Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Koszty maszyny cz. 1 – koszty posiadania

coins and loaderŚredniej wielkości maszyna budowlana kosztuje kilkaset tysięcy złotych. Dodatkowo trzeba wydać ponad milion złotych w ciągu kilkunastu tysięcy godzin jej pracy na:

  1. paliwo
  2. obsługę techniczną
  3. naprawy
  4. zużyte narzędzia robocze
  5. ogumienie/podwozie gąsienicowe

Koszty generowane przez maszyny budowlane, to kilka miliardów złotych rocznie* w skali kraju. Ta kwota obciąża w mniejszym stopniu kontrakty związane ze wznoszeniem budynków (2-3%), niż z budową obiektów inżynierii lądowej i wodnej (25-30%).

Przedsiębiorca poświęca sporo energii i czasu, gdy ma zdecydować o wydaniu kilkuset tysięcy złotych na zakup maszyny. Znacznie mniej uważnie traktuje małe kwoty wydawane codziennie na eksploatację maszyn.

Nawet w najlepiej zorganizowanej firmie jest możliwość obniżenia każdego składnika kosztów maszyny o kilka procent i zaoszczędzenia wielu tysięcy złotych. Trzeba tylko zadbać o to, aby:

  • osoba odpowiedzialna za wybór marki, modelu i sposobu finansowania nie traktowała zakupu maszyny podobnie do zakupu samochodu dla prezesa. Mam na myśli wyłączenie wszelkich emocji, które towarzyszą każdemu zakupowi. Wybrana maszyna musi zapewnić najniższy koszt produkcji. Kupując mądrze maszynę nie płacisz za „100 lat tradycji” i logo, za wystawne ekspozycje targowe na krańcach świata (to cytat z reklamy polskiego producenta równiarek).
  • osoba odpowiedzialna za utrzymanie maszyn miała motywację do poszerzania swojej wiedzy oraz uprawnienia do podejmowania w imieniu właściciela optymalnych decyzji dotyczących eksploatacji.

W rezultacie przedsiębiorca budowlany taniej wybuduje drogę, której nie trzeba będzie zaraz naprawiać. Część zysku będzie mógł przeznaczyć na szkolenie i poprawę warunków pracy swoich ludzi. Kilkanaście tysięcy ton paliwa i olejów nie zanieczyści środowiska, w którym wszyscy żyjemy. Warto się tym zająć.

Koszty posiadania i koszty eksploatacji

Producenci maszyn rozróżniają koszty posiadania maszyn i koszty ich eksploatacji (Owning & Operating Cost). Taki podział ma sens, bo spłata kredytu lub opłata leasingowa obciąża konto firmy co miesiąc. Natomiast koszty paliwa i utrzymania maszyny „na chodzie” powstają tylko wtedy, gdy maszyna pracuje. Łączne koszty zmniejszają zysk firmy.

Celem przedsiębiorcy jest uzyskanie jak najniższego kosztu wygenerowanego przez maszynę na jednostkę produkcji. Ustalimy go dzieląc łączne koszty posiadania i eksploatacji maszyny przez wykonaną przez nią produkcję. Jest to ilość wykopanego, załadowanego lub przewiezionego materiału wyrażona w tonach lub m³. Byłoby dobrze, aby te ilości dotyczyły urobku, który obsłużyła maszyna, a nie na przykład kubatury wykopu (ze względu na współczynnik spulchnienia). W przypadku maszyn pomocniczych, których wydajność nie jest z założenia w pełni wykorzystywana można podzielić łączne koszty przez ilość przepracowanych godzin.

Z kolei bardzo duży wpływ na na wydajność maszyny ma jej awaryjność. Każde nieoczekiwane wyłączenie maszyny z ruchu powoduje automatycznie zaburzenie harmonogramu budowy. Takie przypadki generują trudne do przewidzenia koszty i to bez względu na długość czasu przestoju.

Zgodnie z zasadą, że wpływ mamy na to, co potrafimy mierzyć, dział rachunkowości powinien gromadzić na bieżąco wiarygodne dane o poszczególnych rodzajach kosztów związanych z konkretną maszyną. Rachunkowość powinna prezentować wyniki analizy pokazujące, czy koszty maszyny odniesione do przepracowanych godzin są zgodne z założonymi w planie eksploatacji.
Natomiast dział eksploatacji musi gromadzić informacje o liczbie przepracowanych godzin, wykonanej przez maszynę produkcji i długości każdego przestoju, czyli postoju nieplanowanego.
Znając jednostkowy koszt produkcji generowany przez maszynę jej właściciel może ocenić, czy założenia co do kosztów były prawidłowe i dokonać korekty planu.
Łączny koszt posiadania i eksploatacji podzielony przez ilość przepracowanych godzin wskazuje, czy maszyny należy się już pozbyć.

W miarę dokładne oszacowanie przewidywanych kosztów posiadania i eksploatacji maszyn może zdecydować, czy cena zaoferowana inwestorowi umożliwi wygranie przetargu bez niepotrzebnego ryzyka. Błędne oszacowanie tego składnika kosztów kontraktu może spowodować straty i bankructwo.

Koszty posiadania maszyny

Są to koszty, które można dość łatwo przewidzieć. Są rezultatem decyzji o zakupie maszyny lub o jej wynajęciu na określony czas oraz ceny zakupu lub najmu.
Jeśli maszyna jest potrzebna do wykonania konkretnej pracy na jednym kontrakcie, to zwykle najlepiej jest ją wynająć. Gdy ma być wykorzystywana przez wiele lat podczas różnych kontraktów, to lepiej jest ją kupić. Ostatecznie ta decyzja musi być optymalna dla finansów przedsiębiorstwa.

