Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Dobrze się pracuje ze szwedzkim kierownikiem?

Profesor Rita Mårtensson przeprowadziła kilkanaście lat temu badania, w wyniku których opisała najważniejsze cechy kierownika wywodzącego się ze szwedzkiej kultury organizacyjnej:

  • szwedzki szef czuje się członkiem zespołu.
    Za to szef, który nie czuje się członkiem zespołu uważa za konieczne, aby na firmowym parkingu było jedno miejsce z tabliczką z jego nazwiskiem. Leci klasą business, gdy jego pracownik – ekonomiczną. Oczekuje, że ktoś mu przyniesie kawę i sprzątnie puste naczynia itd. Niestety, im wyżej, tym gorzej…
  • nie przywiązuje dużego znaczenia do różnicy statusu swojego i jego pracowników
  • chętnie wysłuchuje opinii zespołu i stara się przekonać jego członków do podejmowanej decyzji.
    Uzyskanie jednomyślności zespołu wymaga zwykle czasu i wysiłku. Bywa to irytujące ale nie da się zaprzeczyć, że ludzie przekonani do jakiejś decyzji angażują się w pełni w jej realizację
  • zakłada, że pracownik będzie się starał pracować dobrze.
    Tak bardzo różnimy się od Szwedów w poziomie zaufania do innych ludzi, że często uważamy okazywane nam zaufanie za naiwność.

Miałem przyjemność przez pewien czas pracować z ludźmi niekoniecznie urodzonymi w Skandynawii, który odpowiadali mniej więcej opisowi szwedzkiego szefa. Wspominam ten czas z dużym sentymentem. Czułem się wtedy dużo bardziej zobowiązany do przekraczania granic niemożliwego, niż wtedy, gdy miałem do czynienia z inną kulturą korporacyjną.

Umowa serwisowa cz. 2 – obszar, czas trwania, ogólne warunki finansowe

Employer and worker sign contracts. An important step. Common goals build good progress. The decision is yours.Obszar obowiązywania umowy

Zapis o obszarze obowiązywania umowy jest konieczny, ponieważ w trakcie współpracy z serwisem maszyna może być wysłana do pracy za granicę. Nawet w kraju kierownik budowy będzie zaskoczony, że najbliższy serwis jest setki kilometrów od maszyny, która właśnie uległa awarii. Kierownik serwisu będzie zaskoczony jeszcze bardziej.

Serwis, który ma swoje placówki na obszarze jednego lub kilku województw nie powinien zobowiązywać się do 24 godzinnego lub krótszego czasu reakcji na każdą awarię na terenie kraju. Po prostu nie będzie w stanie się z tego wywiązać. A klient, który taki zapis przyjął pozostanie w nieświadomości do chwili awarii jego maszyny na ważnym kontrakcie w odległości kilkuset kilometrów od najbliższego serwisanta.

Czas trwania umowy

Umowy serwisowe nie powinny być zawierane na okres dłuższy, niż jeden rok. W przypadku dużych projektów lub partnerów mających już do siebie zaufanie, umowa może być zawarta na dłuższy okres, jednak dla dobra obu partnerów powinna zawierać klauzule indeksacyjne cen.

Najważniejszą przyczyną są nieuniknione w naszej rzeczywistości ekonomicznej zmiany cen. Głównym decydentem w tym zakresie jest państwo, na którego politykę zarówno serwis jak i klient nie mają żadnego wpływu.

Ceny usług serwisowych są w największym stopniu zależne od inflacji, cen paliw oraz mało widocznych zmian różnych podatków obciążających każdego przedsiębiorcę.

Producenci części zamiennych i materiałów eksploatacyjnych podnoszą ceny przynajmniej jeden raz w roku, zwykle średnio od 1 do 5%.

Klienci obawiają się, że serwis będzie podnosił ceny bez opamiętania i chcą mieć zagwarantowane stałe ceny części zamiennych na czas kontraktu. Serwis zostaje zmuszony do zaproponowania cen obowiązujących przez kilka lat. Uwzględnia więc przewidywany w przyszłości średni wzrost cen. Czyli od samego początku klient płaci drożej, bo nie ufa serwisowi. Tymczasem jedne części zamienne drożeją, a inne tanieją. Klient i tak nie jest w stanie sprawdzić, czy przedstawiony mu cennik zawiera rozsądne ceny, bo maszyna jest zbudowana z kilku tysięcy numerów katalogowych i nie wiadomo, które się zepsują.

