Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

13 etapów odchodzenia z firmy

– Cześć Marian. Słyszałem, że spotkałeś się z konkurencją. Jak im idzie?

– Dzień dobry Panie Prezesie. Tak, jak u nas. Flauta. Ale miałem bardzo ciekawe spotkanie. Postanowili zmienić szefa serwisu i… zapytali, czy mnie to interesuje.

– Zmiana szefa serwisu im nie pomoże. Są daleko za nami i nie rozwijają się. To dziadowska firma.

– No, ale przecież… na świecie oni są więksi od nas.

– No i co z tego?

– No chyba nic. Ale obiecałem, że się zastanowię nad ich propozycją.

– To się zastanawiaj.

Czy Pan Prezes wie, na którym etapie odchodzenia z pracy jest teraz Marian?

Fotolia_55612928_XSaW książce 7 prawdziwych powodów odchodzenia z pracy Leigh Branham tych etapów naliczył aż 13. Naprawdę jest ich tylko 12, bo pierwszy etap, to rozpoczęcie z entuzjazmem nowej pracy. Nawiązując do ilustracji w książce ponumeruję te następne etapy tak, jak stopnie schodów prowadzących w dół, do podziemi.
Wydaje mi się, że schody kariery w górę nie mają aż tylu stopni. Życzę ci jednak, abyś nie dotarł na stopień najwyższy, czyli stopień niekompetencji, o którym mówi Zasada Petera.

 

Proces zniechęcania się pracownika do firmy

0. Rozpoczyna nową pracę pełen entuzjazmu.

-1. Zaczyna zastanawiać się, czy dobrze zrobił porzucając poprzednią pracę. Wydaje mu się, że wpadł z deszczu pod rynnę. Może zbyt szybko obdarzył swojego przyszłego przełożonego zaufaniem? Załamuje się jego nadzieja na możliwość zdobycia nowej wiedzy, awans, podwyżkę. Nie czuje się doceniany ani potrzebny.

-2. Zastanawia się, czy nie lepiej będzie poszukać nowej pracy, bo stres odbija się na jego zdrowiu i życiu prywatnym.

-3. Próbuje coś zmienić. Jeśli ma dość odwagi, to próbuje wyjaśnić szefowi, dlaczego nie jest zadowolony ze swojej sytuacji.

-4. Podejmuje decyzję o odejściu z firmy.

-5. Rozpatruje osobiste koszty odejścia. Coraz większy stres i przemęczenie, czy ewentualne niższe zarobki w nowej pracy? Praca ponad miarę, czy ratowanie resztek życia prywatnego? Robienie w kółko tego samego, czy podjęcie próby wydostania się z tej pułapki? W każdym razie jest przekonany, że w tej firmie nikomu nie zależy na rozwoju jego kompetencji.

-6. Pasywnie poszukuje nowej pracy. Nasłuchuje uważnie, gdy znajomi rozmawiają o swojej pracy.

-7. Przygotowuje się do aktywnych poszukiwań. Uaktualnia swój profil na LinkedIn lub Goldenline. Pisze nową wersję CV.

-8. Aktywnie poszukuje nowej pracy. Przegląda oferty w prasie. Odnawia kontakty ze starymi znajomymi. Wysyła swoją ofertę do wytypowanych pracodawców.

-9. Otrzymuje propozycję nowej pracy i…

-10. Odchodzi z firmy do nowej pracy, lub…

-11. Odchodzi z firmy bez zagwarantowanej nowej pracy, lub…

-12. Pozostaje w starej firmie. Traci całkowicie motywację. Uczy się pracować w taki sposób, aby go nie wyrzucili.

Kompetentny kierownik jest w stanie rozpoznać, na którym z trzech pierwszych etapów procesu zniechęcania się do firmy jest każdy z jego pracowników. Najbardziej widoczne objawy, to spóźnienia, częste zwolnienia lekarskie, negatywne nastawienie do wszystkiego, bierność.

Szczególnie wyczulony powinieneś być przy okazji różnych zdarzeń, które mogą wywołać niezadowolenie niektórych pracowników. Na przykład informacja o nieetycznych działaniach firmy, zatwierdzenie planu szkoleń, zmiana organizacyjna, zmiany wynagrodzeń i ponad dwadzieścia innych okazji wymienionych w cytowanej książce. Płace są wprawdzie przyczyną odejścia pracowników tylko w 12% przypadków, jednak ogłoszenie zmian płac – mimo, że zwykle są to dane poufne – prowadzi do porównań. Pracownik może uznać, że wyższe podwyżki dla niektórych kolegów świadczą o nieuzasadnionym niedocenieniu jego pracy i kompetencji. Kierownik powinien umieć przekonująco uzasadnić swoje decyzje płacowe.