Na koszty posiadania mają wpływ następujące czynniki:

  • Czas (ilość miesięcy lub lat) używania maszyny i ilość godzin przez nią przepracowanych.
  • Czas spłaty kredytu i „koszt pieniądza”, czyli średnio ważony koszt kapitału firmy.
  • Cena zakupu i dostawy, która powinna obejmować wszystkie osprzęty robocze, szkolenia personelu, „darmowe” przeglądy.
  • Wartość maszyny, w chwili jej sprzedaży lub złomowania (cena odsprzedaży).

Cena odsprzedaży maszyny

Cena odsprzedaży w największym stopniu wpływa na koszty posiadania maszyny i zależy od:

  • marki
  • stanu technicznego
  • ilości przepracowanych godzin
  • roku produkcji.

Cena będzie wyższa, jeśli maszynę obsługuje dbający o nią operator. Problemem jest, że operatora zatrudnia i nadzoruje kierownik budowy, którego głównym celem jest realizacja kontraktu. Jeśli przedsiębiorca nie znajdzie sposobu na zainteresowanie kierownika budowy kosztami eksploatacji, to koszt maszyny będzie wyższy, niż planowany.

Cena odsprzedaży będzie wyższa, jeśli osoba odpowiedzialna za eksploatację ma odpowiednią wiedzę i uprawnienia do podejmowania właściwych decyzji co do serwisowania maszyny. Chodzi na przykład o to, aby wykonać naprawę, zanim drobna usterka skończy się kosztowną awarią. Kierownik budowy chciałby, aby naprawę wykonać dopiero, gdy skończy swoją pracę. Również wykonywanie okresowych przeglądów zakłóca kierownikowi jego harmonogram, więc musi w firmie być ktoś, kto patrzy na maszynę w dłuższej perspektywie czasowej.

Wniosek jest jeden: trzeba z maszyny wycisnąć jak najwięcej produkcji, ale dbać o jej stan techniczny, aby cena odsprzedaży była maksymalna.

Optymalizacja kosztów posiadania

  • Koszty posiadania wpływają na płynność finansową firmy. Inny wpływ mają odpisy amortyzacyjne, a inny – miesięczna opłata za najem.
  • Zakup zoptymalizowany tylko ze względu na koszty posiadania nie jest zwykle najlepszym rozwiązaniem. Na zysk firmy lub wynik kontraktu decydujący wpływ mają koszty eksploatacji.
  • Maszyna tańsza w zakupie może się okazać bardziej paliwożerna i awaryjna a jej wydajność niższa od przewidywanej. Wówczas mimo niższego kosztu posiadania łączne koszty maszyny będą wyższe.
  • Jeśli wydajność techniczna maszyny nie jest dopasowana do współpracującego z nią sprzętu lub niedopasowana do harmonogramu robót, to nie ma mowy o osiągnięciu najniższego kosztu produkcji.

Przykład kalkulacji kosztów posiadania

Spłata kosztów zakupu

Przykładowa ładowarka z łyżką 4 m3 kosztuje około 800 tys. zł (bez ogumienia) i po przepracowaniu 20 tys. godzin jest warta tyle, co złom. Obciążyła więc koszty firmy kwotą 40 zł za każdą przepracowaną godzinę.
Jeżeli uda się ją sprzedać za 60 tys. zł, to ta część kosztów posiadania maszyny wyniesie 37 zł/godzinę pracy, czyli o 7,5% mniej.
Dobrze utrzymana maszyna może zostać sprzedana za 200 tys. zł. To obniży koszt jej posiadania o dodatkowe 22,5%, czyli o 7 zł/godzinę. Różnica między wariantem średnio korzystnym a najlepszym wynosi więc 7 zł/godz. × 20 000 godz. = 140 tys. złotych. Proszę zauważyć, że ta oszczędność jest mniej więcej równa kosztowi okresowej obsługi technicznej, na której najczęściej przedsiębiorca próbuje zaoszczędzić.

Od ceny maszyny została odjęta cena ogumienia, bo jego trwałość jest znacznie niższa, niż całej maszyny. Dlatego ten koszt traktujemy jako składnik kosztów eksploatacji. Tak samo powinien kalkulować koszty posiadania przedsiębiorca, który na przykład używa spycharki gąsienicowej w bardzo agresywnym środowisku. Podwozie gąsienicowe, czyli łańcuchy gąsienic, koła napędzające i napinające oraz rolki zużywają się całkowicie po kilku tysiącach godzin, więc należy koszt wymiany podwozia odjąć od ceny maszyny i kalkulować to jako składnik kosztów eksploatacji. Takie podejście może również dotyczyć łyżki ładowarki ładującej piasek kwarcowy i innych kosztownych zespołów, których trwałość w konkretnym zastosowaniu będzie kilkakrotnie niższa, niż całej maszyny.

W kalkulacji nie uwzględniamy amortyzacji naliczanej przez księgowość. Wysokość odpisów amortyzacyjnych jest ustalana w przepisach państwowych jako dopuszczalne obciążenie kosztów firmy przed opodatkowaniem podatkiem dochodowym i tylko do tego powinna być stosowana. Amortyzacja księgowa nie ma nic wspólnego z planowanym okresem i z intensywnością używania maszyny.

Koszty finansowania

Maszynę kupuje się na kredyt lub z własnego zysku. W obu przypadkach należy oszacować koszt pieniędzy zaangażowanych w zakup maszyny. Do obliczenia odsetek zaleca się użycie wartości średnio ważonego kosztu kapitału jako stopy procentowej. Użycie oprocentowania kredytu udzielonego na zakup konkretnej maszyny nie jest najlepszą metodą. Po wpłynięciu kwoty kredytu na konto firmy są to takie same pieniądze, jak inne i muszą „zarabiać”. Z takiego samego powodu nie jest „darmowe” finansowanie zakupu maszyny z zysku firmy lub własnego kapitału przedsiębiorcy.

