Średniej wielkości maszyna budowlana kosztuje kilkaset tysięcy złotych. Dodatkowo trzeba wydać ponad milion złotych w ciągu kilkunastu tysięcy godzin jej pracy na:

1. paliwo
2. obsługę techniczną
3. naprawy
4. zużyte narzędzia robocze
5. ogumienie/podwozie gąsienicowe

Koszty posiadania i koszty eksploatacji

Producenci maszyn rozróżniają koszty posiadania maszyn i koszty ich eksploatacji (Owning & Operating Cost). Taki podział ma sens, bo spłata kredytu lub opłata leasingowa obciąża konto firmy co miesiąc. Natomiast koszty paliwa i utrzymania maszyny „na chodzie” powstają tylko wtedy, gdy maszyna pracuje. Łączne koszty zmniejszają zysk firmy.

Celem przedsiębiorcy jest uzyskanie jak najniższego kosztu wygenerowanego przez maszynę na jednostkę produkcji. Ustalimy go dzieląc łączne koszty posiadania i eksploatacji maszyny przez wykonaną przez nią produkcję. Jest to ilość wykopanego, załadowanego lub przewiezionego materiału wyrażona w tonach lub m³. Byłoby dobrze, aby te ilości dotyczyły urobku, który obsłużyła maszyna, a nie na przykład kubatury wykopu (ze względu na współczynnik spulchnienia). W przypadku maszyn pomocniczych, których wydajność nie jest z założenia w pełni wykorzystywana można podzielić łączne koszty przez ilość przepracowanych godzin.

Z kolei bardzo duży wpływ na na wydajność maszyny ma jej awaryjność. Każde nieoczekiwane wyłączenie maszyny z ruchu powoduje automatycznie zaburzenie harmonogramu budowy. Takie przypadki generują trudne do przewidzenia koszty i to bez względu na długość czasu przestoju.

Zgodnie z zasadą, że wpływ mamy na to, co potrafimy mierzyć, dział rachunkowości powinien gromadzić na bieżąco wiarygodne dane o poszczególnych rodzajach kosztów związanych z konkretną maszyną. Rachunkowość powinna prezentować wyniki analizy pokazujące, czy koszty maszyny odniesione do przepracowanych godzin są zgodne z założonymi w planie eksploatacji.
Natomiast dział eksploatacji musi gromadzić informacje o liczbie przepracowanych godzin, wykonanej przez maszynę produkcji i długości każdego przestoju, czyli postoju nieplanowanego.
Znając jednostkowy koszt produkcji generowany przez maszynę jej właściciel może ocenić, czy założenia co do kosztów były prawidłowe i dokonać korekty planu.
Łączny koszt posiadania i eksploatacji podzielony przez ilość przepracowanych godzin wskazuje, czy maszyny należy się już pozbyć.

W miarę dokładne oszacowanie przewidywanych kosztów posiadania i eksploatacji maszyn może zdecydować, czy cena zaoferowana inwestorowi umożliwi wygranie przetargu bez niepotrzebnego ryzyka. Błędne oszacowanie tego składnika kosztów kontraktu może spowodować straty i bankructwo.

Koszty posiadania maszyny

Są to koszty, które można dość łatwo przewidzieć. Są rezultatem decyzji o zakupie maszyny lub o jej wynajęciu na określony czas oraz ceny zakupu lub najmu.
Jeśli maszyna jest potrzebna do wykonania konkretnej pracy na jednym kontrakcie, to zwykle najlepiej jest ją wynająć. Gdy ma być wykorzystywana przez wiele lat podczas różnych kontraktów, to lepiej jest ją kupić. Ostatecznie ta decyzja musi być optymalna dla finansów przedsiębiorstwa.

Na koszty posiadania mają wpływ następujące czynniki:

Przykład kalkulacji kosztów posiadania

Spłata kosztów zakupu

Przykładowa ładowarka z łyżką 4 m3 kosztuje około 800 tys. zł (bez ogumienia) i po przepracowaniu 20 tys. godzin jest warta tyle, co złom. Obciążyła więc koszty firmy kwotą 40 zł za każdą przepracowaną godzinę.
Jeżeli uda się ją sprzedać za 60 tys. zł, to ta część kosztów posiadania maszyny wyniesie 37 zł/godzinę pracy, czyli o 7,5% mniej.
Dobrze utrzymana maszyna może zostać sprzedana za 200 tys. zł. To obniży koszt jej posiadania o dodatkowe 22,5%, czyli o 7 zł/godzinę. Różnica między wariantem średnio korzystnym a najlepszym wynosi więc 7 zł/godz. × 20 000 godz. = 140 tys. złotych. Proszę zauważyć, że ta oszczędność jest mniej więcej równa kosztowi okresowej obsługi technicznej, na której najczęściej przedsiębiorca próbuje zaoszczędzić.

