Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Wyuczona bezradność

shacklesNiektórzy pracownicy zachowują się biernie w sytuacjach, w których mogliby coś zrobić, aby poprawić swój byt lub chociaż uniknąć kłopotów. Mogą to być objawy wyuczonej bezradności. Niektórzy kierownicy uchodzący za wysoce efektywnych „uczą” tego swoich pracowników.

[…] w późnych latach 60. […] amerykański psycholog Martin Seligman wraz z kolegą Steve’em Maierem przeprowadził eksperyment z udziałem psów podzielonych na kilka grup. Jednej z nich badacze aplikowali szoki elektryczne w taki sposób, że zwierzęta zupełnie nie mogły ich kontrolować – dźwignia, którą psy z innej grupy, przebywające w klatce obok wyłączały szoki, w ich klatce była nieczynna. Niezależnie od tego, co robiły zwierzęta, szoki elektryczne ustawały przypadkowo, nie było od nich ucieczki. Zaobserwowano, że w efekcie tego doświadczenia psy z tej grupy zaczęły zachowywać się w sposób pasywny, ujawniając przy tym objawy depresyjne. W drugiej części tego eksperymentu Seligman i Maier zaprojektowali klatkę w taki sposób, że zwierzęta mogły uniknąć aplikowanych im szoków elektrycznych, przeskakując przez przegrodę w klatce do jej drugiej, bezpiecznej części. Okazało się, że psy, które wcześniej nauczyły się, że niezależnie od tego, co zrobią, to nie mają żadnej kontroli nad szokami, leżą i nawet nie próbują uniknąć nieprzyjemnej sytuacji, choć mogłyby to zrobić z łatwością.*

To naukowe doświadczenie dało początek teorii wyuczonej bezradności. Mówi ona, że jeśli zwierzęta lub ludzie nauczą się, iż nie mają kontroli nad nieprzyjemnymi bodźcami – niezależnie od tego, co zrobią, nie mają wpływu na konsekwencje zdarzeń – to jednocześnie nauczą się bezradności jako postawy i będą niezmotywowani do działania. […] ujawnią bierność, jako mechanizm radzenia sobie a w konsekwencji nawet objawy depresyjne.

Kierownik, którego poprzednik stosował surowy autokratyczny styl kierowania prawdopodobnie będzie musiał się zmierzyć z takim właśnie problemem, jak opisany w eksperymencie. Pracownicy tego zespołu są zestresowani, bierni, brak im motywacji do pracy, nie wierzą, że nowy kierownik coś zmieni. Jego poprzednik mógł udowodnić prawdziwość teorii wyuczonej bezradności eksperymentując – miejmy nadzieję, że nieświadomie – na swoich ludziach. Tylko że tym razem eksperyment nazywał się autokratyczny styl kierowania. Nie jest on tak rzadko spotykany w naszej branży, jak się nam wydaje. Powierzanie stanowisk kierowniczych ludziom bez żadnej wiedzy i talentu w dziedzinie kierowania ludźmi zdarza się chyba częściej w budownictwie, niż gdzie indziej.

Według J. A. Brownaautokrata surowy oczekuje wiernego podporządkowania się, utrzymuje dystans, wzbudza w pracownikach lęk i stosuje zwykle kary materialne. Nie włącza pracowników w proces podejmowania decyzji, nie korzysta z ich rad i sugestii, polecenia wydaje w formie rozkazu.

Moim zdaniem, autokratyczny styl kierowania nie jest po prostu jednym ze stylów, który kierownik może sobie wybrać jako preferowany z listy stylów wymienionych w podręczniku dla początkującego menedżera. Nie potrafię sobie wyobrazić, w jakiej sytuacji – w czasie pokoju, a nie wojny, w prywatnej firmie, a nie w więzieniu –  można tolerować ten styl kierowania. Może tylko wtedy, gdy również przełożeni kierownika stosującego taki styl chcą mieć pracowników ślepo posłusznych, nie krytykujących szefa, nie sugerujących zmian, biernych, działających jak automaty. Pracowników, którzy nie buntują się przeciwko decyzjom prowadzącym ich firmę na manowce, nie krytykują głośno oczywistych nieprawidłowości w firmie.

Wyuczona bezradność niektórych pracowników niekoniecznie musi być rezultatem stylu kierowania ich przełożonego. Może zostać wyniesiona z domu, z poprzedniego miejsca zatrudnienia, ze szkoły, z grupy społecznej.

Wiele eksperymentów przeprowadzonych później przez Martina Seligmana pokazało, że u blisko jednej trzeciej zwierząt i ludzi poddawanych eksperymentom nie udaje się wytworzyć postawy wyuczonej bezradności. Po kilkunastu latach badań znaleziono odpowiedź: chroni ich przed tym optymizm.

Pieski, na których badacze przeprowadzali swoje eksperymenty mogłyby ich przy jakiejś okazji pogryźć i uciec, ale zostały nauczone bezradności. Na szczęście ludzie mogą się wyuczonej bezradności oduczyć. Jeśli tylko zdają sobie sprawę, że powinni to zrobić. I po to napisałem ten tekst.

TEMPUS FUGIT

____________________________________
* Opis tego eksperymentu znalazłem w książce Studio Eksperyment – Leksykon.

Nie płać za pseudousługę

Pencil and questionnaire. 3dKierownik budowy/projektu jest specjalistą od budowania, który ma używać maszyn zgodnie z ich przeznaczeniem.
Serwisowanie maszyn potrzebnych do realizacji projektu powinien zlecić profesjonalnemu serwisowi. Wówczas może mieć bardziej uzasadnioną nadzieję, że maszyna nie zawiedzie w krytycznym momencie. W każdym razie prawdopodobieństwo awarii i nieplanowanych kosztów będzie niższe, jeśli w wyznaczonym czasie zostaną wykonane nakazane przez producenta czynności okresowej obsługi technicznej (w skrócie OT).

Wymagania producenta maszyny

Producent określa, jakie czynności OT i jak często trzeba wykonywać, aby uniknąć awarii i uzyskać najwyższą trwałość i niezawodność maszyny.