Koszt finansowania oblicza się od całkowitej ceny zakupu maszyny, włącznie z jej dowiezieniem, uruchomieniem, dodatkowymi osprzętami, podatkiem od czynności cywilno-prawnych itp. Kredyt na maszynę nie musi być zaciągnięty na ten sam okres, co planowane życie maszyny. Łączny koszt odsetek od kredytu podzielony przez planowaną ilość godzin pracy stanowi drugi składnik kosztów posiadania.

Obliczenie kosztu finansowania jest zadaniem księgowego lub finansisty. Do celów poglądowych obliczymy ten koszt przy użyciu kalkulatora internetowego.  Cena zakupu maszyny z oponami, osprzętem, dowiezieniem na miejsce itp. wynosi 850 000 zł. Bierzemy kredyt na 5 lat na 5% rocznie i wybieramy stałą wysokość rat. Łączna suma odsetek wynosi 112 tys. zł. Ten koszt maszyna ma spłacić w ciągu 20 000 godzin pracy, czyli godzinowy koszt finansowania wynosi 5,62 zł/godz.

Koszty ubezpieczenia

Jeśli polisa ubezpieczeniowa firmy przewiduje zmianę opłaty w przypadku zakupienia nowej maszyny, to wartość tej dodatkowej opłaty za cały okres eksploatacji maszyny należy podzielić przez planowaną ilość godzin pracy. To jest trzeci składnik kosztów posiadania. Założę, że w tym przypadku ten koszt jest zero.

Łączne koszty posiadania

W przypadku fizycznej kasacji tej maszyny (wartość odsprzedaży równa 0) jej całkowity koszt posiadania wyniesie 850 + 112 – 0 = 962 tys. zł, natomiast godzinowy koszt posiadania 40 + 5,62 + 0 = 45,62 zł/godz.

Gdyby udało się ją zachować w tak dobrym stanie technicznym, że uzyskamy cenę odsprzedaży 200 tys. zł, to całkowity koszt posiadania zmalałby do 850 + 112 – 200 = 762 tys. zł, a koszt jednostkowy posiadania wyniósł (850 – 200)/20 000 + 5,62 = 38,12 zł.godz., czyli 16% mniej.

W przypadku leasingu lub najmu obliczenie jest łatwiejsze, bo stawka miesięczna jest z góry ustalona. Dla porównania tej alternatywy z zakupem należy dokładnie sprawdzić zapisy umowy leasingu/najmu, aby ustalić, które koszty eksploatacji są wliczone w cenę i jak cena miesięczna będzie korygowana w zależności od ilości przepracowanych godzin.

____________________________________
* W 2012 roku wg danych GUS wartość produkcji budowlano-montażowej wyniosła 182 miliardy złotych. Koszty sprzętu i transportu technologicznego stanowiły 9,3%, czyli 17 miliardów złotych. Z braku danych szczegółowych zakładam, że na maszyny budowlane przypadła połowa z tej kwoty.

Obsługa układu oczyszczania spalin (DPF)

Aby sprostać wymaganiom normy czystości spalin EU Stage IIIb, w najnowszych modelach maszyn niektórzy producenci wprowadzili dodatkowy filtr nazywany filtrem cząstek stałych (DPF, czyli Diesel Particulate Filter). Jest on elementem układu oczyszczania spalin razem z dodatkową pompką paliwa, świecą zapłonową itd. Koszt okresowej obsługi filtra DPF może wynieść kilkaset złotych. Ale może cię to kosztować nawet kilkanaście tysięcy złotych, gdy serwis stwierdzi, że twój filtr nie nadaje się do fabrycznej regeneracji.

Filtr DPF jest wykonany częściowo z delikatnych materiałów ceramicznych i może zostać uszkodzony mechanicznie podczas demontażu, transportu lub w innych okolicznościach. Filtr może nie nadawać się do regeneracji, jeśli paliwo nie odpowiadało wymaganiom jakościowym, albo operator nie stosował się do zaleceń instrukcji lub komunikatów komputera pokładowego.

Koszt obsługi DPF

Jeśli obsługa dodatkowego układu oczyszczania spalin kosztuje na przykład 1000 złotych i trzeba ją wykonać co 4500 godzin, to cena okresowej obsługi technicznej (OT) maszyny zwiększa się o 0,22 zł/godzinę, czyli o kilka procent. Jednak jeśli kiedyś będziesz musiał zapłacić za nowy filtr i będzie to na przykład 18 000 złotych razem z robocizną i innymi elementami, to cena za OT wzrośnie o 4 zł/godzinę.

Zarówno konieczność nieplanowego wydania dodatkowych kilkunastu tysięcy złotych, jak i zwiększenie ceny OT o kilkadziesiąt procent są trudne do zaakceptowania.

Ryzyko niezakwalifikowania filtra do regeneracji powinieneś więc przerzucić na serwis, o ile używasz właściwego paliwa a operatorzy są rzetelnymi pracownikami.

Do kosztu obsługi dodatkowego układu należy doliczyć paliwo spalone podczas procesu regeneracji filtra DPF, który co kilka godzin jest uruchamiany przez komputer pokładowy maszyny.

Usunięcie układu z filtrem DPF lub jego wyłączenie jest praktycznie niemożliwe, bo komputer maszyny sprawdza stan tego układu na bieżąco. Komputer jest w stanie uniemożliwić pracę silnika, gdy układ jest zanieczyszczony ponad normę. Trzeba wówczas wzywać serwis, który przeprowadzi odpowiednią procedurę.