Stałe ceny robocizny i części zamiennych obowiązujące przez jeden rok są rozsądnym kompromisem.

Przedsiębiorca budowlany musi dbać o przetrwanie swojej firmy. W swojej ofercie dla inwestora powinien uwzględniać przyszłe zmiany cen materiałów budowlanych, robocizny, transportu i oczywiście usług serwisowych. Jeśli z jakiegoś nieracjonalnego powodu tego nie robi, to nie może oczekiwać podobnego zachowania od swoich partnerów. Upadek jednej firmy z powodu braku pracy jest tragedią dla jej właściciela i jego pracowników. Nie ma jednak moralnego usprawiedliwienia aby na takie ryzyko narażać partnerów, ich pracowników i dostawców.

Warunki finansowe

Negocjowanie cen przed ostatecznym zdefiniowaniem zakresu umowy jest sprytną zagrywką negocjacyjną i nie ma nic wspólnego z chęcią partnerskiego ułożenia relacji. W takim przypadku serwis zaproponuje ceny z dużym zapasem i będzie ich bronił. Klient natomiast będzie twierdził, że ceny serwisu są nieprzyzwoite i obie strony będą miały rację. Negocjatorzy mogliby energię straconą na jałowy przedwczesny spór przeznaczyć na dokładne ustalenie zakresu szczegółowego umowy.

Oprócz cen i terminów płatności faktur należy ustalić, na podstawie jakiego dokumentu serwis będzie wystawiał faktury, do kogo będą wysyłane i z jakimi załącznikami.

W umowie należy również ustalić, co się stanie w razie opóźnienia płatności faktury, bo:

  • takie przypadki się zdarzają bardzo często. Więc jeśli firma serwisująca stosuje restrykcyjną politykę finansową, to kierownik serwisu może mieć zakaz wysłania serwisanta do maszyny akurat wtedy, gdy ta uległa awarii. Taka sytuacja nie jest zwykle zawiniona przez kierownika budowy ani kierownika serwisu, jednak powoduje ostry kryzys w relacjach między nimi
  • bo może wystąpić konflikt z zapisem umowy, że serwis zobowiązuje się do wykonania usługi w określonym czasie

Podstawą do wystawienia faktury za usługę powinno być potwierdzenie zlecenia serwisowego przez osobę wymienioną na liście klienta. Trzeba uzgodnić, co robić, gdy tej osoby nie ma przy maszynie w chwili kończenia pracy. Jeśli serwis ma na nią czekać, to trzeba uzgodnić cenę za oczekiwanie, ale to nie jest rozwiązanie zgodne z duchem partnerstwa i zaufania. Jest również kłopotliwe dla serwisu, który przewidując czas realizacji usługi może zobowiązać się do przyjazdu do innego klienta na określoną godzinę. Proponuję zapis: jeżeli upoważniony pracownik KLIENTA jest nieobecny w chwili zakończenia pracy, to SERWIS jest upoważniony do dokonania wiążącego strony umowy jednostronnego potwierdzenia z zaznaczeniem przyczyny braku lub odmowy potwierdzenia wykonania usługi. Kopia zlecenia serwisowego powinna być załącznikiem do faktury, więc ten zapis będzie mógł być zweryfikowany przez klienta.

 

Podręcznik operatora zawsze powinien być w kabinie. A nie jest!

Podręcznik operatora, nazywany czasem niesłusznie podręcznikiem konserwacji lub DTR jest wymagany przy dostawie nowej maszyny. Niestety, w niewielu kabinach maszyn go znajdziemy. Aby się przekonać, jak bardzo pożądany przez użytkowników maszyn jest Podręcznik operatora wystarczy zajrzeć na forum użytkowników maszyn Kopaczka. A przecież w Podręczniku jest to, co operator musi wiedzieć na temat bezpieczeństwa* podczas pracy maszyną.
Czy to nie jest wystarczający powód, aby Podręcznik operatora zawsze był w kabinie?