Proces zniechęcania się zajmuje bardzo dużo czasu – czasem kilka lat. Pozbawia pracownika energii i przyjemności z pracy, którą wykonywał kiedyś z satysfakcją.  Nie każdy przechodzi kolejno przez każdy z 13 etapów. W moim przypadku przeskoczyłem od razu kilka stopni i znalazłem się na poziomie minus 11. Z badań Thomasa Lee wynika, że około 20% osób odchodzi z pracy nie mając podpisanej umowy o pracę w innej firmie. Nie zalecam tego nikomu, kto ma na utrzymaniu rodzinę i kredyty. Być może dlatego, że należę do generacji X. Moi młodsi koledzy z pokolenia Y potrafią zobaczyć w takiej sytuacji nieoczekiwaną szansę na zmianę swojego życia na lepsze. I coraz częściej myślę, że mają rację.

Konsekwencje dla firmy

Opis procesu zniechęcania się do firmy nie jest przeznaczony dla osób, które są na którymś z etapów rozstawania się z nią. One po prostu tak postępują.

Człowiekiem, który może zapobiec odejściu pracownika jest jego przełożony. Jako kierownik jesteś odpowiedzialny za zmarnowanie wszystkich kosztów poniesionych przez firmę na rekrutację, wdrożenie do obowiązków i szkolenie pracownika, który odchodzi. Firma poniosła trudne do wyliczenia koszty wszystkich jego błędów, które są nieuniknione w toku zdobywania doświadczenia. I wartość tego doświadczenia jest największą stratą firmy. Jednak – co jest paradoksem – nie pokazuje tej straty tradycyjna księgowość. Nie jest wykluczone, że pozostanie w firmie pracownika, który doszedł do ostatniego etapu jest jeszcze bardziej kosztowne.

Jako przełożony zawiodłeś człowieka, który ci zaufał.

W 80% przypadkach pracownicy odchodzą z własnej inicjatywy, a nie dlatego, że ktoś dał im lepszą propozycję. Leigh Branham sugeruje, że nie zauważyłbyś problemu nawet wtedy, gdyby pracownicy przemaszerowali przed tobą z transparentami odzwierciedlającymi ich stan ducha. Chciałbym wierzyć, że żaden z czytelników blogu nie jest tym kierownikiem, od którego ludzie odchodzą, a ja napisałem artykuł dla nikogo.

Na zakończenie jeszcze jeden wniosek z badań Thomasa Lee, nad którym powinieneś się zastanowić:

75 procent wszystkich pracowników jest zniechęconych i utraciło motywację do pracy

Ile kosztuje okresowa obsługa techniczna?

Gdy potrzebujesz dodatkowej maszyny, masz wybór między kilkudziesięcioma modelami nowych i używanych maszyn różnych producentów.

Jednym z kryteriów wyboru powinien być przewidywany koszt eksploatacji. Jego składnikiem jest cena, jaką trzeba płacić za wykonywanie okresowej obsługi technicznej (w skrócie OT). Dla starszych modeli maszyn taka obsługa powinna być wykonana co 250 motogodzin. Maszyny nowszych modeli muszą być serwisowane co 500 motogodzin.

Co powinna zawierać oferta serwisu na wykonanie OT?

Dostawcy maszyn i serwisy próbują w tym obszarze konkurować ze sobą przy użyciu nie zawsze czystych sposobów. Proponuję przyjąć następujący sposób porównywania ofert.