Aby uniknąć tych problemów możesz wybrać taką maszynę, która ma mniej kosztownie dla klienta zaprojektowany układ oczyszczania spalin.

Ile kosztuje okresowa obsługa techniczna?

Gdy potrzebujesz dodatkowej maszyny, masz wybór między kilkudziesięcioma modelami nowych i używanych maszyn różnych producentów.

Jednym z kryteriów wyboru powinien być przewidywany koszt eksploatacji. Jego składnikiem jest cena, jaką trzeba płacić za wykonywanie okresowej obsługi technicznej (w skrócie OT). Dla starszych modeli maszyn taka obsługa powinna być wykonana co 250 motogodzin. Maszyny nowszych modeli muszą być serwisowane co 500 motogodzin.

Co powinna zawierać oferta serwisu na wykonanie OT?

Dostawcy maszyn i serwisy próbują w tym obszarze konkurować ze sobą przy użyciu nie zawsze czystych sposobów. Proponuję przyjąć następujący sposób porównywania ofert.

  1. Serwis powinien przedstawić listę wszystkich czynności okresowej obsługi technicznej, którą nazywam listą OT. Powinien zapewnić cię, że jest to kompletna lista czynności zalecanych przez producenta, aby maszyna była trwała i niezawodna. Jest to ważne, bo w podręczniku operatora nie ma czynności, które jest w stanie fachowo wykonać tylko profesjonalny serwis, jak na przykład regulacja luzu zaworów. Profesjonalny serwis otrzymał taką listę od producenta maszyny.
    Na liście producenta zwykle nie ma pobierania próbek olejów z głównych zespołów. Aby porównać różne oferty, zapytaj, czy cena to obejmuje.
  2. Przy każdej czynności na liście musi być podane, co ile motogodzin trzeba ją wykonać.
  3. Przy niektórych czynnościach potrzebne są materiały (filtry, oleje, uszczelnienia). Powinny być opisane na liście w sposób umożliwiający ich identyfikację i ustalenie ceny rynkowej. Na liście powinny być również dane filtrów (producent i numer katalogowy). Ilości materiałów do OT powinny być wyszczególnione.
    Takie dane umożliwiają sprawdzenie, czy różnice w cenie OT między poszczególnymi ofertami nie wynikają z zastosowania tanich zamienników lub przyjęcia niewłaściwych ilości olejów, filtrów i innych materiałów.
  4. Serwis powinien zagwarantować, że materiały do OT odpowiadają wymaganiom określonym przez producenta maszyny. Nie daj się namówić na lepsze, a więc znacznie droższe oleje syntetyczne, jeśli producent maszyny nie stawia takiego wymagania. Nie ulegaj jednak również sugestii nierzetelnego serwisu, który może cię namawiać na użycie tańszych olejów, gdy są o niższej, niż wymagana jakości.
  5. Serwis powinien cię przekonać, że jego serwisanci będą przeszkoleni i odpowiednio wyposażeni. Różnice między serwisami, a nawet oddziałami tej samej firmy serwisowej bywają w tym zakresie olbrzymie.
  6. Serwis powinien się zobowiązać, że jego serwisanci rzetelnie wykonają wszystkie czynności. Potwierdzeniem tego powinna być podpisana przez serwisanta lista kontrolna czynności OT załączona do zlecenia serwisowego i faktury.
  7. Wykonywanie OT nigdy nie ma najwyższego priorytetu zarówno dla klienta, jak i dla serwisu. Ważniejsze jest usuwanie awarii. Jednakże OT powinna być wykonana przy określonych przez producenta przebiegach z dokładnością zwykle ±50 motogodzin. Jeśli maszyna jest na gwarancji, to upewnij się, że producent akceptuje taką dokładność, a nie na przykład ±20 motogodzin. Po twojej stronie jest odpowiednio wczesne powiadomienie serwisu. Serwis powinien się zobowiązać do realizacji w takim terminie, aby zapewnić wymaganą dokładność.

Ostatnim kryterium jest cena poszczególnych rodzajów OT, którą konkurenci powinni przedstawić w postaci tabeli zawierającej następujące informacje:

  • stan licznika, przy którym serwis wykona obsługę
  • rodzaj OT, która zostanie wykonana
  • przybliżona średnia pracochłonność każdej OT.  Wówczas nie poniesiesz kosztów ewentualnej zbyt długiej pracy serwisanta, który na przykład zapomniał specjalnego klucza do filtra i musi improwizować. Znając pracochłonność OT, zauważysz, że serwisant wykonał czynności OT podejrzanie szybko, czyli prawdopodobnie niektóre pominął.
  • przybliżony średni czas wyłączenia maszyny z ruchu (czas postoju). Wtedy wiesz, jak zaplanować pracę. Ten czas będzie mniejszy, jeśli przyjedzie 2 serwisantów. Nie licz jednak, że będzie to połowa czasu pracochłonności, bo czas trwania niektórych czynności nie zależy od liczby mechaników, czego przykładem jest spuszczenie i nalanie oleju hydraulicznego.
  • zryczałtowana cena za robociznę
  • cena za materiały potrzebne do wykonania OT.

Przykład obliczenia ceny OT

Przykładowa tabela dotyczy nowej maszyny kupionej przy stanie licznika 0. Załóżmy, że pierwsza obsługa gwarancyjna po 250 motogodzinach jest bezpłatna, ale płacisz pełną cenę za obsługę przy 500 motogodzinach. Zamierzasz sprzedać maszynę tuż przed wykonaniem kolejnej obsługi OT-500 przy stanie licznika 8499 motogodzin.