Proste czynności OT, które jest w stanie wykonać operator są opisane w podręczniku operatora. Nie ma w nim jednak tych czynności, do których jest potrzebna specjalistyczna wiedza lub narzędzia, jak na przykład regulacja zaworów, czy sprawdzenie ciśnień w układzie hydraulicznym.

Lista czynności okresowej obsługi technicznej, którą nazywam listą OT jest inna dla różnych stanów licznika maszyny. Na przykład przy stanie licznika 500, 2500, czy 3500 godzin wykonuje się niewielką liczbę stosunkowo prostych czynności OT. Przy stanie licznika 2000, czy 4000 godzin lista OT zawiera kilkadziesiąt czynności.

Profesjonalny serwis maszyn budowlanych powinien rzetelnie wykonać zleconą mu OT. Przy okazji wykonywania OT przez doświadczonego serwisanta jest szansa na ujawnienie i usunięcie drobnej usterki, która po pewnym czasie doprowadziłaby do poważnej awarii. Obsługa powinna być wykonana w terminie najbardziej dogodnym dla kierownika budowy, jednak nie wcześniej, niż 50 godzin przed, i nie później, niż 50 godzin po wyznaczonym przez producenta maszyny przebiegu (o ile warunki gwarancji nie narzucają innej tolerancji).

Co zawiera lista OT

Serwisant otrzymuje zlecenie na wykonanie określonego zestawu czynności. Wymagamy miedzy innymi, aby wiedział:

  • jakie czynności ma wykonać

  • w jakiej kolejności je wykonać, aby obsługa trwała jak najkrócej

  • jakie materiały ma zabrać jadąc do maszyny (filtry, oleje, uszczelnienia)

  • ile olejów i filtrów ma zapakować do samochodu serwisowego

  • jakie są prawidłowe momenty dokręcenia poszczególnych śrub

  • jakie jest dopuszczalne minimalne i maksymalne ciśnienie oleju hydraulicznego w sprawdzanym układzie maszyny oraz w jaki sposób je sprawdzić i wyregulować

  • jakie są inne parametry sprawdzane podczas OT w różnych modelach maszyn, na przykład: dopuszczalne zużycie tarcz hamulcowych, ciśnienie w układzie hamulcowym, opóźnienie w teście hamowania, ciśnienia w automatycznej skrzyni biegów i zmienniku momentu, ciśnienia w akumulatorach hydraulicznych, ciśnienia w ogumieniu, napięcie łańcuchów gąsienic, luzy zaworowe, luzy na dźwigniach układu wtórnego obiegu spalin, prędkość obrotowa biegu jałowego silnika…

Serwisant powinien wiedzieć, jaki jest średni czas wykonywania danej OT. Dzięki temu może zaplanować swoją pracę na resztę dnia/tygodnia lub poprosić kierownika o pomocnika do wykonania większej obsługi. Na przykład pełna obsługa wozidła Volvo po 4000 godzin zajmuje około 16 godzin. Jest lepiej dla kierownika budowy, jeśli przyjedzie dwóch serwisantów i maszyna jest wyłączona z pracy tylko jeden dzień, zamiast dwóch. Poza tym, dwóch serwisantów przy niektórych czynnościach, to większe bezpieczeństwo pracy.

Producenci maszyn już baaardzo daleko „odjechali” od rzeczywistości

Oto przykład listy OT dla ładowarki jednego z czołowych producentów (moje streszczenie dwóch stron z podręcznika operatora):

Aby określić częstość (interwał) wykonania poszczególnych czynności OT należy kierować się:

  • wskazaniem licznika godzin
  • wskazaniem licznika kilometrów
  • ilością zużytego paliwa
  • LUB upływem czasu.

Częstość wykonania OT zależy od tego, który z tych warunków jest spełniony jako PIERWSZY. Praca w ciężkich warunkach może również spowodować, że obsługę trzeba wykonywać częściej.

Przed wykonaniem czynności po danym przebiegu należy wykonać czynności przynależne do poprzedniego interwału.

Jeśli używa się specjalnego oleju hydraulicznego, to podany w podręczniku interwał wymiany oleju może ulec znaczącemu powiększeniu. Gdy prowadzi się analizy próbek oleju, to czas do wymiany może jeszcze bardziej się wydłużyć.

Czynności, które według poniższej listy powinny być wykonane z częstością od 10 do 100 godzin muszą być wykonane nie rzadziej, niż co 3 miesiące.

Czynności, które według poniższej listy powinny być wykonane z częstością od 250 do 500 godzin muszą być wykonane nie rzadziej, niż co 6 miesięcy.

Czynności, które według poniższej listy powinny być wykonane z częstością od 1000 do 2500 godzin muszą być wykonane nie rzadziej, niż co roku.

Niezależnie od przebiegu lub upływu czasu należy wykonać 22 czynności, gdy zachodzi taka potrzeba.

Co 10 godzin lub codziennie należy wykonać 9 czynności.

Co 50 godzin lub raz w tygodniu należy wykonać 6 czynności.

Co 100 godzin lub co dwa tygodnie należy wykonać 4 czynności.

Po pierwszych 250 godzinach wykonać 2 czynności.

Co 250 godzin wykonać 2 czynności.

Co 250 godzin lub co miesiąc wykonać 7 czynności.

Co 250 godzin lub co 3 miesiące wykonać 4 czynności.

Po pierwszych 500 godzinach wykonać 1 czynność.

Co 500 godzin wykonać 4 czynności.

Co 500 godzin lub co 3 miesiące wykonać 6 czynności.

Co 1000 godzin lub co 6 miesięcy wykonać 7 czynności.

Co 2000 godzin lub raz w roku wykonać 9 czynności.

Co roku wykonać 2 czynności.

Po 3 latach od zainstalowania lub po 5 latach od wyprodukowania należy wymienić pas bezpieczeństwa.

Co 6000 godzin lub co 3 lata wykonać 2 czynności.

Co 12000 godzin lub co 6 lat wymienić płyn chłodzący.