  1. Serwis powinien przedstawić listę wszystkich czynności okresowej obsługi technicznej, którą nazywam listą OT. Powinien zapewnić cię, że jest to kompletna lista czynności zalecanych przez producenta, aby maszyna była trwała i niezawodna. Jest to ważne, bo w podręczniku operatora nie ma czynności, które jest w stanie fachowo wykonać tylko profesjonalny serwis, jak na przykład regulacja luzu zaworów. Profesjonalny serwis otrzymał taką listę od producenta maszyny.
    Na liście producenta zwykle nie ma pobierania próbek olejów z głównych zespołów. Aby porównać różne oferty, zapytaj, czy cena to obejmuje.
  2. Przy każdej czynności na liście musi być podane, co ile motogodzin trzeba ją wykonać.
  3. Przy niektórych czynnościach potrzebne są materiały (filtry, oleje, uszczelnienia). Powinny być opisane na liście w sposób umożliwiający ich identyfikację i ustalenie ceny rynkowej. Na liście powinny być również dane filtrów (producent i numer katalogowy). Ilości materiałów do OT powinny być wyszczególnione.
    Takie dane umożliwiają sprawdzenie, czy różnice w cenie OT między poszczególnymi ofertami nie wynikają z zastosowania tanich zamienników lub przyjęcia niewłaściwych ilości olejów, filtrów i innych materiałów.
  4. Serwis powinien zagwarantować, że materiały do OT odpowiadają wymaganiom określonym przez producenta maszyny. Nie daj się namówić na lepsze, a więc znacznie droższe oleje syntetyczne, jeśli producent maszyny nie stawia takiego wymagania. Nie ulegaj jednak również sugestii nierzetelnego serwisu, który może cię namawiać na użycie tańszych olejów, gdy są o niższej, niż wymagana jakości.
  5. Serwis powinien cię przekonać, że jego serwisanci będą przeszkoleni i odpowiednio wyposażeni. Różnice między serwisami, a nawet oddziałami tej samej firmy serwisowej bywają w tym zakresie olbrzymie.
  6. Serwis powinien się zobowiązać, że jego serwisanci rzetelnie wykonają wszystkie czynności. Potwierdzeniem tego powinna być podpisana przez serwisanta lista kontrolna czynności OT załączona do zlecenia serwisowego i faktury.
  7. Wykonywanie OT nigdy nie ma najwyższego priorytetu zarówno dla klienta, jak i dla serwisu. Ważniejsze jest usuwanie awarii. Jednakże OT powinna być wykonana przy określonych przez producenta przebiegach z dokładnością zwykle ±50 motogodzin. Jeśli maszyna jest na gwarancji, to upewnij się, że producent akceptuje taką dokładność, a nie na przykład ±20 motogodzin. Po twojej stronie jest odpowiednio wczesne powiadomienie serwisu. Serwis powinien się zobowiązać do realizacji w takim terminie, aby zapewnić wymaganą dokładność.

Ostatnim kryterium jest cena poszczególnych rodzajów OT, którą konkurenci powinni przedstawić w postaci tabeli zawierającej następujące informacje:

  • stan licznika, przy którym serwis wykona obsługę
  • rodzaj OT, która zostanie wykonana
  • przybliżona średnia pracochłonność każdej OT.  Wówczas nie poniesiesz kosztów ewentualnej zbyt długiej pracy serwisanta, który na przykład zapomniał specjalnego klucza do filtra i musi improwizować. Znając pracochłonność OT, zauważysz, że serwisant wykonał czynności OT podejrzanie szybko, czyli prawdopodobnie niektóre pominął.
  • przybliżony średni czas wyłączenia maszyny z ruchu (czas postoju). Wtedy wiesz, jak zaplanować pracę. Ten czas będzie mniejszy, jeśli przyjedzie 2 serwisantów. Nie licz jednak, że będzie to połowa czasu pracochłonności, bo czas trwania niektórych czynności nie zależy od liczby mechaników, czego przykładem jest spuszczenie i nalanie oleju hydraulicznego.
  • zryczałtowana cena za robociznę
  • cena za materiały potrzebne do wykonania OT.

Przykład obliczenia ceny OT

Przykładowa tabela dotyczy nowej maszyny kupionej przy stanie licznika 0. Załóżmy, że pierwsza obsługa gwarancyjna po 250 motogodzinach jest bezpłatna, ale płacisz pełną cenę za obsługę przy 500 motogodzinach. Zamierzasz sprzedać maszynę tuż przed wykonaniem kolejnej obsługi OT-500 przy stanie licznika 8499 motogodzin.

Stan licznika Rodzaj OT Pracochłonność / czas postoju [godz.] Cena za robociznę Cena za materiały
500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
1000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
1500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
2000 OT-2000 7,2 / 7,2 900 2000
2500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
3000 OT-3000 6,4 / 6,4 800 1700
3500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
4000 OT-4000 8,0 / 6,0* 1000 4300
4500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
5000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
5500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
6000 OT-6000 7,6 / 7,6 950 2400
6500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
7000 OT-1000 5,6 / 5,6 700 1300
7500 OT-500 4,0 / 4,0 500 1000
8000 OT-8000 11,2 / 8,0* 1400 4500
8499
Razem 89,2 /  84,0 11150 26800

*  do tych OT przyjedzie dwóch serwisantów

Cena za robociznę wynosi 11 150 zł i za materiały – 26 800 zł. Razem = 37 950 zł. Za taką kwotę maszyna przepracuje 8499 motogodzin, czyli cena jednostkowa za OT wyniesie 4,47 zł za każdą motogodzinę. Maszyna będzie wyłączona z ruchu przez 84 godziny. Serwisanci przepracują 89 godzin, z czego wynika, że serwis zastosował średnią stawkę za roboczogodzinę 125 zł.

