Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

Czy kierownik serwisu wybrał najlepszego kandydata?

W ogłoszeniu sformułowanym przez dział kadr było napisane, że do szybko rozwijającego się oddziału serwisu poszukujemy mechanika doświadczonego w serwisowaniu maszyn budowlanych.

Jednym z kandydatów był Wojtek, mechanik z wieloletnim doświadczeniem w konkurencyjnym serwisie. Został niedawno zwolniony, bo kryzys w budownictwie spowodował zmniejszenie zapotrzebowania na usługi a serwis jest przecież od generowania zysku. Najwięcej można było zaoszczędzić na płacy dobrze zarabiającego, a teraz nie bardzo potrzebnego doświadczonego Wojciecha, więc wiadomo dlaczego poszukiwał pracy.

Innym kandydatem był Zbyszek, który dwa lata temu skończył studia i dotychczas nie pracował w swoim wyuczonym zawodzie inżyniera mechanika. Poszukując pracy chwytał każdą okazję aby zarobić na utrzymanie żony i małego dziecka. Był więc już magazynierem w hurtowni, kurierem i doradcą klienta w serwisie samochodów osobowych.

Szef firmy, który miał zaakceptować wybór kierownika serwisu miał wątpliwości widząc jego wniosek o zatrudnienie Zbigniewa. Czyżby Mariusz kierował się chęcią zatrudnienia najtańszego pracownika? Czy nie są mu już potrzebni serwisanci zdolni do samodzielnego radzenia sobie z trudnymi usterkami?

Mariusz wyjaśnił, że wybierając Zbyszka zastosował kryteria*, które stosuje od chwili, gdy został kierownikiem nowo powstałej placówki serwisowej. Według niego to sprawiło, że jego sześcioosobowa ekipa jest tak efektywna i chwalona przez klientów. Jego mechanicy często zaskakują przyjemnie klientów przyzwyczajonych od lat do byle jakiej obsługi. A każdy z nich zaczął swoją karierę zaledwie kilkanaście miesięcy temu.

Mariusz nie przyjmował do pracy nowego pracownika z myślą, że jeśli się w okresie próbnym nie sprawdzi, to go zwolni i poszuka innego. Żeby uniknąć takiej sytuacji trzeba zrobić wszystko co możliwe, aby wybrać właściwego kandydata.
Dla Mariusza było jasne, że jeśli kogoś w procesie rekrutacji uzna za doświadczonego, to za jakiś czas nie zwolni go za brak doświadczenia. Przecież od czasu, gdy zaczął pracować w naszej firmie, ma go jeszcze więcej.
Może się zdarzyć, że straci chęć do pracy, ale wtedy trzeba sprawdzić, czy to tak mu samo przyszło, czy ma w tym udział jego przełożony, koledzy albo generalnie atmosfera pracy w firmie.

Intuicja podpowiedziała naszemu kierownikowi serwisu, że kandydat bez żadnego doświadczenia w branży będzie bardziej rzetelnym i silniej zmotywowanym pracownikiem, niż źle potraktowany przez poprzedniego pracodawcę doświadczony Wojtek. Oprócz tego Mariusz znał pogłoski, że mechanicy w firmie, która zatrudniała Wojtka traktują swego pracodawcę w taki sam sposób, jak on ich. Czyli zero wzajemnego zaufania i „róbcie tak, aby nikt was nie złapał”. Obawa kierownika przed przeniesieniem tego wirusa do jego zespołu przeważyła. Zdecydował, że koszt szkoleń, które trzeba zafundować Zbigniewowi będzie niższy, niż narażenie na szwank tak długo budowanej kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu. Jego mechanicy przez co najmniej 80% czasu pracują w polu przy maszynach, bez nadzoru, daleko od kierownika. A nikt jeszcze nie wynalazł skuteczniejszego sposobu kontroli, niż samokontrola.