W Podręczniku jest wszystko, co operator powinien wiedzieć o kierowaniu maszyną. Czyli do czego są różne dźwignie i lampki kontrolne, co oznaczają komunikaty na ekranie komputera pokładowego. Operatorzy często przesiadają się z jednego modelu maszyny na inny – czasem innego producenta. Warto wiedzieć, że maszyny, to nie samochody osobowe. Każde dziecko wie, do czego służy to okrągłe kółko, którego trzyma się kierowca oraz patyk z boku i trzy pedały (jeśli bardziej „wypasiony” pojazd, to ma mniej pedałów, bo skrzynia biegów sama się obsługuje). W niektórych maszynach nie ma kierownicy, za to jest kilkanaście dźwigi sterujących. Do tego sposób sterowania ruchami roboczymi nie jest znormalizowany, czyli na przykład pociągniecie skrajnie położonej dźwigni do siebie w jednej maszynie powoduje obrót nadwozia a w innej – podnoszenie łyżki. Oczywiście operator nauczy się elementarnej obsługi metodą prób i błędów. To zajmie mu więcej czasu, niż poszukanie w Podręczniku, a czas to pieniądz. Bądź jednak pewien, że operator nie domyśli się, jaki tryb pracy hydrauliki zapewni najniższe spalanie paliwa w danych warunkach i może nie wiedzieć, że sam powinien go wybrać, a to oznacza kolejne niepotrzebne koszty. Czasem operator traci sporo czasu i energii psychicznej na poszukiwanie kogoś, kto jest w stanie wyjaśnić znaczenie mrugającej pomarańczowej lampki na wyświetlaczu. A brak reakcji może spowodować poważną awarię.
Czy to nie jest wystarczający powód, aby Podręcznik operatora zawsze był w kabinie?

Podręcznik operatora zawiera listę i opis czynności wykonywanych regularnie co ustaloną ilość godzin pracy maszyny. Nazywam to listą czynności okresowej obsługi technicznej, w skrócie listą OT. Są to czynności, które operator jest w stanie wykonać bez specjalnych narzędzi. Ale musi wiedzieć, co i kiedy zrobić oraz ile i jakich filtrów i olejów trzeba do tego zakupić.
Po przebiegu 500 godzin lista czynności jest niezbyt długa, ale co 1000 godzin dochodzą dodatkowe czynności. Kolejne dodatkowe trzeba wykonać co każde 2000 i 3000 godzin, a w niektórych modelach jeszcze co każde 4000, 4500, 6000, 8000, 12000 godzin. Im rzadziej te dodatkowe czynności są wymagane, tym łatwiej o nich zapomnieć, chociaż dla trwałości maszyny są bardzo ważne. A na przykład przeoczenie wymiany oleju w układzie hydraulicznym może kosztować właściciela maszyny kilkadziesiąt tysięcy złotych.
Czy to nie jest wystarczający powód, aby Podręcznik operatora zawsze był w kabinie?

W Podręczniku są podstawowe dane potrzebne do pracy i transportu maszyny, jak: wymiary, masy, zasięgi robocze, pojemność zbiornika paliwa, moc silnika itp.
Czy to nie jest wystarczający powód, aby Podręcznik operatora zawsze był w kabinie?

Najtrudniej znaleźć Podręcznik operatora w maszynie po sporym przebiegu. Zwykle któryś operator weźmie go do przeczytania i nie zdąży zwrócić przed końcem budowy. Dlatego jest to najczęściej brakujący element używanej maszyny. Można go do nowszych maszyn oczywiście kupić za zwykle wygórowaną cenę. Ale nie do bardzo starych, których w kraju jest mnóstwo.

Zapoznanie się potencjalnego klienta z DTR może pozytywnie wpłynąć na chęć zakupu nowej maszyny. Ale może też  uchronić go przez kupieniem maszyny nieodpowiedniej. A to chyba jest w interesie sprzedawcy?

Jeśli koszty wydrukowania dodatkowego Podręcznika zagrażają stanowi finansów producenta maszyny, to oczywiście ma prawo sprzedawać taki produkt tak jak części zamienne, ale dla zachowania przyzwoitości niech sprawdzi, ile na lokalnym rynku może kosztować wydrukowanie takiej publikacji. Wtedy użytkownicy nie będą zdani na poszukiwanie osób, które ze sprzedawania DTR dorabiają do pensji, tylko kupią ją w serwisie lub otrzymają bezpłatnie wersję elektroniczną do samodzielnego wydrukowania.