Gdybyś zdecydował się sprzedać maszynę tuż przed wykonaniem OT-8000, koszt OT byłby niższy o 1 400 + 4 500 = 5 900 zł, a cena jednostkowa za OT wyniosła 4,00 zł/mtg, czyli 11% taniej. Oczywiście zatajenie tego przed nabywcą nie będzie fair. Nowy użytkownik powinien mieć świadomość, że przed rozpoczęciem pracy będzie musiał zapłacić za tę kosztowną usługę.

Lista kończy się na stanie licznika, przy jakim zamierzasz pozbyć się maszyny. Dzięki temu wiesz, ile wydasz na okresową obsługę techniczną i ile z tego przypadnie na każdą motogodzinę pracy. Taka informacja pomoże ci wybrać najbardziej odpowiednią maszynę i najlepszy serwis, który ją będzie serwisował.

Jeśli chcesz porównać ofertę konkurencyjnych serwisów dla jakiegoś okresu pracy maszyny używanej, poproś o te dane na przykład od stanu licznika 3500 do 6000. Czyli pierwszą OT wykonają przy stanie 3500, a ostatnią przy stanie 6000. Jeśli ceny będą takie, jak w przykładowej tabeli, to płacąc 4 150 + 11 000 = 15 150 zł przepracujesz 3000 motogodzin. Cena jednostkowa wyniesie 5,05 zł/mtg. Uwaga! Powinieneś współpracować z serwisem w celu ustalenia, jakiego rodzaju OT maszyna wymaga przy stanie licznika 3500.

Opłata za dojazd serwisu

Ceny za dojazd do konkretnych, podanych przez ciebie lokalizacji maszyn powinny być zryczałtowane i podane osobno. Dzięki odrębnej liście cenowej za dojazd będziesz mógł przewidzieć ewentualną zmianę kosztów, gdy przesuniesz maszynę na inną budowę. Ta lista cen za dojazd powinna być niezależna od cen za OT, bo jeśli w tym samym dniu dwie maszyny będą wymagały przeglądu, to zaoszczędzisz kilkaset złotych (jeden dojazd serwisu, to jedna opłata). Taką samą oszczędność osiągniesz, jeśli poczekasz z usunięciem usterki nie pogarszającej wydajności maszyny do dnia OT innej maszyny.
Jeśli na budowie zdarzy się sytuacja, że kilka maszyn powinno mieć OT w jednym czasie, to potrzeba na ich wykonanie więcej, niż jeden dzień. Wtedy serwis powinien obciążyć cię za jeden dojazd, ale musisz liczyć się z koniecznością zapłacenia za hotel ekipy serwisu. To i tak będzie znacznie taniej, niż opłata za codzienne dojazdy.

Ryzyko dodatkowej opłaty za obsługę DPF

Maszyny niektórych producentów spełniające najnowsze normy czystości spalin są wyposażone w dodatkowy układ oczyszczania spalin z filtrem zwanym DPF (Diesel Particulate Filter). Mam nadzieję, że rzadko, ale może zajść konieczność wymiany filtra cząstek stałych na nowy, a nie na regenerowany. To może radykalnie zmienić cenę jednostkową za OT.

Jeśli obsługa dodatkowego układu oczyszczania spalin kosztuje na przykład 1000 złotych i trzeba ją wykonać co 4500 motogodzin, to cena okresowej obsługi technicznej (OT) maszyny zwiększa się o 0,22 zł za każdą z 4500 motogodzin. W naszym przykładzie zwiększy to koszt jednostkowy OT po przebiegu 8499 motogodzin do 4,58 zł/mtg, czyli o około 3%. Jednak jeśli kiedyś będziesz musiał zapłacić za nowy filtr DPF i będzie to na przykład 18  000 złotych razem z robocizną i innymi elementami, to cena za OT po 8499 motogodzin wzrośnie do 6,58 zł/mtg, czyli będzie wyższa o 47%.
Upewnij się, czy oferta serwisu obejmuje obsługę układu oczyszczania spalin i czy jest tam cena za filtr regenerowany, czy za nowy. Może zdarzyć się takie przyjemne zaskoczenie, jak dwukrotna bezpłatna wymiana filtra DPF przez serwis autoryzowany przez producenta maszyny. Po 4500 i 9000 motogodzinach pracy robi tak na przykład serwis Komatsu w Polsce (informacja z 2015 roku).

***

Tylko w ten sposób możesz obiektywnie porównać ceny konkurencyjnych serwisów.
Tylko w ten sposób możesz porównać obiektywnie koszt okresowej obsługi technicznej konkurencyjnych maszyn.