Od ceny maszyny została odjęta cena ogumienia, bo jego trwałość jest znacznie niższa, niż całej maszyny. Dlatego ten koszt traktujemy jako składnik kosztów eksploatacji. Tak samo powinien kalkulować koszty posiadania przedsiębiorca, który na przykład używa spycharki gąsienicowej w bardzo agresywnym środowisku. Podwozie gąsienicowe, czyli łańcuchy gąsienic, koła napędzające i napinające oraz rolki zużywają się całkowicie po kilku tysiącach godzin, więc należy koszt wymiany podwozia odjąć od ceny maszyny i kalkulować to jako składnik kosztów eksploatacji. Takie podejście może również dotyczyć łyżki ładowarki ładującej piasek kwarcowy i innych kosztownych zespołów, których trwałość w konkretnym zastosowaniu będzie kilkakrotnie niższa, niż całej maszyny.

W kalkulacji nie uwzględniamy amortyzacji naliczanej przez księgowość. Wysokość odpisów amortyzacyjnych jest ustalana w przepisach państwowych jako dopuszczalne obciążenie kosztów firmy przed opodatkowaniem podatkiem dochodowym i tylko do tego powinna być stosowana. Amortyzacja księgowa nie ma nic wspólnego z planowanym okresem i z intensywnością używania maszyny.

Koszty finansowania

Maszynę kupuje się na kredyt lub z własnego zysku. W obu przypadkach należy oszacować koszt pieniędzy zaangażowanych w zakup maszyny. Do obliczenia odsetek zaleca się użycie wartości średnio ważonego kosztu kapitału jako stopy procentowej. Użycie oprocentowania kredytu udzielonego na zakup konkretnej maszyny nie jest najlepszą metodą. Po wpłynięciu kwoty kredytu na konto firmy są to takie same pieniądze, jak inne i muszą „zarabiać”. Z takiego samego powodu nie jest „darmowe” finansowanie zakupu maszyny z zysku firmy lub własnego kapitału przedsiębiorcy.

Koszt finansowania oblicza się od całkowitej ceny zakupu maszyny, włącznie z jej dowiezieniem, uruchomieniem, dodatkowymi osprzętami, podatkiem od czynności cywilno-prawnych itp. Kredyt na maszynę nie musi być zaciągnięty na ten sam okres, co planowane życie maszyny. Łączny koszt odsetek od kredytu podzielony przez planowaną ilość godzin pracy stanowi drugi składnik kosztów posiadania.

Obliczenie kosztu finansowania jest zadaniem księgowego lub finansisty. Do celów poglądowych obliczymy ten koszt przy użyciu kalkulatora internetowego.  Cena zakupu maszyny z oponami, osprzętem, dowiezieniem na miejsce itp. wynosi 850 000 zł. Bierzemy kredyt na 5 lat na 5% rocznie i wybieramy stałą wysokość rat. Łączna suma odsetek wynosi 112 tys. zł. Ten koszt maszyna ma spłacić w ciągu 20 000 godzin pracy, czyli godzinowy koszt finansowania wynosi 5,62 zł/godz.

Koszty ubezpieczenia

Jeśli polisa ubezpieczeniowa firmy przewiduje zmianę opłaty w przypadku zakupienia nowej maszyny, to wartość tej dodatkowej opłaty za cały okres eksploatacji maszyny należy podzielić przez planowaną ilość godzin pracy. To jest trzeci składnik kosztów posiadania. Założę, że w tym przypadku ten koszt jest zero.

Łączne koszty posiadania

W przypadku fizycznej kasacji tej maszyny (wartość odsprzedaży równa 0) jej całkowity koszt posiadania wyniesie 850 + 112 – 0 = 962 tys. zł, natomiast godzinowy koszt posiadania 40 + 5,62 + 0 = 45,62 zł/godz.

Gdyby udało się ją zachować w tak dobrym stanie technicznym, że uzyskamy cenę odsprzedaży 200 tys. zł, to całkowity koszt posiadania zmalałby do 850 + 112 – 200 = 762 tys. zł, a koszt jednostkowy posiadania wyniósł (850 – 200)/20 000 + 5,62 = 38,12 zł.godz., czyli 16% mniej.

W przypadku leasingu lub najmu obliczenie jest łatwiejsze, bo stawka miesięczna jest z góry ustalona. Dla porównania tej alternatywy z zakupem należy dokładnie sprawdzić zapisy umowy leasingu/najmu, aby ustalić, które koszty eksploatacji są wliczone w cenę i jak cena miesięczna będzie korygowana w zależności od ilości przepracowanych godzin.

____________________________________
* W 2012 roku wg danych GUS wartość produkcji budowlano-montażowej wyniosła 182 miliardy złotych. Koszty sprzętu i transportu technologicznego stanowiły 9,3%, czyli 17 miliardów złotych. Z braku danych szczegółowych zakładam, że na maszyny budowlane przypadła połowa z tej kwoty.