Wszyscy producenci maszyn mają te dokumenty w wersji cyfrowej. Praktycznie nic ich nie kosztuje opublikowanie na stronie internetowej. Podręcznik operatora, to nie film czy program komputerowy, aby go traktować jak dzieło chronione prawem autorskim. Zresztą, poznałem kilka takich dzieł, które nie zasługują nie tylko na swoją cenę, ale też i nazwę, a zostały wydane przez najznamienitszych producentów maszyn.
Z jakiego właściwie powodu producenci traktują Podręcznik operatora tak, jak część zamienną i chcą na nim zarabiać? Proponuję dołączyć Podręcznik do tej samej kategorii, co wydawane w tonach publikacje marketingowe. Są bezpłatne i zwykle ta cena odpowiada ich wartości, ich wpływ na sprzedaż jest bardzo wątpliwy, ale za to zaśmiecają środowisko naturalne. I to jest koszt nie tylko użytkowników maszyn.

Zapraszam koleżanki i kolegów sprzedawców maszyn do skomentowania tej sugestii.

____________________________________
* Firma Caterpillar w lipcu 2013 roku udostępniała bezpłatnie te rozdziały podręcznika operatora, które mają związek z bezpieczeństwem pracy (w języku angielskim na stronie http://safety.cat.com/Product). Niestety już przestała.

Gdzie są dane techniczne starszych modeli maszyn?

Chcę kupić używaną maszynę. Wiem, do jakich prac będzie mi potrzebna, czyli wiem, że ma to być na przykład używana koparka gąsienicowa o określonej głębokości kopania. Nie powinno być problemu, bo rynek maszyn używanych jest olbrzymi. Ale aby wybrać z długiej listy najwłaściwszy model potrzebuję znać również inne dane oferowanych maszyn, jak zasięg roboczy z różnymi osprzętami, wymiary, masy, moc silnika itp. Tu się zaczynają schody, bo sprzedawców jest prawie tylu, co używanych maszyn, ale jednego naprawdę profesjonalnego źródła nie znajduję. Mimo, że zajmują się tym również reprezentanci największych producentów.

W jaki sposób mam wybrać maszynę o określonych już przeze mnie podstawowych parametrach? Jeśli nie preferuję żadnej marki, to lista używanych maszyn jest baaardzo długa. Trzeba ją zawęzić do maszyn, które spełniają moje warunki. Tylko jak?

Najbardziej życzliwy pod tym względem sprzedawca maszyn używanych firma Mascus* umożliwia przeszukanie swojej internetowej listy używanych maszyn według kluczy:

  • kraj, w którym jest maszyna przeznaczona na sprzedaż – nie deklaruję aby nie ograniczać sobie wyboru
  • marka – na razie nie chcę się ograniczać
  • model – no właśnie tego nie wiem
  • cena minimalna i maksymalna – nie deklaruję, bo nie mam pojęcia o aktualnych cenach maszyn używanych
  • rok produkcji – nie deklaruję
  • przebieg, stan licznika – nie wiem, czym się różni przebieg koparki od stanu licznika ale deklaruję przebieg od 10 do 15 tysięcy godzin
  • masa całkowita – nie deklaruję
  • podnoszenie – co by to miało oznaczać w przypadku koparki gąsienicowej?
  • udźwig – nie deklaruję

Rezultat zaawansowanego wyszukiwania: 1169 maszyn.

Wygląda na to, że aby skrócić listę powinienem wybrać model, ale wówczas ograniczę się do jednego producenta. Tego nie chciałem, ale skoro muszę, to ograniczam poszukiwania do maszyn CAT*. Na liście pozostaje teraz ponad 400 sztuk.

Już wiem, że sprzedawcy maszyn używanych nie ułatwiają mi życia. Nie podają zbyt wielu szczegółów, bo przecież każdy kupujący ma pełną szafę broszur ze specyfikacjami wszystkich maszyn. Nie mam więc wyboru i muszę ograniczyć poszukiwania do maszyn 2-3 producentów. Liczę, że na ich stronach internetowych znajdę dane techniczne i je pracowicie będę porównywał.