TEMPUS FUGIT

Czy kierownik serwisu wybrał najlepszego kandydata?

W ogłoszeniu sformułowanym przez dział kadr było napisane, że do szybko rozwijającego się oddziału serwisu poszukujemy mechanika doświadczonego w serwisowaniu maszyn budowlanych.

Jednym z kandydatów był Wojtek, mechanik z wieloletnim doświadczeniem w konkurencyjnym serwisie. Został niedawno zwolniony, bo kryzys w budownictwie spowodował zmniejszenie zapotrzebowania na usługi a serwis jest przecież od generowania zysku. Najwięcej można było zaoszczędzić na płacy dobrze zarabiającego, a teraz nie bardzo potrzebnego doświadczonego Wojciecha, więc wiadomo dlaczego poszukiwał pracy.

Innym kandydatem był Zbyszek, który dwa lata temu skończył studia i dotychczas nie pracował w swoim wyuczonym zawodzie inżyniera mechanika. Poszukując pracy chwytał każdą okazję aby zarobić na utrzymanie żony i małego dziecka. Był więc już magazynierem w hurtowni, kurierem i doradcą klienta w serwisie samochodów osobowych.

Szef firmy, który miał zaakceptować wybór kierownika serwisu miał wątpliwości widząc jego wniosek o zatrudnienie Zbigniewa. Czyżby Mariusz kierował się chęcią zatrudnienia najtańszego pracownika? Czy nie są mu już potrzebni serwisanci zdolni do samodzielnego radzenia sobie z trudnymi usterkami?

Mariusz wyjaśnił, że wybierając Zbyszka zastosował kryteria*, które stosuje od chwili, gdy został kierownikiem nowo powstałej placówki serwisowej. Według niego to sprawiło, że jego sześcioosobowa ekipa jest tak efektywna i chwalona przez klientów. Jego mechanicy często zaskakują przyjemnie klientów przyzwyczajonych od lat do byle jakiej obsługi. A każdy z nich zaczął swoją karierę zaledwie kilkanaście miesięcy temu.

Mariusz nie przyjmował do pracy nowego pracownika z myślą, że jeśli się w okresie próbnym nie sprawdzi, to go zwolni i poszuka innego. Żeby uniknąć takiej sytuacji trzeba zrobić wszystko co możliwe, aby wybrać właściwego kandydata.
Dla Mariusza było jasne, że jeśli kogoś w procesie rekrutacji uzna za doświadczonego, to za jakiś czas nie zwolni go za brak doświadczenia. Przecież od czasu, gdy zaczął pracować w naszej firmie, ma go jeszcze więcej.
Może się zdarzyć, że straci chęć do pracy, ale wtedy trzeba sprawdzić, czy to tak mu samo przyszło, czy ma w tym udział jego przełożony, koledzy albo generalnie atmosfera pracy w firmie.

Intuicja podpowiedziała naszemu kierownikowi serwisu, że kandydat bez żadnego doświadczenia w branży będzie bardziej rzetelnym i silniej zmotywowanym pracownikiem, niż źle potraktowany przez poprzedniego pracodawcę doświadczony Wojtek. Oprócz tego Mariusz znał pogłoski, że mechanicy w firmie, która zatrudniała Wojtka traktują swego pracodawcę w taki sam sposób, jak on ich. Czyli zero wzajemnego zaufania i „róbcie tak, aby nikt was nie złapał”. Obawa kierownika przed przeniesieniem tego wirusa do jego zespołu przeważyła. Zdecydował, że koszt szkoleń, które trzeba zafundować Zbigniewowi będzie niższy, niż narażenie na szwank tak długo budowanej kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu. Jego mechanicy przez co najmniej 80% czasu pracują w polu przy maszynach, bez nadzoru, daleko od kierownika. A nikt jeszcze nie wynalazł skuteczniejszego sposobu kontroli, niż samokontrola.

Najważniejsze cechy pracownika serwisu

  1. rzetelność
  2. motywacja
  3. umiejętności
  4. inteligencja
  5. wykształcenie
  6. doświadczenie

____________________________________
* Te kryteria sformułował jako pierwszy Dee Hock – twórca organizacji VISA.

Firma bez wizji – jak długo przetrwa?