Stan licznika Rodzaj OT Pracochłonność / czas postoju [godz.] Cena za robociznę Cena za materiały
500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
1000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
1500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
2000 OT-2000 7,2 / 7,2 900 2000
2500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
3000 OT-3000 6,4 / 6,4 800 1700
3500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
4000 OT-4000 8,0 / 6,0* 1000 4300
4500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
5000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
5500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
6000 OT-6000 7,6 / 7,6 950 2400
6500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
7000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
7500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
8000 OT-8000 11,2 / 8,0* 1400 4500
8499
Razem 89,2 /  84,0 11150 26800

*  do tych OT przyjedzie dwóch serwisantów

Cena za robociznę wynosi 11 150 zł i za materiały – 26 800 zł. Razem = 37 950 zł. Za taką kwotę maszyna przepracuje 8499 motogodzin, czyli cena jednostkowa za OT wyniesie 4,47 zł za każdą motogodzinę. Maszyna będzie wyłączona z ruchu przez 84 godziny. Serwisanci przepracują 89 godzin, z czego wynika, że serwis zastosował średnią stawkę za roboczogodzinę 125 zł.

Gdybyś zdecydował się sprzedać maszynę tuż przed wykonaniem OT-8000, koszt OT byłby niższy o 1 400 + 4 500 = 5 900 zł, a cena jednostkowa za OT wyniosła 4,00 zł/mtg, czyli 11% taniej. Oczywiście zatajenie tego przed nabywcą nie będzie fair. Nowy użytkownik powinien mieć świadomość, że przed rozpoczęciem pracy będzie musiał zapłacić za tę kosztowną usługę.

Lista kończy się na stanie licznika, przy jakim zamierzasz pozbyć się maszyny. Dzięki temu wiesz, ile wydasz na okresową obsługę techniczną i ile z tego przypadnie na każdą motogodzinę pracy. Taka informacja pomoże ci wybrać najbardziej odpowiednią maszynę i najlepszy serwis, który ją będzie serwisował.

Jeśli chcesz porównać ofertę konkurencyjnych serwisów dla jakiegoś okresu pracy maszyny używanej, poproś o te dane na przykład od stanu licznika 3500 do 6000. Czyli pierwszą OT wykonają przy stanie 3500, a ostatnią przy stanie 6000. Jeśli ceny będą takie, jak w przykładowej tabeli, to płacąc 4 150 + 11 000 = 15 150 zł przepracujesz 3000 motogodzin. Cena jednostkowa wyniesie 5,05 zł/mtg. Uwaga! Powinieneś współpracować z serwisem w celu ustalenia, jakiego rodzaju OT maszyna wymaga przy stanie licznika 3500.

Opłata za dojazd serwisu

Ceny za dojazd do konkretnych, podanych przez ciebie lokalizacji maszyn powinny być zryczałtowane i podane osobno. Dzięki odrębnej liście cenowej za dojazd będziesz mógł przewidzieć ewentualną zmianę kosztów, gdy przesuniesz maszynę na inną budowę. Ta lista cen za dojazd powinna być niezależna od cen za OT, bo jeśli w tym samym dniu dwie maszyny będą wymagały przeglądu, to zaoszczędzisz kilkaset złotych (jeden dojazd serwisu, to jedna opłata). Taką samą oszczędność osiągniesz, jeśli poczekasz z usunięciem usterki nie pogarszającej wydajności maszyny do dnia OT innej maszyny.
Jeśli na budowie zdarzy się sytuacja, że kilka maszyn powinno mieć OT w jednym czasie, to potrzeba na ich wykonanie więcej, niż jeden dzień. Wtedy serwis powinien obciążyć cię za jeden dojazd, ale musisz liczyć się z koniecznością zapłacenia za hotel ekipy serwisu. To i tak będzie znacznie taniej, niż opłata za codzienne dojazdy.

Ryzyko dodatkowej opłaty za obsługę DPF

Maszyny niektórych producentów spełniające najnowsze normy czystości spalin są wyposażone w dodatkowy układ oczyszczania spalin z filtrem zwanym DPF (Diesel Particulate Filter). Mam nadzieję, że rzadko, ale może zajść konieczność wymiany filtra cząstek stałych na nowy, a nie na regenerowany. To może radykalnie zmienić cenę jednostkową za OT.

Jeśli obsługa dodatkowego układu oczyszczania spalin kosztuje na przykład 1000 złotych i trzeba ją wykonać co 4500 motogodzin, to cena okresowej obsługi technicznej (OT) maszyny zwiększa się o 0,22 zł za każdą z 4500 motogodzin. W naszym przykładzie zwiększy to koszt jednostkowy OT po przebiegu 8499 motogodzin do 4,58 zł/mtg, czyli o około 3%. Jednak jeśli kiedyś będziesz musiał zapłacić za nowy filtr DPF i będzie to na przykład 18  000 złotych razem z robocizną i innymi elementami, to cena za OT po 8499 motogodzin wzrośnie do 6,58 zł/mtg, czyli będzie wyższa o 47%.
Upewnij się, czy oferta serwisu obejmuje obsługę układu oczyszczania spalin i czy jest tam cena za filtr regenerowany, czy za nowy. Może zdarzyć się takie przyjemne zaskoczenie, jak dwukrotna bezpłatna wymiana filtra DPF przez serwis autoryzowany przez producenta maszyny. Po 4500 i 9000 motogodzinach pracy robi tak na przykład serwis Komatsu w Polsce (informacja z 2015 roku).