  1. Czy użytkownik maszyny jest w stanie przestrzegać tak określonych terminów wykonywania OT?
  2. W jaki sposób użytkownik lub serwis ma określić zakres następnej OT?
  3. Czy ktoś już napisał program komputerowy do nadzorowania realizacji tak sformułowanych wymagań producenta?
  4. Czy można to jeszcze bardziej zagmatwać?

Ilość list kontrolnych OT jest prawie nieskończona

Na rynku mamy kilkanaście tysięcy maszyn różnych producentów. Bardzo różnią się od siebie pod względem wymaganych czynności obsługowych: ładowarki, spycharki, koparki, koparkoładowarki, walce, wozidła, układarki asfaltu, równiarki etc.

Producent oferuje kilka lub kilkanaście modeli w danym rodzaju. Maszyny są unowocześniane, więc co kilka lat na rynek trafia nowszy model. Maszyny są trwałe, więc na budowach spotykamy nawet pięć kolejnych modeli ładowarek jednego producenta, cztery modele koparek itd. Jeśli w kolejnym modelu dokonano istotnych zmian, to może to oznaczać na przykład:

  • inną częstość serwisowania jakiegoś zespołu

  • dodatkowe czynności (na przykład przy układzie oczyszczania spalin)

  • inną ilość i inny gatunek oleju

  • inne ciśnienia w układzie hydraulicznym

  • inne momenty dokręcania

Jeśli maszyna ma wyposażenie opcjonalne, jak na przykład mokry filtr powietrza, układ centralnego smarowania lub młot hydrauliczny, to dochodzą jeszcze dodatkowe czynności OT.

Z mojego doświadczenia wynika, że na rynku może pracować jednocześnie ponad 150 modeli maszyn jednego producenta. Dla każdego modelu projektanci nakazali wykonywanie kilkadziesiąt różniących się czynności OT. Producent zaleca, aby konkretną czynność OT włączyć do zestawu, jeśli spełniony jest któryś z warunków:

  • liczba przepracowanych godzin
  • ilość zużytego paliwa
  • liczba miesięcy.

Ilość podana dla każdego z tych warunków może zależeć od warunków pracy maszyny, rodzaju stosowanych olejów, rodzaju używanego paliwa itp. To daje kilka tysięcy różnych list OT dla sprzętu tylko jednej marki.

Liczba OT wykonanych przez serwisanta w ciągu roku

Lista maszyn obsługiwanych przez sześcioosobowy oddział serwisu może liczyć około 200 sztuk. Jeśli każda pracuje 2500 godzin rocznie, to oddział może otrzymać w ciągu roku zamówienia na wykonanie tysiąca usług OT (co 500 godzin każda z maszyn). Czyli każdy serwisant wykona średnio 166 usług OT w ciągu roku. Teoretycznie może się zdarzyć, że każdy z tych przeglądów dotyczy innego modelu maszyny (jeśli na obszarze oddziału jest pełna gama modeli maszyn tego samego producenta). Serwisant wykonałby więc jeden rodzaj OT dla danego modelu maszyny jeden raz w roku.

Czy przy tak niskiej powtarzalności pracy jest w stanie zapamiętać, co wchodzi w zakres zleconej mu właśnie OT?

Co z tego wynika?

Kierownik serwisu toleruje nierzetelne wykonywanie pracy przez serwisanta, bo tak należy nazwać pracę bez listy kontrolnej czynności. W takim razie:

  1. lepiej zatrudnić wykonawcę tańszego o kilkadziesiąt procent, który zrobi obsługę tak samo nieprofesjonalnie
  2. sprzedawca maszyny nie może uzależniać ważności gwarancji od wykonywania OT wyłącznie przez autoryzowany serwis, bo jego pracownicy nie wiedzą, jakie czynności OT mają wykonywać
  3. nie warto zawierać umowy serwisowej, jeśli serwis nie dysponuje programem komputerowym do nadzorowania tak skomplikowanego procesu obsługi maszyn.

Pracownik serwisu przyzwyczaja się do nierzetelnego wykonywania pracy, bo widzi, że zarówno jego kierownik, jak i kierownik budowy są zadowoleni z wykonania OT maszyny w ciągu półtorej godziny.

Klient płaci za nierzetelne wykonanie przeglądu łudząc się tym, że profesjonalny serwis wie, co robić i to robi. Niestety, na pewno koszty eksploatacji maszyn nie będą niższe, jeśli serwis jest profesjonalny tylko z nazwy i cennika.

Lista wykonanych czynności obsługowych i zużytych materiałów jest najważniejszym załącznikiem do faktury serwisu za usługę. Bez niej nie należy płacić faktury.

Jak powinno być

Prostym rozwiązaniem problemu jest wyposażenie każdego serwisanta wyjeżdżającego do wykonania OT w listę kontrolną. Lista OT powinna zostać stworzona dla każdej serwisowanej maszyny osobno. Należy to zrobić najpóźniej przed wykonaniem obsługi „zerowej”, czyli tuż przed przekazaniem nowej maszyny klientowi, bo wtedy już wiadomo, jaka jest ostateczna konfiguracja maszyny, a to wpływa na ilość czynności OT.

Lista OT jest w postaci cyfrowej w smartfonie lub tablecie serwisanta. Program komputerowy podpowiada mechanikowi sympatycznym głosem kolejne czynności i ich parametry. Po głosowym (przez serwisanta) potwierdzeniu wykonania danej czynności, ta informacja zostaje przekazana automatycznie do komputerowego rejestru serwisu i klienta. Na podstawie tego rejestru program komputerowy wygeneruje zestaw czynności do wykonania następnym razem.

Panie i Panowie, mamy drugie dziesięciolecie XXI wieku! To właśnie w naszym kraju w 1971 roku Jacek Karpiński stworzył komputer K-202, który był szybszy od komputera zbudowanego przez IBM dziesięć lat później. Skomputeryzowanie listy OT nie wymaga takiego przewrotu technologicznego, jak zbudowanie komputera w latach siedemdziesiątych XX wieku. Wszystko co do tego jest potrzebne, już mamy.

Za głupotę polskich urzędników i polityków, którzy spowodowali, że Jacek Karpiński zajął się w końcu hodowlą drobiu i trzody chlewnej płacimy wszyscy opóźnieniem rozwoju kraju.