Depositphotos_29123921_xs300Są firmy, gdzie najwyższe kierownictwo spędza czas na spotkaniach, których najważniejszym tematem jest stopień wykonania budżetu miesiąca lub kwartału. Dyrektorzy oglądają dziesiątki slajdów, a na żadnym z nich nie widać twarzy jakiegokolwiek klienta. Świetnie opłacani menedżerowie są święcie przekonani, że od uporczywego wpatrywania się w tablicę wyników zmienia się rezultat meczu. Raz na kilka lat na spotkaniu załogi przedstawia się przysłany z centrali korporacji dwudziestopunktowy plan strategiczny na najbliższe 3-5 lat. Od tej pory pracownicy mają z entuzjazmem zrealizować sprzedaż za tyle i tyle milionów i osiągnąć kilkadziesiąt wzajemnie sprzecznych wskaźników ekonomicznych.

Są firmy, których właściciel nie informuje pracowników o żadnych długofalowych planach. Nie informuje ich o osiągniętych wynikach. Żąda, aby ściśle wykonywali wszystkie polecenia, bo przecież tylko za to im płaci.

Współczuję ci, jeśli pracujesz dla firmy, której jedynym długofalowym celem jest zwiększanie zysku.

Opracowanie wizji przyszłości oddziału serwisu

Firma bez atrakcyjnej dla pracowników wizji przyszłości nie przetrwa przypadkowego kryzysu, nie może się również stabilnie rozwijać. Jednak skoro zdecydowałeś się tu pracować, to spróbuj coś z tym zrobić dla dobra swoich ludzi. Wyznacz wspólnie z nimi 3-4 cele do osiągnięcia w ciągu kilku następnych lat. Jeden z nich powinien oczywiście mieć charakter finansowy, bo bez pieniędzy nie może istnieć żadne przedsiębiorstwo. Byłoby doskonale, gdyby twój przełożony te cele zaakceptował. W przeciwnym przypadku możesz stosować strategię „małego pieska”, czyli „robić swoje” w stworzonej przez siebie niszy i się tym zbytnio nie chwalić. Jednak wtedy nie będziesz miał sprzymierzeńca w trudnych chwilach, gdy trzeba się odwołać do podstaw istnienia serwisu.

Będzie ci łatwiej ustalić długoterminowe cele twojego zespołu, jeśli razem z jego kluczowymi członkami odpowiecie sobie na kilka pytań:

  • które cele firmy albo korporacji, do której należę, mogę wesprzeć?
  • jakie jest moje największe marzenie zawodowe?
  • czym chciałbym się pochwalić jako pracownik za kilka lat?
  • w czym mój zespół jest naprawdę dobry?
  • czym mój serwis odróżnia się od konkurencji?

Krótką listę najważniejszych długoterminowych celów organizacji nazywam wizją przyszłości. Ma być ona jednym z kilku drogowskazów w codziennym działaniu każdego pracownika i kierownika.

Zespół tworzący organizację serwisową Volvo CE w Polsce sformułował następującą wizję:

  • większość klientów uznaje nas za najlepszy serwis maszyn budowlanych
  • generujemy zysk, który umożliwia inwestowanie w rozwój pracowników serwisu i zapewni płynność finansową firmy w okresie zmniejszonego popytu na maszyny
  • najlepsi na rynku pracownicy i dostawcy chcą pracować z nami i dla nas
  • zawsze jesteśmy przygotowani do zmian i dokonujemy ich we właściwym czasie.

Zauważ, że poszczególne stwierdzenia dotyczą przyszłości, ale są napisane przy użyciu czasu teraźniejszego. Chodzi o to, żeby każdy pracownik mógł sam ocenić, czy firma, dla której poświęca część swojego życia zmierza w uzgodnionym kierunku. Będzie mu łatwiej zapamiętać długoterminowe cele, jeśli wizja zostanie przedstawiona w sposób symboliczny, na przykład tak, jak obrazku:

1 — klienci uważają nas za najlepszych

$ — zarabiamy pieniądze

🙂 — wszyscy chcą z nami pracować

! — nie boimy się przyszłości

Koła zębate symbolizują współzależność czterech celów.

Nie ma żadnych przeszkód, aby takie same długoterminowe cele miał kilkuosobowy oddział serwisu lub inny zespół. Różnice będą tylko w sposobie pomiaru. Widać gołym okiem, że cele te są ze sobą sprzeczne. Najważniejsze jest więc utrzymanie równowagi i to jest zadanie kierownika serwisu. Każdy krótkoterminowy cel wyznaczony przez kierownika powinien bez trudu dać się zakwalifikować jako etap na drodze do osiągnięcia celu długoterminowego. Jeśli zadanie wyznaczone przez kierownika wydaje się kierować zespół na manowce, każdy pracownik musi zaprotestować, bez względu na konsekwencje. W przeciwnym przypadku wkrótce nikt nie będzie wiedział, czy dalej pracuje w zespole, do którego się dobrowolnie przyłączył.

