykonał poprzednio obsługę we właściwy sposób, co mogło spowodować to uszkodzenie
  • nie masz pewności, że problem nie jest spowodowany wadą fabryczną, która ujawniła się chwilę po upływie gwarancji.

Masz wybór:

  • możesz odrzucić reklamację klienta
  • możesz próbować oszukać producenta
  • możesz wykonać naprawę na koszt własnej firmy.

Każda twoja decyzja spowoduje poważne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Tylko kierownik serwisu, który zdecydował, że w życiu i w pracy postępuje rzetelnie jest w stanie podjąć decyzję, której nie będzie żałował.