Za bierność w sprawie list OT zapłacą ci dyrektorzy serwisu i te firmy, które lekceważą rosnącą inteligencję i możliwości swoich klientów. Piszą o tym autorzy książki Smart Customers, Stupid Companies: Why Only Intelligent Companies Will Thrive, and How To Be One of Them.

Na razie koszty nierzetelnego wykonywania OT ponoszą użytkownicy maszyn.

Ewolucja czy rewolucja?

Konwencja Narodowa, wysłuchawszy sprawozdania swojego Komitetu Ustawodawczego […], zarządza:
Art. I. niezwłocznie po opublikowaniu niniejszego dekretu wszystkie osoby podejrzane, które znajdują się na terytorium Republiki i przebywają jeszcze na wolności, zostaną aresztowane.
Art. II. Za osoby podejrzane uznaje się:
1º Tych, co bądź swym zachowaniem, bądź swymi stosunkami, bądź swymi wypowiedziami albo pismami ujawnili się jako stronnicy tyranii i federalizmu, wrogowie wolności […];
3º Tych, którym odmówiono certyfikatów lojalności obywatelskiej […];
5º Tych z byłej szlachty włączywszy mężów, żony, ojców, matki, synów lub córki oraz agentów emigrantów, którzy nie okazywali stale swego przywiązania do rewolucji […].
Art. III. Komitety nadzoru […] są zobowiązane sporządzić, każdy w swym okręgu, listę osób podejrzanych, wystawić nakazy ich aresztowania i zarządzić opieczętowanie ich papierów […]

Ten wyjątek z ustawy o podejrzanych z 17 września 1793 roku pochodzi z książki Rewolucja. Władza, nadzieje, rozterki napisanej przez Stanisława Baczko. Podarował mi ją Marcin na zakończenie kilkunastoletniej wspólnej pracy. Cytat powyżej jest ze strony 11. Później horror na najwyższych szczeblach zarządzania republiką francuską w ostatnich latach XVIII wieku jest coraz większy. Niechcący dowiedziałem się więc, że 128 lat po wybuchu rewolucji we Francji towarzysz Lenin nie musiał już niczego nowego wymyślać – recepta na nieszczęście była dokładnie, ze szczegółami opisana przez historyków rewolucji francuskiej. Będąc na stronie 141 pomyślałem, że moi młodzi współpracownicy mogli mnie niewłaściwie zrozumieć, gdy zarzucałem im, że się nie buntują przeciwko temu, co ich złości. Pytałem, kto ma robić rewolucję, jeśli nie ich pokolenie trzydziestolatków.

I dalej irytuje mnie, że młodzi ludzie tak łatwo godzą się z beznadziejną kulturą organizacyjną swoich firm. Nie namawiam jednak nikogo do wywoływania rewolucji podobnych do tej, która zaczęła się zburzeniem Bastylii, ani tej od wystrzału z krążownika Aurora. Nie miałoby to sensu, zwłaszcza dla młodych kierowników, którzy należą do tak zwanego pokolenia Y. Nie są to buntownicy i idealiści, dla których praca jest celem życia. Przedstawiciele tego pokolenia bardzo rozsądnie uważają, że pracuje się po to, aby potem przyjemnie spędzać czas wolny. Problem tylko w tym, że trudno cieszyć się wolnym czasem, jeśli czujesz, że 8 godzin twojej pracy, to katorga. Zostałeś na nią skazany, bo twoja firma wpadła w tarapaty nie zauważając potrzeby dostosowania się do zmian w otoczeniu biznesowym.

Ciągłe zmiany są konieczne

Jak to pięknie powiedział Edwards Deming:

Nie musisz się zmieniać. Przetrwanie nie jest obowiązkowe.

Jeśli praca jest tym, co ci daje największą  satysfakcję, to musisz wprowadzać zmiany, aby nie popaść w nudną rutynę. Jeśli praca ma ci umożliwiać przyjemne spędzanie czasu wolnego od niej, to musi być coraz bardziej efektywna, a tego bez zmian procesów, reguł itd. nie da się osiągnąć. Reagowanie z wyprzedzeniem na zmiany środowiska biznesowego jest więc elementarnym obowiązkiem każdego kierownika, do jakiego by pokolenia nie należał.

Wprowadzenie poważniejszej zmiany w każdej organizacji zawsze spotyka się z oporem. Jednak nie obwiniaj pracowników, że boją się twoich nowych pomysłów organizacyjnych. Nie dziw się, że pogłoski o zmianach dochodzące z centrali firmy rozprzestrzeniają się lotem błyskawicy i wzbudzają poczucie zagrożenia. Sam tak samo reagujesz. Jeśli zmiany mają być skuteczne, to trzeba pamiętać o tym, jak działa mózg każdego z nas.

Największy wróg zmian

Każdy człowiek ma w mózgu obszar zwany ciałem migdałowatym. Jest to miejsce, w którym jest automatycznie podejmowana decyzja „walczyć czy uciekać” w obliczu zagrożenia. W takim momencie mózg zarządza skoncentrowanie całej energii na funkcjach niezbędnych do przetrwania. Działa tak od tysięcy lat i nie mamy nad tym kontroli. W obliczu zagrożenia różne funkcje życiowe zostają całkowicie wyłączone lub zahamowane. Wśród nich jest niestety również racjonalne i twórcze myślenie. Ciało migdałowate człowieka XXI wieku tak samo reaguje na jakiekolwiek większe wyzwanie organizacyjne, jak tysiące lat temu mózg praprzodka reagował na widok tygrysa szablastozębnego. Dla naszych przodków to była kwestia życia, dla nas – kwestia życia zawodowego.

Nadchodząca zmiana może być nawet bardzo korzystna dla pracowników, jednak nie znając twoich intencji i szczegółów ich mózgi włączają natychmiast system zagrożenia. Jeśli nie znamy czyichś motywów, będziemy się zawsze domyślać, że są one złe. Im mniejszym zaufaniem pracownicy obdarzają swojego szefa i firmę, tym bardziej boją się zmiany.