Możesz wyznaczyć inne, swoje własne cele. Najlepiej zrobić to wspólnie z pracownikami. Ludzie chętniej biorą udział w czymś, co sami zaplanowali.

Realizacja wizji

Definiowanie wizji ma sens, jeśli zamierzasz ją realizować. To wymaga zaplanowania szeregu działań i celów pośrednich, z których każdy powinien:

  • przybliżyć twój zespół do celu długoterminowego
  • mieć określony niezbyt odległy termin realizacji
  • być przydzielony konkretnemu pracownikowi, który będzie wykonywał lub koordynował odpowiednie działania. Taki kierownik mini projektu powinien mieć przyznane zasoby oraz uprawnienia. Nie ma żadnych przeszkód aby był nim mechanik, dla którego jest to szansa rozwoju i sprawdzenia się w nowym obszarze
  • być możliwie małym krokiem na drodze do celu, aby nie wywołać zrozumiałego oporu
  • po osiągnięciu być „celebrowany” jako istotny wkład we wspólną przyszłość.

Te cele muszą mieć określone priorytety. Żeby coś osiągnąć trzeba się skoncentrować na maksimum 3-4 celach. Im mniejsza załoga, tym mniejsza ilość celów. Gdy już masz wizję swojego zespołu za kilka lat, to ciągle o niej przypominaj pracownikom. Tego nigdy za wiele. Wszyscy muszą wiedzieć, dokąd razem zmierzacie.

Gdy brak wizji przyszłości

Kilkuletni plan korporacji przysłany z centrali zawiera 20 punktów, a kierownictwo firmy nie powiedziało pracownikom, które z nich są na naszym rynku najważniejsze. To tak, jakby firma nie miała żadnego planu. To tak, jakby pilotowi samolotu nie powiedziano przed startem, na którym lotnisku ma wylądować. Za to ma listę wymagań: po wylądowaniu ma zostać w zbiornikach 1234 litry paliwa, podczas lądowania w kabinie ma być temperatura 19 stopni i ciśnienie 987 hPa, droga hamowania ma być 2345 metrów, personel pokładowy ma podczas lotu przejść po pokładzie 765 metrów, 75% pasażerów ma odpowiedzieć na ankietę dotyczącą ich zadowolenia z pogody i co najmniej 80% odpowiedzi ma być pozytywnych itp. Pracowałem w korporacjach, rozmawiałem z ludźmi pracującymi w innych korporacjach i latałem samolotami, więc mógłbym te listę przedłużać, ale to wcale nie jest śmieszne.

W razie sytuacji kryzysowej brak wizji oznacza brak drogowskazu, który by wskazywał, co robić. W takich chwilach okazuje się, że każdy członek kierownictwa realizował dotychczas swoją własną wizję przyszłości firmy. Trudno jest szybko podjąć i sprawnie zrealizować niezbędne decyzje.

Nikt nie wie, co jest ważniejsze: udział w rynku, wielkość sprzedaży części zamiennych i usług, generowanie większego zysku licząc w pieniądzach czy utrzymanie marży procentowej, brutalne cięcie kosztów, czy wprowadzenie bardziej motywacyjnego systemu wynagradzania, zwalnianie pracowników, czy inwestowanie w ich szkolenie, rozszerzanie oferty serwisowej, czy ograniczenie się do najbardziej opłacalnych elementów tej oferty, utrzymanie lojalności klientów, czy pozbycie się klientów generujących zbyt małe zyski itd.

Wszystko to jest ważne, ale jeśli nie ma wspólnej wizji przyszłości firmy i nie ustalono priorytetów poszczególnych celów, to każdy uznaje za najważniejsze to, co mu wygodne. Kierownictwo firmy będzie karać i nagradzać na oślep. Chaos.

W takiej sytuacji bardziej nawet, niż posiadanie wizji podzielanej przez załogę, pomaga firmie przestrzeganie przez kierownictwo i pracowników głównych wartości. Są to najważniejsze zasady, jakimi kierujemy się podejmując wszystkie decyzje na wszystkich szczeblach firmy. Duża ilość firm nie sformułowała takich zasad lub ich nie przestrzega. To nie zwalnia profesjonalnego kierownika z obowiązku ustalenia takich zasad obowiązujących w jego zespole.

Opracowanie wizji przyszłości twojego oddziału i zasad, które obowiązują ciebie i każdego serwisanta, to twoje najważniejsze zadania. Bo to kierownik serwisu ponosi największą część odpowiedzialności za przyszłość swoich ludzi i ich rodzin oraz ma istotny wpływ na sukces lub porażkę swojej firmy. Twoja załoga powinna wiedzieć, na którym lotnisku zamierzacie wylądować.