***

Tylko w ten sposób możesz obiektywnie porównać ceny konkurencyjnych serwisów.
Tylko w ten sposób możesz porównać obiektywnie koszt okresowej obsługi technicznej konkurencyjnych maszyn.

TEMPUS FUGIT

Czy potrafisz ocenić koszt obsługi układu hydraulicznego?

Załóżmy, że potrzebujesz dodatkowej koparki do pracy z młotem hydraulicznym. Będzie z nim pracowała przez 100% czasu. Układ hydrauliczny jest wówczas narażony na bardzo szybkie zanieczyszczenie. Masz do wyboru trzy modele maszyn w zbliżonym stanie technicznym i o podobnych parametrach roboczych. Chcesz wybrać najtańszą maszynę dla takich warunków eksploatacji.

Załóżmy, że zastanawiasz się również, czy samemu nie wykonywać okresowej obsługi technicznej układu hydraulicznego swoich maszyn. Ta obsługa jest przecież opisana w podręczniku operatora.

Dane do analizy

Maszyna A ma pojemność układu hydraulicznego 400 litrów. Aby pompy hydrauliczne i inne elementy układu miały optymalną trwałość producent zaleca wymianę oleju hydraulicznego co 4000 godzin.

Maszyna B ma pojemność zbiornika hydraulicznego 400 litrów. Producent zaleca wymianę oleju co 6000 godzin, ale olej powinien być syntetyczny.

Producent maszyny C wymaga, aby co 2000 godzin wlać do układu hydraulicznego 330 litrów oleju mineralnego.

Która z tych maszyn będzie najtańsza w obsłudze, jeśli analizujemy tylko koszt obsługi hydrauliki?

Mając tylko takie dane nikt nie udzieli prawidłowej odpowiedzi. Pokażę ci najważniejsze trudności.

Ile oleju potrzeba?

Do analizy kosztów musimy wiedzieć, ile konkretnie litrów świeżego oleju trzeba kupić na wymianę.
Pojemność zbiornika lub pojemność układu hydraulicznego, to parametry konstrukcyjne. Z układu hydraulicznego nie uda się spuścić całego oleju. W dużych układach hydraulicznych może go pozostać ponad 100 litrów.

Tylko producent maszyny C podał potrzebną ci informację. Nie wiemy natomiast, ile oleju trzeba kupić do maszyn A i B.

Znając ilość potrzebnego oleju można ustalić, w jakich opakowaniach go kupić, aby zbyt dużo nie zostało. Zwykle im większe opakowanie, tym niższa cena za litr. Po wykonaniu obsługi opakowanie już nie będzie jednak hermetycznie zamknięte, a olej przyda się dopiero za kilka miesięcy.
Jeśli najtańszy jest olej w beczce 208 litrowej, to w przypadku maszyny C pozostanie ci 2×208 – 330 = 86 litrów. W przypadku maszyny B na razie nie wiemy, ile bardzo drogiego oleju syntetycznego pozostanie w beczce w oczekiwaniu na kolejną obsługę, być może za rok. Dlatego lepiej do kalkulacji założyć, że cała kupiona ilość obciąża koszty.

Jaki olej wybrać?

Trudniejszym zadaniem jest wybranie właściwego oleju. Producent maszyny podaje zwykle podstawowe parametry zalecanego oleju, a nie jego nazwę handlową lub producenta.
Krótkie przeszukanie internetu nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jaki olej wybrać, ale przynajmniej znamy przybliżone ceny (w 2013 roku) najbardziej nadających się gatunków oleju:

  • olej Agro L-HL 46 można kupić za 1600 złotych (beczka 200 litrów)
  • beczkę 209 litrów najwyższej jakości mineralnego oleju hydraulicznego o wysokim wskaźniku lepkości (Shell Tellus S2 M 32) można kupić za 2500 złotych
  • taka sama beczka oleju hydraulicznego z dodatkami myjącymi zapewniającymi doskonałą czystość współpracujących elementów i zmniejszającymi drgania cierne (Shell Tellus S2 MA 10) kosztuje 3500 zł
  • syntetyczny olej hydrauliczny Mobil SHC 525 kosztuje 8800 złotych za beczkę 208 litrów.

Wybór oleju o jakości zgodnej z normą podaną w podręczniku operatora nie jest łatwy. Jesteśmy pod presją sprzedawców, których jest bez liku. Każdy twierdzi, że jego olej spełnia wymagania norm i nadaje się do twojej maszyny. A jeśli nawet są jakieś wątpliwości, to sprzedawca ci gwarantuje, że gdy coś się stanie, to on poniesie koszty. Nie radzę z takim sprzedawcą robić interesu. Gdy coś się stanie, to nikt nie będzie w stanie udowodnić winy sprzedawcy oleju. Użycie niewłaściwego oleju niekoniecznie powoduje awarię. Konsekwencją może być znaczne skrócenie trwałości głównych zespołów układu hydraulicznego.
Uważaj na takie argumenty, jak ten:

W pełni syntetyczne oleje hydrauliczne typu HLP i HV przeznaczone do pracy w ekstremalnych warunkach, przewyższają jakością wszystkie oleje hydrauliczne mineralne, stosując je można wydłużyć okres wymiany nawet 4-krotnie w porównaniu do olejów mineralnych.

Na podstawie takiej informacji możesz uznać za świetną oszczędność zastąpienie oleju mineralnego po 3500 złotych/beczkę olejem syntetycznym po 8800 zł/beczkę. Bo kosztuje dwa i pół raza drożej, ale może pracować 4 razy dłużej, czyli 16000 godzin, zamiast 4000 godzin. Dodatkową korzyścią jest to, że wymiana oleju hydraulicznego trwa kilka godzin, więc można skrócić czas postoju koparki.
Zamiast wyjaśnienia błędu powiem tak: cyniczny kierownik serwisu już dzisiaj by zebrał w magazynie główne zespoły hydrauliczne do twojej maszyny.