Ciało migdałowate nie przejmuje całkowitej kontroli nad korą mózgową, gdy zagrożenie jest mniejsze, na przykład gdy pojawia się duża jaszczurka, którą da się upolować i zjeść. Dlatego najłatwiej jest przeprowadzić najpoważniejsze zmiany metodą małych kroków. Wówczas pracownicy włączają się do procesu zmian i go przyspieszają a nie hamują. Zmiana wprowadzana małymi krokami nie wzbudza poczucia lęku.

Pracownicy muszą być jednak czujni, bo technika małych zmian prowadzących na manowce może być także zastosowana przez nierzetelne kierownictwo. Według badań* Talent Club, 43% polskich menedżerów przyznaje się do manipulowania podwładnymi, a 42% – do działań bezpardonowych. Ci sami menedżerowie zostali zapytani, jakie cechy wyróżniają – ich zdaniem – najlepszych szefów. 36% tej wpływowej grupy wskazało, że jest to bezwzględność w dążeniu do celu, 36% – umiejętność manipulowania ludźmi, a 27% – bezpardonowość. Jednocześnie z innych badań wynika, że tylko 44% polskich pracowników wierzy w uczciwość pracodawcy. Jeśli to jest nasza rzeczywistość, to czy nie jest już czas na poważne zmiany? Tylko kto je zainicjuje?

Technika kaizen

KaizenSposób usprawniania organizacji przez nieustanne dokonywanie małych zmian jest nazywany techniką kaizen. Jest to źródło olbrzymiej przewagi konkurencyjnej, dzięki której motoryzacyjne firmy japońskie zdominowały branżę. Ta technika została wynaleziona, zanim jeszcze naukowcy poznali fizjologiczne przyczyny oporu przed zmianami. Warto ją opanować.

Dokonywanie zmian jest również problemem w naszym życiu osobistym i rodzinnym. Polecam książeczkę Filozofia kaizen, w której Robert Maurer opisuje sześć różnych strategi kaizen:

– zadawanie małych pytań w celu pozbycia się strachu i zapoczątkowania w umyśle procesów twórczych
– wymyślanie małych rzeczy w celu rozwinięcia nowych zdolności i nawyków, bez kiwnięcia chociażby palcem
– podejmowanie małych działań zapewniających sukces
– rozwiązywanie małych problemów, nawet w obliczu wielkiego kryzysu
– przyznawanie sobie lub innym małych nagród, aby osiągnąć jak najlepsze wyniki
– rozpoznawanie małych, lecz istotnych momentów, które są ignorowane przez innych.

____________________________________
* wyniki badań podała Ewa Wilk w artykule Strach ma oczy szefa; Polityka nr 38(2925).

Czy ta maszyna nie została skradziona?

pipelayerKupowanie używanej maszyny jest obarczone ryzykiem, że sprzedający nie jest jej właścicielem. Potwierdzenie prawdziwości jej numeru fabrycznego jest więc absolutnym minimum.

Oprócz tego chcielibyśmy wiedzieć ile maszyna ma lat, bo wtedy można ocenić, czy jej stan techniczny jest odpowiedni do wieku i przebiegu.

Wiarygodność tabliczki znamionowej w maszynie kilkuletniej jest niska. Na dodatek mało kto wie, gdzie producent ją umieścił i czy powtórzył numer fabryczny gdzieś na ramie.

A nie chodzi przecież tylko o zaspokojenie ciekawości. I nie chodzi również o to, że sprzedawca części zamiennych czasem potrzebuje numeru fabrycznego, aby dostarczyć właściwą część zamienną.

Ukradli mi maszynę!

[youtube]http://youtu.be/Q8P8Q0zx-X8[/youtube] Maszyny są drogie i stosunkowo łatwo jest je ukraść. Inspektor policji londyńskiej mówi o tym na filmie (z polskimi napisami). Jest tu również mowa o dwu ładowarkach Volvo skradzionych w UK i odzyskanych w Polsce.

Według danych brytyjskich, wartość skradzionych co tydzień tylko w UK maszyn budowlanych i rolniczych wynosi około 1 miliona funtów. Skalę kradzieży w całej Unii Europejskiej szacuje się co najmniej na 1,5 miliarda euro i około 4000 maszyn rocznie.

Chyba nikt nie chciałby stracić właśnie kupionej używanej maszyny oraz kilkuset tysięcy złotych zapłaconych złodziejowi lub paserowi. A tak właśnie kończy się kupowanie maszyny bez sprawdzenia jej pochodzenia.

Ilość kradzionych maszyn nie dorównuje ilości kradzionych samochodów. Wartość kradzionych maszyn jednak uzasadnia oczekiwanie właścicieli, aby producenci pomogli im unikać tego rodzaju kłopotów. Na razie jest odwrotnie:

  • W ostatnich latach coraz więcej maszyn można otworzyć i uruchomić tym samym prymitywnym kluczykiem.
  • Nowoczesne maszyny mają po kilka komputerów i dziesiątki czujników, ale brak w nich łatwego w stosowaniu zabezpieczenia przed nieautoryzowanym uruchomieniem.
  • Systemy telematyczne w najnowszych maszynach alarmują, gdy maszyna wyjechała poza zdefiniowany obszar lub została uruchomiona poza zdefiniowanym czasem pracy. Użyłem tu czasu przeszłego, bo właśnie tak to w praktyce wygląda – wiesz, co się złego stało, ale już się przecież stało. Niektórzy producenci każą sobie płacić abonament za dostęp do takiego systemu.
  • W niektórych maszynach można uruchomić opcję podawania przez operatora kodu przed uruchomieniem. Ile maszyn w Polsce jest tak zabezpieczonych?
  • Nie ma rejestru skradzionych maszyn.
  • Nie ma w ogóle rejestru maszyn budowlanych.

Trzeba to zmienić

Każdy właściciel może na swój sposób jakoś utrudnić kradzież maszyny. Ale dlaczego nie jest to tak proste, jak w samochodach osobowych? One mają coraz skuteczniejsze zabezpieczenia przed kradzieżą wliczone w cenę sprzedaży, a przecież są dużo tańsze od maszyn. Ktoś, komu w nocy wyjechała z placu budowy maszyna niezbędna do kontynuowania kontraktu musi jak najprędzej uzupełnić flotę swoich maszyn. To oznacza kolejną sprzedaną przez producenta maszynę. Nieciekawie to brzmi.

