Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Kiedy klient zacznie nas traktować poważnie?

Informacja dla kierownika serwisu z księgowości:

Dot: wskaźnik należności w ostatnim dniu poprzedniego miesiąca
Wartość faktur wystawionych przez serwis, które nie zostały zapłacone w terminie przekracza już dwukrotnie kwotę wypłaty wynagrodzeń całego serwisu […]
Dalsze pogarszanie się płynności finansowej spowoduje, że nasz dostawca części zamiennych zablokuje ich wysyłkę [..]

Co może z tym zrobić kierownik serwisu?

Najoczywistsze wydaje się zaprzestać kredytowania wszystkich klientów. To w praktyce oznacza kilkudniowy czas reakcji na problem klienta i jest nieakceptowalne przez obie współpracujące (?) strony. Plan pracy serwisantów byłby przygotowywany praktycznie przez dział finansowy, który kontroluje przedpłaty a nie przez kierownika serwisu. Klienci, którzy dotychczas płacili faktury w terminie poczuliby się źle potraktowani. Poszukaliby innego partnera do serwisowania swoich maszyn.

Problem wynika ze społecznego przyzwolenia na nierzetelność. Płacenie rachunków, to elementarny obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niestety, w grupie przedsiębiorców pozostało jeszcze zbyt wielu ludzi, którzy nimi być nie powinni. Proces ich eliminacji przyspieszyła fala upadków wielu naszych firm budowlanych uczestniczących w programie autostradowym. Została ona wywołana głównie przez dwa czynniki. W wywiadzie opublikowanym 20 lipca 2013 roku w Gazecie Wyborczej Pan Jeremi Mordasewicz, przedsiębiorca, ekspert Polskiej Konfederacji Pracodawców „Lewiatan” mówi:

Umowy, które dawała do podpisu wykonawcom GDDKiA, nie były równoprawne. Wszelkie ryzyka, nawet od nich niezależne, obciążały wykonawców. Bardziej doświadczeni, z większą wyobraźnią, wycofywali się albo w przetargu proponowali wyższą cenę. Pozostawały firmy, których szefowie mówili sobie: jakoś to będzie.
[…] Badania Lewiatana pokazują, że ponad połowa firm stara się po prostu przeżyć. Na rozwój nastawiona jest mniej niż połowa.

Kierownik serwisu nie ma żadnego wpływu na regulacje prawne i działanie agencji rządowych. No, może poza udziałem w wyborze swoich przedstawicieli do sejmu. Nie jest również w stanie  sprawdzić, do której grupy przedsiębiorców należy właściciel firmy, z którą współpracuje. Ponieważ tylko mniej, niż połowa firm jest nastawiona na rozwój, to jest duże prawdopodobieństwo, że  należy do przedsiębiorców, których kompetencje planistyczne sprowadzają się do „jakoś to będzie”. Podpisują nierównoprawne umowy zamiast – w ostateczności – zdecydować o zaprzestaniu działalności. Tłumaczenie, że dbali o miejsca pracy nie usprawiedliwia krzywdy pracowników firm współpracujących, których nikt nie pytał, czy też chcą ryzykować. W wyniku błędnych decyzji niekompetentnych przedsiębiorców ich firmy i tak poniosły straty lub upadły. Nasz kierownik serwisu wraz ze swoimi ciężko pracującymi i kompetentnymi serwisantami może łatwo znaleźć się w tej grupie, jeśli będzie wykonywał usługi bez zapłaty.

Nie uważam, że przedsiębiorca nie ma prawa do błędów i nie może ponieść porażki. Wprost przeciwnie. Tym się przecież różni od pracownika, że w życiu poszukuje wolności a nie bezpieczeństwa. Ale ktoś, kto chce zdobyć wolność dla siebie musi mieć na względzie dobro innych ludzi.

Przedsiębiorca zwykle nie dzieli się zyskiem ze swoim partnerami i pracownikami. Dlaczego więc chce, aby ponosili wspólnie z nim koszty jego porażki? A do tego sprowadza się utrata płynności finansowej. Przedsiębiorca musi nieustannie podnosić swoje kompetencje do prowadzeniu biznesu. To jest minimum, aby zmniejszyć ryzyko bankructwa.

Koledzy Kierownicy, co robicie, gdy połowa waszych faktur nie jest zapłacona w terminie?
Szanowni Przedsiębiorcy, którzy płacicie swoje rachunki na czas, w jaki sposób powinien zachować się kierownik serwisu?

Kiedy serwis zacznie nas traktować poważnie?

List od klienta:

[…] uważam, iż jest to absolutnie niepoważne nas traktowanie. Jeśli jedna faktura ma wartość 13.000 a przyznany nam limit kredytowy 9.000, to w praktyce uniemożliwia nam to normalne funkcjonowanie z serwisem.
Moje pytanie zaczyna mieć inny charakter: kiedy serwis zacznie nas traktować poważnie?