Możesz zapytać w autoryzowanym serwisie, jaki olej zalecają, ale będzie to gatunek oleju, który dostarcza im stały dostawca.
Jeśli nie czujesz się na siłach znaleźć odpowiedni zamiennik, to zapytaj sprzedawców oleju. Nie zapominaj, że ich interes jest niekoniecznie zbieżny z twoim. Nierzetelny sprzedawca pomoże ci wywędrować na manowce, oczywiście na twój koszt.

Okres pracy oleju

Przeprowadzona analiza mogła doprowadzić cię do właściwego wyboru oleju. Jednak praca koparki w warunkach bardzo niekorzystnych może spowodować konieczność skrócenia okresu pracy oleju. Jeśli w podręczniku operatora jest coś na ten temat, to na pewno zalecenie skrócenia okresu pracy o połowę. Nie ma to uzasadnienia naukowego, tylko praktyczne. Nie można po prostu przewidzieć, jak bardzo warunki pracy będą niekorzystne dla oleju, więc dla bezpieczeństwa skraca się zalecany czas o 50%.

Jeśli twoja koparka jest bardzo duża i w układzie hydraulicznym ma setki litrów oleju, to może się okazać opłacalne badanie jego zanieczyszczenia przed podjęciem decyzji o wymianie. Analiza próbki kosztuje około 100 złotych, ale wymaga fachowego pobrania próbki, zapakowania i wysłania do właściwego laboratorium. Profesjonalny serwis powinien współpracować z takim laboratorium i zaoferować ci taką usługę.

Jeśli skrócisz czas wymiany oleju, to musisz również skrócić czas pracy filtrów hydraulicznych. Jeśli wydłużysz czas pracy oleju, to wymiana filtrów powinna być zrobiona w okresie standardowym.

Gdy już wiemy, jaki olej kupimy i jaką ilość, jego wartość dzielimy przez planowany okres pracy w motogodzinach. Otrzymany wskaźnik umożliwia obiektywny wybór najbardziej opłacalnej koparki, jeśli najważniejszym kryterium jest koszt oleju hydraulicznego.

Filtry

Aby prawidłowo ocenić koszt obsługi układu hydraulicznego, powinieneś również uwzględnić koszt wymiany filtrów w tym układzie. Częstość wymiany filtrów może być większa, niż wymiany oleju. Nie zapomnij o wymianie filtra odpowietrzającego zbiornik hydrauliczny. Jego uszkodzenie może doprowadzić do szybkiego zanieczyszczenia całego układu hydraulicznego.

Istotny będzie także łączny czas, jaki jest potrzebny na wymianę oleju i filtrów. Wymiana kilkuset litrów oleju może zająć wiele godzin. W tym czasie maszyna nie będzie gotowa do pracy, co może oznaczać opóźnienie na budowie. Trzeba też zapłacić za ten czas serwisantom.

Wyposażenie serwisu

Wymiana oleju hydraulicznego kosztuje co najmniej kilka tysięcy złotych. Podczas tej operacji otwarty układ hydrauliczny jest bardzo narażony na zanieczyszczenie, które skróci czas życia pomp, silników i zaworów hydraulicznych. Niechlujstwo podczas wykonywania tej operacji może cię kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Najrozsądniej więc będzie wynająć rzetelnych serwisantów, którzy mają świadomość znaczenia czystości hydrauliki. Nic to jednak nie pomoże, jeśli nie będą wyposażeni w sprzęt zapewniający maksymalną czystość oleju wlanego do układu. Chodzi o to, żeby olej został przepompowany z beczki do układu hydraulicznego bez pośrednictwa lejków, mniejszych naczyń itp. Wymiana oleju powinna być wykonana w miejscu, w którym zanieczyszczenie powietrza jest najniższe.

Rzetelny serwis

Fotolia_18345981_S_958.pngPo wpisaniu do Google słowa „rzetelność” otrzymujemy ponad jedenaście milionów wyników. To oznacza, że wiele osób używa tego słowa. Według kilku słowników synonimami rzetelności są: prawość, uczciwość, dokładność, niezawodność, solidność, lojalność, integralność, szczerość, trzymanie się zasad etycznych, nieskazitelna moralność itd. Uważam, że najbliższym synonimem rzetelności jest prawość. To słowo jest jednak uważane za przestarzałe. Być może jest zbyt mało ludzi, których można tak określać.

Najbardziej odpowiada mi definicja rzetelności podana przez Stephena Cartera w książce Integrity. To angielskie słowo uważam za odpowiednik polskiego słowa rzetelność. Według profesora Cartera, aby człowiek mógł w danej sytuacji uznać swoje postępowanie za RZETELNE, powinien sprawdzić kolejno, czy:

  1. odróżnił to, co jest dobre od tego, co jest złe
  2. działał pod wpływem dokonanego rozróżnienia, choćby kosztem własnych wyrzeczeń
  3. otwarcie wyjaśnił, że działał na podstawie swojego rozumienia tego, co dobre

Żaden z tych trzech kroków nie jest bezbolesny, bo:

  • aby odróżnić to, co jest dobre od tego, co w danej sytuacji jest złe: (a) nasz mózg musi zużyć sporo energii, a tego – jak twierdzą badacze – bardzo nie lubi. I podpowiada, żeby postąpić tak, jak mu się wydaje, że inni by postąpili w tej sytuacji; (b) rzetelny człowiek musi kierować się w życiu zasadami etycznymi, czyli musi je mieć. Musi je mieć… Musi je mieć… A wystarczy jedna: nie krzywdź, pomagaj, jeśli możesz
  • wiedzieć, co należy zrobić, to początek. Czasem trzeba poświęcić własne dobro, aby postąpić zgodnie ze swoimi zasadami. Czyli wykazać się męstwem
  • często inni nie rozumieją, dlaczego postąpiliśmy w taki, a nie inny sposób, mimo wyjawienia im naszych prawdziwych intencji. Brak zrozumienia jest przykry.