Oto kilka zaleceń, których przestrzeganie utrudni życie złodziejom:

  • przeszkolenie pracowników, aby nie stwarzali możliwości kradzieży
  • stosowanie utrudnień typu: kłódki, niepowtarzalne klucze, łańcuchy, ustawianie maszyn w pozycji utrudniającej kradzież, malowanie maszyn na kolor wyróżniający firmę właściciela
  • oznakowanie najważniejszych zespołów, zainstalowanie chipów identyfikacyjnych, wpisanie maszyn do centralnego rejestru
  • stosowanie immobilizera, czyli układu uniemożliwiającego uruchomienie przez nieupoważnioną osobę
  • zainstalowanie autoalarmu
  • ukrycie w maszynie nadajnika umożliwiającego namierzenie skradzionej maszyny.

Bardziej futurystyczne sposoby, to na przykład:

  • otwieranie i uruchamianie maszyny tylko przy użyciu karty identyfikacyjnej z mikrochipem
  • uruchamianie maszyny przy użyciu czytnika linii papilarnych lub wzoru siatkówki oka
  • zainstalowanie w maszynie kamery przekazującej obraz on-line.

Jak to jest teraz

Na razie jest tak:

  • Miejsce, w którym jest umieszczona tabliczka znamionowa powinno być opisane w podręczniku operatora maszyny, którą zamierzam kupić. Ale przecież nikt nie ma dostępu do dokumentacji wszystkich modeli maszyn różnych producentów. Aby się przekonać, jak bardzo pożądany przez użytkowników maszyn jest podręcznik operatora wystarczy zajrzeć na forum użytkowników maszyn Kopaczka.
  • Poszkodowany właściciel skradzionej maszyny zawiadamia policję oraz ewentualnie najbliższy serwis i godzi się z losem, bo tylko mniej niż 5% skradzionych maszyn udaje się odzyskać. Policjant robi swoje, ale gdy znajdzie podejrzaną maszynę, to nie ma pojęcia, jak ją zidentyfikować.
  • Serwis nie czuje potrzeby utrzymywania bazy skradzionych maszyn, czyli nie zapisuje w swoim systemie informacji od poszkodowanego klienta. Kierownik serwisu lub sprzedawca części zamiennych nie ma więc zwykle świadomości, że realizuje zamówienie do skradzionej maszyny. Oczywiście żaden z nich nie wie, co miałby zrobić z informacją o znalezieniu ukradzionej maszyny. Jeśli w którymś serwisie jest inaczej, to bardzo proszę o pochwalenie się.
  • Można zadzwonić do najbliższego serwisu ze swoimi wątpliwościami co do pochodzenia maszyny. To byłby dobry test na jakość usług tego serwisu.
  • O działaniach jakiejś organizacji producentów lub sprzedawców maszyn w Polsce w sprawie utrudniania kradzieży maszyn na razie nie słyszałem. A może wystarczyłoby dołączyć do systemu CESAR*, który obejmuje znakowanie maszyn, „wszczepianie” im chipów wielkości ziarenka ryżu i prowadzenie rejestru oznakowanych maszyn? Standardowe wyposażenie maszyn sprzedawanych w UK i Irlandii przez takich producentów, jak Doosan, JCB, Bomag, czy Manitou już obejmuje ich znakowanie zgodnie z tym systemem. Krótki opis systemu CESAR* jest w tej ulotce. W systemie jest już zarejestrowanych około 100 tysięcy maszyn.
  • Teoretycznie można właściwie już teraz ustalić przez internet rok produkcji maszyny. Dostęp online do Heavy Equipment Serial Number Guide* kosztuje 249 USD na rok. Można również kupić wersję drukowaną Serial Number Handbook za 225 USD. Wtedy mamy dostęp na dłużej, ale oczywiście bez aktualizacji danych. Wydawca przecież musi zarabiać. Dla kupującego jedną używaną maszynę ceny są więc zaporowe.
  • Jako ostatnią deskę ratunku można potraktować forum użytkowników maszyn Kopaczka, gdzie wątek skradzionych maszyn był odwiedzony ponad 47 tysięcy razy (stan w dniu 2015-09-29).

Uważam, że to jest nie fair ze strony producentów maszyn.

Jak powinno być

W drugim dziesięcioleciu XXI wieku poniższy krótki proces nie powinien należeć do gatunku science fiction:

  1. Przed kupieniem używanej maszyny sprawdzam na stronie internetowej producenta, gdzie w tym rodzaju maszyn jest tabliczka znamionowa**.
  2. Po znalezieniu numeru na maszynie sprawdzam na tej samej stronie producenta, jaki to model maszyny i w którym roku opuściła fabrykę.
  3. Gdybym nie znalazł w spisie takiego numeru fabrycznego, to by znaczyło, że maszyna może być kradziona, tabliczka znamionowa – fałszywa, a numer fabryczny – wymyślony.
  4. Dla pewności sprawdzam na stronie internetowej administrowanej przez stowarzyszenie producentów lub sprzedawców, czy maszyna z tym numerem fabrycznym nie została zgłoszona jako skradziona.

Do trzech pierwszych punktów potrzebuję dostępu do podręcznika operatora i listy numerów maszyn. Producenci maszyn dysponują elektronicznymi wersjami podręczników operatora i listami numerów fabrycznych wszystkich wyprodukowanych maszyn. Umieszczenie tego w internecie praktycznie nic nie kosztuje, ale żaden z nich tego jeszcze nie zrobił.

Stworzenie rejestru skradzionych na świecie maszyn nie przekracza możliwości koncernów, ale ograniczony zakres wspomnianego systemu CESAR wskazuje raczej na ich brak zainteresowania.