Wszyscy wiedzą, że niepłacenie faktur w terminie jest u nas dość powszechne i nie spotyka się z potępieniem. Firma serwisowa obawia się utraty płynności finansowej, bo nawet połowa faktur za usługi serwisowe jest płacona z opóźnieniem. Broni się więc, ustalając dla połowy klientów niskie limity kredytowe a od pozostałych wymaga przedpłaty. To mniej więcej tak, jakby ofiarę wypadku przywiezioną do szpitala zaczęli się zajmować dopiero po ustaleniu, czy jest ubezpieczona. Maszyna, to nie człowiek i poczeka, ale finanse przedsiębiorcy muszą ucierpieć z powodu nieplanowego przestoju. Czyli następne faktury któregoś dostawcy (a na pewno naszego serwisu) będą czekać na przypływ gotówki. I mamy kwadraturę koła.

Przedstawione tło tego incydentu bardzo utrudnia współpracę kierownika serwisu z przedsiębiorcą budowlanym. Tak czy inaczej, nasz kierownik musi coś zrobić ze skargą klienta, w której wyraża on przekonanie, że to właśnie serwis traktuje go niepoważnie. Moim zdaniem kierownik powinien:

  1. natychmiast przeprosić klienta za nierozsądne stanowisko swojej firmy
  2. obiecać interwencję w dziale kredytowym
  3. sprawdzić, czy na pewno wystąpił o wyższy limit kredytowy dla swojego klienta
  4. podać numer telefonu do dyrektora finansowego i prezesa, aby nieusatysfakcjonowany klient mógł złożyć skargę „wyżej”
  5. zadbać, aby następne kontakty z tym klientem zaowocowały poprawą jego opinii.
    Wiadomo, że aby zatrzeć w pamięci klienta jeden nieprzyjemny incydent trzeba go kilkunastokrotnie obsłużyć znacznie powyżej oczekiwań. Kiedyś trzeba zacząć odrabiać straty, nawet jeśli sam ich nie spowodowałeś, więc nie zwlekaj.

Co jeszcze mógłby zrobić kierownik serwisu w tej sprawie? Jak sobie z tym radzicie?

Rzetelny serwis

Fotolia_18345981_S_958.pngPo wpisaniu do Google słowa „rzetelność” otrzymujemy ponad jedenaście milionów wyników. To oznacza, że wiele osób używa tego słowa. Według kilku słowników synonimami rzetelności są: prawość, uczciwość, dokładność, niezawodność, solidność, lojalność, integralność, szczerość, trzymanie się zasad etycznych, nieskazitelna moralność itd. Uważam, że najbliższym synonimem rzetelności jest prawość. To słowo jest jednak uważane za przestarzałe. Być może jest zbyt mało ludzi, których można tak określać.

Najbardziej odpowiada mi definicja rzetelności podana przez Stephena Cartera w książce Integrity. To angielskie słowo uważam za odpowiednik polskiego słowa rzetelność. Według profesora Cartera, aby człowiek mógł w danej sytuacji uznać swoje postępowanie za RZETELNE, powinien sprawdzić kolejno, czy:

  1. odróżnił to, co jest dobre od tego, co jest złe
  2. działał pod wpływem dokonanego rozróżnienia, choćby kosztem własnych wyrzeczeń
  3. otwarcie wyjaśnił, że działał na podstawie swojego rozumienia tego, co dobre

Żaden z tych trzech kroków nie jest bezbolesny, bo:

  • aby odróżnić to, co jest dobre od tego, co w danej sytuacji jest złe: (a) nasz mózg musi zużyć sporo energii, a tego – jak twierdzą badacze – bardzo nie lubi. I podpowiada, żeby postąpić tak, jak mu się wydaje, że inni by postąpili w tej sytuacji; (b) rzetelny człowiek musi kierować się w życiu zasadami etycznymi, czyli musi je mieć. Musi je mieć… Musi je mieć… A wystarczy jedna: nie krzywdź, pomagaj, jeśli możesz
  • wiedzieć, co należy zrobić, to początek. Czasem trzeba poświęcić własne dobro, aby postąpić zgodnie ze swoimi zasadami. Czyli wykazać się męstwem
  • często inni nie rozumieją, dlaczego postąpiliśmy w taki, a nie inny sposób, mimo wyjawienia im naszych prawdziwych intencji. Brak zrozumienia jest przykry.

Najtrudniejsze jest odróżnienie dobra od zła w konkretnej sytuacji. Amoz Oz napisał:

Czasami bywa trudno zdefiniować dobro, ale zło ma charakterystyczny zapach – każde dziecko wie, czym jest ból. Dlatego za każdym razem, kiedy celowo zadajemy komuś ból, doskonale wiemy, co robimy. Wyrządzamy zło.