Kiedy klient zacznie nas traktować poważnie?

Informacja dla kierownika serwisu z księgowości:

Dot: wskaźnik należności w ostatnim dniu poprzedniego miesiąca
Wartość faktur wystawionych przez serwis, które nie zostały zapłacone w terminie przekracza już dwukrotnie kwotę wypłaty wynagrodzeń całego serwisu […]
Dalsze pogarszanie się płynności finansowej spowoduje, że nasz dostawca części zamiennych zablokuje ich wysyłkę [..]

Co może z tym zrobić kierownik serwisu?

Najoczywistsze wydaje się zaprzestać kredytowania wszystkich klientów. To w praktyce oznacza kilkudniowy czas reakcji na problem klienta i jest nieakceptowalne przez obie współpracujące (?) strony. Plan pracy serwisantów byłby przygotowywany praktycznie przez dział finansowy, który kontroluje przedpłaty a nie przez kierownika serwisu. Klienci, którzy dotychczas płacili faktury w terminie poczuliby się źle potraktowani. Poszukaliby innego partnera do serwisowania swoich maszyn.

Problem wynika ze społecznego przyzwolenia na nierzetelność. Płacenie rachunków, to elementarny obowiązek każdego przedsiębiorcy. Niestety, w grupie przedsiębiorców pozostało jeszcze zbyt wielu ludzi, którzy nimi być nie powinni. Proces ich eliminacji przyspieszyła fala upadków wielu naszych firm budowlanych uczestniczących w programie autostradowym. Została ona wywołana głównie przez dwa czynniki. W wywiadzie opublikowanym 20 lipca 2013 roku w Gazecie Wyborczej Pan Jeremi Mordasewicz, przedsiębiorca, ekspert Polskiej Konfederacji Pracodawców „Lewiatan” mówi:

Umowy, które dawała do podpisu wykonawcom GDDKiA, nie były równoprawne. Wszelkie ryzyka, nawet od nich niezależne, obciążały wykonawców. Bardziej doświadczeni, z większą wyobraźnią, wycofywali się albo w przetargu proponowali wyższą cenę. Pozostawały firmy, których szefowie mówili sobie: jakoś to będzie.
[…] Badania Lewiatana pokazują, że ponad połowa firm stara się po prostu przeżyć. Na rozwój nastawiona jest mniej niż połowa.

Kierownik serwisu nie ma żadnego wpływu na regulacje prawne i działanie agencji rządowych. No, może poza udziałem w wyborze swoich przedstawicieli do sejmu. Nie jest również w stanie  sprawdzić, do której grupy przedsiębiorców należy właściciel firmy, z którą współpracuje. Ponieważ tylko mniej, niż połowa firm jest nastawiona na rozwój, to jest duże prawdopodobieństwo, że  należy do przedsiębiorców, których kompetencje planistyczne sprowadzają się do „jakoś to będzie”. Podpisują nierównoprawne umowy zamiast – w ostateczności – zdecydować o zaprzestaniu działalności. Tłumaczenie, że dbali o miejsca pracy nie usprawiedliwia krzywdy pracowników firm współpracujących, których nikt nie pytał, czy też chcą ryzykować. W wyniku błędnych decyzji niekompetentnych przedsiębiorców ich firmy i tak poniosły straty lub upadły. Nasz kierownik serwisu wraz ze swoimi ciężko pracującymi i kompetentnymi serwisantami może łatwo znaleźć się w tej grupie, jeśli będzie wykonywał usługi bez zapłaty.

Nie uważam, że przedsiębiorca nie ma prawa do błędów i nie może ponieść porażki. Wprost przeciwnie. Tym się przecież różni od pracownika, że w życiu poszukuje wolności a nie bezpieczeństwa. Ale ktoś, kto chce zdobyć wolność dla siebie musi mieć na względzie dobro innych ludzi.

Przedsiębiorca zwykle nie dzieli się zyskiem ze swoim partnerami i pracownikami. Dlaczego więc chce, aby ponosili wspólnie z nim koszty jego porażki? A do tego sprowadza się utrata płynności finansowej. Przedsiębiorca musi nieustannie podnosić swoje kompetencje do prowadzeniu biznesu. To jest minimum, aby zmniejszyć ryzyko bankructwa.

Koledzy Kierownicy, co robicie, gdy połowa waszych faktur nie jest zapłacona w terminie?
Szanowni Przedsiębiorcy, którzy płacicie swoje rachunki na czas, w jaki sposób powinien zachować się kierownik serwisu?