Producenci zatrudniają po kilkuset informatyków administrujących dziesiątkami baaardzo potrzebnych systemów. Koledzy informatycy! A może byście w wolnej chwili zrobili na początek coś tak prostego, jak ta tabelka:

Producent Model Najniższy numer Najwyższy numer Rok produkcji
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00040 9RF00040 1989
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00041 9RF00041 1990
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00042 9RF00083 1989
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00084 9RF00084 1992
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00085 9RF00087 1989
Caterpillar wozidło przegubowe D350D 9RF00088 9RF00090 1990
Komatsu spycharka gąsienicowa D355A 2405 2801 1977
Komatsu spycharka gąsienicowa D355A 2802 3459 1978
Komatsu spycharka gąsienicowa D355A 3460 3762 1979
Komatsu spycharka gąsienicowa D355A 3763 4486 1980
Komatsu  spycharka gąsienicowa D355A 4487 5504 1981
Volvo wozidło przegubowe A35 1016 1078 1988
Volvo wozidło przegubowe A35 1090 1262 1989
Volvo wozidło przegubowe A35 1266 1501 1990
Volvo wozidło przegubowe A35 1503 1735 1991
Volvo wozidło przegubowe A35 1750 1942 1992
Volvo wozidło przegubowe A35 1944 2256 1993

 

Jestem pesymistą co do spełnienia moich postulatów. Aby moje marzenie się spełniło, trzeba chyba poczekać na jakiś naprawdę poważny kryzys na rynku, czego nikomu nie życzę. Wtedy przynajmniej niektórzy producenci przypominają sobie, czego dla klientów jeszcze nie zrobili, a co ich nic nie kosztuje.

Na razie nie śmiem nawet marzyć o tym, aby producent udostępnił kartę maszyny, czyli numery fabryczne głównych zespołów, z których się składała, gdy opuściła fabrykę. Wiadomo, że kupujący używaną maszynę na wolnym rynku nie zwiększy dochodu dilerowi.

* W żaden sposób nie jestem powiązany ani z wydawcą listy numerów fabrycznych, ani z organizacją prowadzącą system CESAR.
** Niestety, z powodu niezbyt mądrego zapisu w normie ISO 10261 prawdopodobnie nie dowiem się, w którym miejscu jest ewentualnie zdublowany numer fabryczny. Tę tajemnicę owa norma nakazuje ujawniać wyłącznie osobom upoważnionym nie precyzując, kto to taki.

Nawet bar na rogu ma swoją wizję

Vector Teamwork BackgroundJesteś kierownikiem w firmie, która wyznaczyła sobie pewne cele do osiągnięcia w ciągu kilku lat. Razem ze swoim zespołem codziennie robisz coś, co przybliża twoją firmę do tych celów, coś co czyni wizję przyszłości twojej firmy bardziej realną. Nie jest tak?

Jeśli pracujesz w korporacji, to mogło się zdarzyć, że prezes nie przetłumaczył ogólnej wizji przyszłości korporacji na długoterminowe cele oddziału krajowego, a twój przełożony nie wskazał ci, które cele mają najwyższy priorytet.

Jeśli pracujesz w firmie rodzinnej lub spółce należącej do kilku lub kilkunastu osób, to mogło się zdarzyć, że współwłaściciele nie zastanowili się jeszcze nad tym, dlaczego codziennie ryzykują swoje pieniądze prowadząc firmę, w której pracujesz. Zaczynali – jak większość naszych przedsiębiorców – z nadzieją na dużo większe pieniądze, niż zarobiliby jako pracownicy. Ale jeśli nie odpowiedzą sobie na pytanie, o co jeszcze im chodzi, gdy już mają dobre dochody, to z tego właśnie powodu poniosą porażkę w ciągu najbliższych kilku lat. To nie jest wróżenie, tylko tak mówią analizy statystyk z całego świata.

Dlaczego to jest ważne?

Jeśli kultura organizacyjna twojej firmy dopuszcza możliwość zadawania trudnych pytań przełożonym, to powinieneś zapytać o długofalowe cele twojej firmy. Dlaczego?

  1. Praca zajmuje ci co najmniej połowę dnia. Tych ośmiu godzin nie uda ci się przeżyć jeszcze raz. Czas jest jedynym dobrem, którego wszyscy ludzie mają codziennie tyle samo. Jestem pewien, że znasz inny pożyteczny sposób zagospodarowania tego czasu, niż tylko pomnażanie czyjegoś kapitału.
  2. Twoi pracownicy również poświęcają pracy najlepszą część swego życia, więc im to jesteś winien. Ludzie chcą być dumni z tego, co robią. Odczuwają ogromną potrzebę bycia częścią grupy, która robi coś ważnego, z którą inni się liczą. Wtedy chętnie wstają rano z łóżka i dają z siebie więcej, niż się od nich wymaga. Chyba sam nie pędzisz do pracy tylko po to, aby zwiększyć sprzedaż o kolejne x tysięcy złotych?
    Jeśli jesteś sprzedawcą części zamiennych, usług serwisowych lub tym bardziej maszyn, a prowizja od sprzedaży jest główną częścią twoich dochodów, to oczywiście sprzedaż jest dla ciebie bardzo ważna. Jednak jestem przekonany, że oferując, negocjując, dobijając targu, pokonując konkurenta i poznając nowych ludzi zaspokajasz również swoje inne potrzeby.
  3. Wierzę, że nie uczestniczyłbyś z własnej woli w procederze, który prowadzi do krzywdy innych ludzi. Życzę ci, abyś mógł być dumny, że pracujesz w dobrej korporacji lub firmie rodzinnej. Warto jednak wiedzieć, że niektóre korporacje oraz firmy należące do znanych z nazwiska właścicieli mają i ukrywają ich egoistyczne, niemoralne cele, więc ostrożność nie zawadzi.
    Pisząc o korporacjach mam na myśli duże spółki akcyjne, które nie mają „prawdziwego” właściciela. Formalnie mają ich czasami dziesiątki tysięcy, ale żaden z tych współwłaścicieli nie ma istotnego wpływu na to, czy „jego” korporacja prowadzi biznes w etyczny sposób.
  4. Gdy brak wizji przyszłości, czyli gdy kierownictwo i pracownicy firmy nie mają wspólnej wizji swojej wspólnej przyszłości, firma ma małe szanse na sukces, a w czasie kryzysu jest narażona na bolesny upadek. Kłopoty firmy nie są są czymś, co ciebie nie dotyczy. Jest wprost przeciwnie. Maszyn i innych nieruchomości nie boli, gdy się ich w panice pozbywają.