Autorzy książki Błądzą wszyscy (ale nie ja), z której pochodzi ten cytat twierdzą, że Amoz Oz się myli, bo nie uwzględnia potęgi samousprawiedliwiania. To taki mechanizm w mózgu, który nami rządzi i mówi:

 […] jesteśmy dobrymi ludźmi. Jeżeli zatem celowo zadajemy cierpienie innemu człowiekowi, to on z pewnością na to zasłużył. Dlatego wcale nie wyrządzamy zła. Wręcz przeciwnie – postępujemy dobrze.

I jeszcze cytat z Nietzschego, który opisuje podobny stan umysłu :

– Zrobiłem to – mówi moja pamięć.
– Nie mogłem tego zrobić – odpowiada moja duma i pozostaje nieugięta. W końcu pamięć się poddaje.

Nie, Amoz Oz daje wystarczającą definicję złego postępku. Samousprawiedliwianie i wypieranie z pamieci jest mechanizmem biologicznym, który chroni człowieka przed dysonansem poznawczym. Ten bardzo nieprzyjemny stan napięcia psychicznego pogarsza komfort życia osoby zadającej ból fizyczny lub psychiczny. Jednak człowiek ma wolną wolę czynienia złego lub dobrego. Jeśli nie pracuje jako egzekutor kar, zadając ból przyłącza się do sadystycznej mniejszości. A cierpienie jest najbardziej realną rzeczą w życiu człowieka.

W biznesie mamy takiej samej wagi dylematy, jak w życiu prywatnym. Zarówno kierownik serwisu jak i właściciel maszyny mogą nierzetelnym postępowaniem skrzywdzić dużo ludzi, których nawet nie znają osobiście.

Bycie człowiekiem rzetelnym nie jest łatwe i przyjemne, ale w zamian uwalnia nas od konieczności patrzenia na podłego osobnika w lustrze.

Nie można być osobą prywatnie rzetelną, a nierzetelną służbowo lub na odwrót.

Jeśli w organizacji nie mają przewagi ludzie rzetelni, to nie ma ona przyszłości, dla której warto poświęcać swój czas.

Wszyscy ufamy serwisantowi

W serwisie maszyn budowlanych nie ma możliwości sprawdzenia, jak w fabryce maszyn, czy to, co zamierzamy sprzedać klientowi spełnia wymogi jakości. Usługa jest „przedmiotem”, który jest produkowany prawie na oczach klienta.

Odbioru jakościowego dokonuje klient, gdy serwisant przekazuje mu sprawną maszynę do pracy. Jednak klient nie jest tak kompetentny, jak kontroler jakości w fabryce. Zauważy być może, że serwisant robił sobie zbyt długie przerwy w pracy, za które klient ma zapłacić albo że nie zwracał uwagi na czystość pracując przy otwartym układzie hydraulicznym. Klient nie jest jednak w stanie sprawdzić, czy po założeniu nowej pompy hydraulicznej mechanik sprawdził i ustawił właściwie zawory regulacyjne. Czy rzeczywiście wykonał wszystkie czynności, które zaznaczył na liście kontrolnej OT. Albo czy dokręcił nakrętki właściwym momentem. Nie sprawdzi tego również kierownik serwisu, który jest kilkadziesiąt kilometrów od maszyny.

Wszyscy liczą na to, że serwisant wiedział, co robić i sumiennie wszystko wykonał. Ufają mu.

Kierownik serwisu musi codziennie zdawać egzamin z rzetelności

W serwisie występuje bardzo często konflikt interesów: naszej firmy, naszego klienta, naszego pracownika, innych ludzi.

Jeśli jesteś kierownikiem serwisu producenta, to będziesz musiał czasem znaleźć wyjście w takiej sytuacji, jak niżej opisana.
Uszkodzeniu uległ bardzo kosztowny zespół maszyny. Gwarancja producenta lub sprzedawcy skończyła się niedawno. Wiesz na pewno, że producent odmówi pokrycia kosztów naprawy. Ale:

  • nie masz pewności, że operator klienta nie przyczynił się do awarii
  • nie masz pewności, że twój serwisant wykonał poprzednio obsługę we właściwy sposób, co mogło spowodować to uszkodzenie
  • nie masz pewności, że problem nie jest spowodowany wadą fabryczną, która ujawniła się chwilę po upływie gwarancji.

Masz wybór:

  • możesz odrzucić reklamację klienta
  • możesz próbować oszukać producenta
  • możesz wykonać naprawę na koszt własnej firmy.

Każda twoja decyzja spowoduje poważne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Tylko kierownik serwisu, który zdecydował, że w życiu i w pracy postępuje rzetelnie jest w stanie podjąć decyzję, której nie będzie żałował.