Najtrudniejsze jest odróżnienie dobra od zła w konkretnej sytuacji. Amoz Oz napisał:

Czasami bywa trudno zdefiniować dobro, ale zło ma charakterystyczny zapach – każde dziecko wie, czym jest ból. Dlatego za każdym razem, kiedy celowo zadajemy komuś ból, doskonale wiemy, co robimy. Wyrządzamy zło.

Autorzy książki Błądzą wszyscy (ale nie ja), z której pochodzi ten cytat twierdzą, że Amoz Oz się myli, bo nie uwzględnia potęgi samousprawiedliwiania. To taki mechanizm w mózgu, który nami rządzi i mówi:

 […] jesteśmy dobrymi ludźmi. Jeżeli zatem celowo zadajemy cierpienie innemu człowiekowi, to on z pewnością na to zasłużył. Dlatego wcale nie wyrządzamy zła. Wręcz przeciwnie – postępujemy dobrze.

I jeszcze cytat z Nietzschego, który opisuje podobny stan umysłu :

– Zrobiłem to – mówi moja pamięć.
– Nie mogłem tego zrobić – odpowiada moja duma i pozostaje nieugięta. W końcu pamięć się poddaje.

Nie, Amoz Oz daje wystarczającą definicję złego postępku. Samousprawiedliwianie i wypieranie z pamieci jest mechanizmem biologicznym, który chroni człowieka przed dysonansem poznawczym. Ten bardzo nieprzyjemny stan napięcia psychicznego pogarsza komfort życia osoby zadającej ból fizyczny lub psychiczny. Jednak człowiek ma wolną wolę czynienia złego lub dobrego. Jeśli nie pracuje jako egzekutor kar, zadając ból przyłącza się do sadystycznej mniejszości. A cierpienie jest najbardziej realną rzeczą w życiu człowieka.

W biznesie mamy takiej samej wagi dylematy, jak w życiu prywatnym. Zarówno kierownik serwisu jak i właściciel maszyny mogą nierzetelnym postępowaniem skrzywdzić dużo ludzi, których nawet nie znają osobiście.

Bycie człowiekiem rzetelnym nie jest łatwe i przyjemne, ale w zamian uwalnia nas od konieczności patrzenia na podłego osobnika w lustrze.

Nie można być osobą prywatnie rzetelną, a nierzetelną służbowo lub na odwrót.

Jeśli w organizacji nie mają przewagi ludzie rzetelni, to nie ma ona przyszłości, dla której warto poświęcać swój czas.

Wszyscy ufamy serwisantowi

W serwisie maszyn budowlanych nie ma możliwości sprawdzenia, jak w fabryce maszyn, czy to, co zamierzamy sprzedać klientowi spełnia wymogi jakości. Usługa jest „przedmiotem”, który jest produkowany prawie na oczach klienta.

Odbioru jakościowego dokonuje klient, gdy serwisant przekazuje mu sprawną maszynę do pracy. Jednak klient nie jest tak kompetentny, jak kontroler jakości w fabryce. Zauważy być może, że serwisant robił sobie zbyt długie przerwy w pracy, za które klient ma zapłacić albo że nie zwracał uwagi na czystość pracując przy otwartym układzie hydraulicznym. Klient nie jest jednak w stanie sprawdzić, czy po założeniu nowej pompy hydraulicznej mechanik sprawdził i ustawił właściwie zawory regulacyjne. Czy rzeczywiście wykonał wszystkie czynności, które zaznaczył na liście kontrolnej OT. Albo czy dokręcił nakrętki właściwym momentem. Nie sprawdzi tego również kierownik serwisu, który jest kilkadziesiąt kilometrów od maszyny.

Wszyscy liczą na to, że serwisant wiedział, co robić i sumiennie wszystko wykonał. Ufają mu.

Kierownik serwisu musi codziennie zdawać egzamin z rzetelności

W serwisie występuje bardzo często konflikt interesów: naszej firmy, naszego klienta, naszego pracownika, innych ludzi.

Jeśli jesteś kierownikiem serwisu producenta, to będziesz musiał czasem znaleźć wyjście w takiej sytuacji, jak niżej opisana.
Uszkodzeniu uległ bardzo kosztowny zespół maszyny. Gwarancja producenta lub sprzedawcy skończyła się niedawno. Wiesz na pewno, że producent odmówi pokrycia kosztów naprawy. Ale:

  • nie masz pewności, że operator klienta nie przyczynił się do awarii
  • nie masz pewności, że twój serwisant wykonał poprzednio obsługę we właściwy sposób, co mogło spowodować to uszkodzenie
  • nie masz pewności, że problem nie jest spowodowany wadą fabryczną, która ujawniła się chwilę po upływie gwarancji.

Masz wybór:

  • możesz odrzucić reklamację klienta
  • możesz próbować oszukać producenta
  • możesz wykonać naprawę na koszt własnej firmy.

Każda twoja decyzja spowoduje poważne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Tylko kierownik serwisu, który zdecydował, że w życiu i w pracy postępuje rzetelnie jest w stanie podjąć decyzję, której nie będzie żałował.