Znasz pewnie przypowieść biznesową o robotnikach ociosujących bloki skalne na budowie katedry. Zapytani, co robią, kolejno odpowiedzieli:

  1. ja ociosuję kamienie
  2. ja zarabiam pieniądze
  3. ja biorę udział w budowie najpiękniejszej katedry.

Nie ma nic złego w bezmyślnym, ale precyzyjnym ociosywaniu kamieni ani w zarabianiu na utrzymanie swojej rodziny. Jeśli jednak najważniejszą przyczyną wykonywania pracy są pieniądze, to ludzie pracują dobrze tylko przez krótki czas. Potem tracą motywację. Jak często możesz podnosić im płace?
Trzeciemu robotnikowi ktoś powiedział, że dobrze wykonując tę prostą pracę przyczynia się do powstania katedry, z czego jest bardzo dumny. Tym kimś powinien być jego przełożony. Tego robotnika nie trzeba tak pilnować, jak dwóch pozostałych. Jego praca zwykle jest najwyższej jakości.

Zakładam, że twoja odpowiedź byłaby podobna do odpowiedzi trzeciego robotnika. Razem ze swoimi serwisantami utrzymujesz na chodzie kilkadziesiąt maszyn budowlanych, którymi twój kolega – kierownik budowy – zbuduje kilkadziesiąt kilometrów nowoczesnej autostrady.

Jednak to trochę za mało, aby z satysfakcją tu pracować przez najbliższe kilkadziesiąt lat. Jak każdy człowiek potrzebujesz wizji przyszłości.

Jak to zrobić?

Wizją przyszłości firmy nie są prognozowane na kilka lat naprzód: wartość sprzedaży, zysk, ilość sprzedanych maszyn, części zamiennych, roboczogodzin itp.

Przyszłości nikt nie może dokładnie przewidzieć, ale każdy może sobie wyobrazić bardzo szczegółowo jakąś przyszłość i do niej wytrwale zmierzać.

Wiele firm ma dokument opisujący wizję ich przyszłości. Warto poszukać tam inspiracji. Kierownictwo lub założyciele firmy uzgodnili i opisali w nim swoje wspólne marzenia zawodowe. Jest to warunkiem koniecznym sukcesu w dłuższej perspektywie.
Każdy dobry sportowiec, oprócz ciężkiej harówki na treningach, spędza masę czasu na wyobrażaniu sobie każdego szczegółu swojego występu na zawodach. Na przykład tyczkarz wyobraża sobie, jak unosi się z zapasem kilku centymetrów nad poprzeczką powieszoną na wysokości 6,15 m, a później, jak stoi na podium jako zwycięzca i rekordzista świata. Badacze mózgu człowieka potwierdzają pozytywne efekty wizualizacji.

Być może pracujesz dla firmy, której najwyższe kierownictwo nie spełniło swojego podstawowego obowiązku. Nie ma żadnych przeszkód, abyś mimo to obmyślił wizję przyszłości twojego oddziału. Oprócz sugestii, jak to zrobić, podanych w artykule Firma bez wizji – jak długo przetrwa, pomoże ci w tym ćwiczenie, które zaleca Robert S. Kaplan w książce O co zapytasz człowieka w lustrze. Zadaj sobie pytania:

Dlaczego pracujesz w tej firmie? Mógłbyś zatrudnić się gdzieś indziej; dlaczego pracujesz tutaj? Co ci się tu podoba?

Co chciałbyś odpowiedzieć swoim wnukom, gdy zapytają cię kiedyś, dlaczego pracowałeś w tej firmie przez trzydzieści lat swojego życia? Powtarzam: mógłbyś zatrudnić się gdzieś indziej. Jak wyjaśnisz to, że wybrałeś akurat to miejsce? Jakie wspaniałe cele zrealizowała twoja firma? W jakie ważne przedsięwzięcia się zaangażowała?

Jak twoja firma powinna wyglądać według ciebie za 10 lat? Co masz nadzieję osiągnąć przez ten czas?

Jakie są największe zalety twojej firmy? Co straciłby świat, albo z czego musiałby zrezygnować, gdyby twoja firma nie istniała?

Czy warto pytać o wizję przyszłości firmy?

Szukając pracy możesz nie zwrócić uwagi, że w nowej firmie będziesz pomagał budować więzienia, a nie szpitale (potraktuj proszę te przykłady, jako symbole). Co gorsze, może się okazać, że kierownictwo zupełnie nie zastanawia się nad przyszłością. To oznacza, że coś budujecie, tylko nikt nie wie co. A może to jest budowa wieży Babel, czyli niedokończone przedsięwzięcie, gdzie ludzie mówiący różnymi językami męczą się w chaosie organizacyjnym? A może każdy pracownik serwisu ma niepisane prawo realizować swoją prywatną wizję przyszłości? A więc również taką, która jest zbudowana na nieuczciwości.
Czy naprawdę jesteś w tak dramatycznej sytuacji, że jest ci wszystko jedno, z kim, dla kogo i w jakim celu pracujesz?

Zadaj sobie pytanie: czy rzeczywiście chcę zużyć prawie połowę reszty mojego życia na uczestniczenie w realizacji niejasnej koncepcji przyszłości?

***

Nawet bar na rogu ma swoją wizję, to tytuł jednego z rozdziałów książki O co zapytasz człowieka w lustrze napisanej przez Roberta S. Kaplana. Bar na rogu jednej z ulic Nowego Yorku istnieje od 30 lat. Jego właściciel postanowił na początku, że to będzie lokal przyjazny dla gości, w dobrym miejscu, oferujący podstawowe menu za rozsądną cenę, wyróżniający się szybką obsługą i skromnym wystrojem. Wszystko co robi od tamtego czasu jest podporządkowane tej wizji. Dzięki temu jego bar ciągle istnieje i ma wiernych klientów.