I tu nieprzyjemna niespodzianka. Producenci maszyn usuwają ze swoich stron internetowych specyfikacje maszyn wycofanych z produkcji natychmiast po tym, gdy dumnie ogłoszą rozpoczęcie sprzedaży nowego modelu. A przecież sprzedane setki lub tysiące maszyn poprzednich modeli są ciągle w eksploatacji. Są jak dojne krowy, bo producent lub jego dostawcy sprzedają do nich części zamienne jeszcze przez wiele lat.

Producent nie ma żadnego obowiązku utrzymywania swojej strony internetowej. Ale gdy już ją ma, to mógłby na niej umieszczać wartościowe informacje zamiast bezwartościowej paplaniny (o tym przy innej okazji). To jest wybór producenta.

Maszyny są do siebie coraz bardziej podobne. Niedługo będą się różniły tylko sposobem, w jaki ich producenci traktują swoich klientów.

____________________________________
* Nie mam żadnych korzyści z reklamowania firm Mascus i  CAT.

Rzetelny serwis

Fotolia_18345981_S_958.pngPo wpisaniu do Google słowa „rzetelność” otrzymujemy ponad jedenaście milionów wyników. To oznacza, że wiele osób używa tego słowa. Według kilku słowników synonimami rzetelności są: prawość, uczciwość, dokładność, niezawodność, solidność, lojalność, integralność, szczerość, trzymanie się zasad etycznych, nieskazitelna moralność itd. Uważam, że najbliższym synonimem rzetelności jest prawość. To słowo jest jednak uważane za przestarzałe. Być może jest zbyt mało ludzi, których można tak określać.

Najbardziej odpowiada mi definicja rzetelności podana przez Stephena Cartera w książce Integrity. To angielskie słowo uważam za odpowiednik polskiego słowa rzetelność. Według profesora Cartera, aby człowiek mógł w danej sytuacji uznać swoje postępowanie za RZETELNE, powinien sprawdzić kolejno, czy:

  1. odróżnił to, co jest dobre od tego, co jest złe
  2. działał pod wpływem dokonanego rozróżnienia, choćby kosztem własnych wyrzeczeń
  3. otwarcie wyjaśnił, że działał na podstawie swojego rozumienia tego, co dobre

Żaden z tych trzech kroków nie jest bezbolesny, bo:

  • aby odróżnić to, co jest dobre od tego, co w danej sytuacji jest złe: (a) nasz mózg musi zużyć sporo energii, a tego – jak twierdzą badacze – bardzo nie lubi. I podpowiada, żeby postąpić tak, jak mu się wydaje, że inni by postąpili w tej sytuacji; (b) rzetelny człowiek musi kierować się w życiu zasadami etycznymi, czyli musi je mieć. Musi je mieć… Musi je mieć… A wystarczy jedna: nie krzywdź, pomagaj, jeśli możesz
  • wiedzieć, co należy zrobić, to początek. Czasem trzeba poświęcić własne dobro, aby postąpić zgodnie ze swoimi zasadami. Czyli wykazać się męstwem
  • często inni nie rozumieją, dlaczego postąpiliśmy w taki, a nie inny sposób, mimo wyjawienia im naszych prawdziwych intencji. Brak zrozumienia jest przykry.

Najtrudniejsze jest odróżnienie dobra od zła w konkretnej sytuacji. Amoz Oz napisał:

Czasami bywa trudno zdefiniować dobro, ale zło ma charakterystyczny zapach – każde dziecko wie, czym jest ból. Dlatego za każdym razem, kiedy celowo zadajemy komuś ból, doskonale wiemy, co robimy. Wyrządzamy zło.

Autorzy książki Błądzą wszyscy (ale nie ja), z której pochodzi ten cytat twierdzą, że Amoz Oz się myli, bo nie uwzględnia potęgi samousprawiedliwiania. To taki mechanizm w mózgu, który nami rządzi i mówi:

 […] jesteśmy dobrymi ludźmi. Jeżeli zatem celowo zadajemy cierpienie innemu człowiekowi, to on z pewnością na to zasłużył. Dlatego wcale nie wyrządzamy zła. Wręcz przeciwnie – postępujemy dobrze.

I jeszcze cytat z Nietzschego, który opisuje podobny stan umysłu :

– Zrobiłem to – mówi moja pamięć.
– Nie mogłem tego zrobić – odpowiada moja duma i pozostaje nieugięta. W końcu pamięć się poddaje.

Nie, Amoz Oz daje wystarczającą definicję złego postępku. Samousprawiedliwianie i wypieranie z pamieci jest mechanizmem biologicznym, który chroni człowieka przed dysonansem poznawczym. Ten bardzo nieprzyjemny stan napięcia psychicznego pogarsza komfort życia osoby zadającej ból fizyczny lub psychiczny. Jednak człowiek ma wolną wolę czynienia złego lub dobrego. Jeśli nie pracuje jako egzekutor kar, zadając ból przyłącza się do sadystycznej mniejszości. A cierpienie jest najbardziej realną rzeczą w życiu człowieka.

W biznesie mamy takiej samej wagi dylematy, jak w życiu prywatnym. Zarówno kierownik serwisu jak i właściciel maszyny mogą nierzetelnym postępowaniem skrzywdzić dużo ludzi, których nawet nie znają osobiście.

Bycie człowiekiem rzetelnym nie jest łatwe i przyjemne, ale w zamian uwalnia nas od konieczności patrzenia na podłego osobnika w lustrze.

Nie można być osobą prywatnie rzetelną, a nierzetelną służbowo lub na odwrót.

Jeśli w organizacji nie mają przewagi ludzie rzetelni, to nie ma ona przyszłości, dla której warto poświęcać swój czas.

Wszyscy ufamy serwisantowi

W serwisie maszyn budowlanych nie ma możliwości sprawdzenia, jak w fabryce maszyn, czy to, co zamierzamy sprzedać klientowi spełnia wymogi jakości. Usługa jest „przedmiotem”, który jest produkowany prawie na oczach klienta.

Odbioru jakościowego dokonuje klient, gdy serwisant przekazuje mu sprawną maszynę do pracy. Jednak klient nie jest tak kompetentny, jak kontroler jakości w fabryce. Zauważy być może, że serwisant robił sobie zbyt długie przerwy w pracy, za które klient ma zapłacić albo że nie zwracał uwagi na czystość pracując przy otwartym układzie hydraulicznym. Klient nie jest jednak w stanie sprawdzić, czy po założeniu nowej pompy hydraulicznej mechanik sprawdził i ustawił właściwie zawory regulacyjne. Czy rzeczywiście wykonał wszystkie czynności, które zaznaczył na liście kontrolnej OT. Albo czy dokręcił nakrętki właściwym momentem. Nie sprawdzi tego również kierownik serwisu, który jest kilkadziesiąt kilometrów od maszyny.

Wszyscy liczą na to, że serwisant wiedział, co robić i sumiennie wszystko wykonał. Ufają mu.

Kierownik serwisu musi codziennie zdawać egzamin z rzetelności

W serwisie występuje bardzo często konflikt interesów: naszej firmy, naszego klienta, naszego pracownika, innych ludzi.

Jeśli jesteś kierownikiem serwisu producenta, to będziesz musiał czasem znaleźć wyjście w takiej sytuacji, jak niżej opisana.
Uszkodzeniu uległ bardzo kosztowny zespół maszyny. Gwarancja producenta lub sprzedawcy skończyła się niedawno. Wiesz na pewno, że producent odmówi pokrycia kosztów naprawy. Ale:

  • nie masz pewności, że operator klienta nie przyczynił się do awarii
  • nie masz pewności, że twój serwisant wykonał poprzednio obsługę we właściwy sposób, co mogło spowodować to uszkodzenie
  • nie masz pewności, że problem nie jest spowodowany wadą fabryczną, która ujawniła się chwilę po upływie gwarancji.

Masz wybór:

  • możesz odrzucić reklamację klienta
  • możesz próbować oszukać producenta
  • możesz wykonać naprawę na koszt własnej firmy.

Każda twoja decyzja spowoduje poważne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Tylko kierownik serwisu, który zdecydował, że w życiu i w pracy postępuje rzetelnie jest w stanie podjąć decyzję, której nie będzie żałował.