Najważniejsze cechy pracownika serwisu

  1. rzetelność
  2. motywacja
  3. umiejętności
  4. inteligencja
  5. wykształcenie
  6. doświadczenie

____________________________________
* Te kryteria sformułował jako pierwszy Dee Hock – twórca organizacji VISA.

Twój dobry pracownik odszedł do konkurencji?

Man with wrench on white background. Isolated 3D imageZłożenie przez pracownika wypowiedzenia umowy o pracę jest nieprzyjemne dla każdego kierownika. Może nie tak bardzo, jak konieczność zwolnienia go z inicjatywy firmy, ale jednak jest to sytuacja bardzo niekomfortowa.

Kilka lat temu dałeś szansę życiową młodemu człowiekowi bez żadnego doświadczenia, który właśnie skończył studia. Pracuje w znanej firmie, ma telefon, laptopa, używa najlepszych narzędzi. Dostaje regularnie wypłatę, nikt go nie szykanuje. Choć popełnił sporo błędów, koledzy go lubią, a on odchodzi?

Jeśli nawet zdobyłeś się na przeprowadzenie szczerej rozmowy po otrzymaniu jego rezygnacji, to jest mała szansa, że poznałeś prawdziwe przyczyny tego dramatycznego kroku. Ludzie najczęściej motywują swoje odejście lepszą płacą. I czasami tak rzeczywiście jest, ale jeśli odchodzą od ciebie pracownicy, którym konkurencja oferuje wynagrodzenie wyższe zaledwie o kilkanaście procent, to raczej nie płaca skłoniła ich do zmiany pracodawcy. Spośród tysięcy ankietowanych pracowników zmieniających pracodawcę zaledwie kilkanaście procent zrobiło to głównie z powodu zarobku.

Jeśli pracownik był w twoim zespole dłużej, niż rok, to zastanów się nad sobą jako kierownikiem. Być może zgodnie z Zasadą Petera zająłeś już ten szczebel w hierarchii firmy, na którym jesteś niekompetentny. Tego zwykle samemu się nie dostrzega. Nawet jeśli jesteś kompetentnym kierownikiem, to jest małe prawdopodobieństwo, że potrafisz przyznać się do swoich błędów popełnionych wobec pracownika. Wyjaśnienie, dlaczego ich nie znajdujesz jest bardzo proste: mózg człowieka bardzo nie lubi być w stanie dysonansu poznawczego, czyli twój mózg bardzo łatwo znajduje usprawiedliwienia dla twoich postępków, które w wykonaniu innych osób uznałbyś za karygodne.

Może pozostali współpracownicy zdobędą się na chwilę szczerości – poproś ich o to. Nie obrażaj się, jeśli ich słowa będą nieprzyjemne. Oni jeszcze nie doszli do ostatniego etapu w relacjach z tobą, ich kierownikiem, więc mogą dać ci szansę na zmianę i uratowanie kariery.

Na końcu zastanów się, czy w firma, dla której pracujesz jest tą, w której ty sam chcesz pracować przez następne kilkadziesiąt lat.

Ludzie zaczynają myśleć o zmianie pracy, gdy czują, że ich najważniejsze ludzkie potrzeby nie są zaspakajane. Leigh Branham przeanalizował odpowiedzi ponad 3 tysięcy osób, które złożyły wypowiedzenie. Zaklasyfikował te odpowiedzi do czterech kategorii niespełnionych potrzeb:

  • potrzeba zaufania do firmy i jej kierownictwa
  • potrzeba nadziei, że w tej firmie jest szansa na rozwój, awans, wyższą płacę
  • potrzeba poczucia własnej wartości
  • potrzeba bycia kompetentnym

Oczywiście ankietowani pracownicy nie mówili w tak ogólny sposób. Ich odpowiedzi na pytanie: Dlaczego złożyłeś wypowiedzenie? ten badacz ułożył w kolejności od najczęściej występującej. Na pierwszym miejscu znalazła się odpowiedź: Ograniczone możliwości rozwoju kariery lub awansu. Tak odpowiedziało 16 procent pytanych. Nieatrakcyjne wynagrodzenie, to przyczyna nr 3 i wymieniło ją 12 procent. Na ostatnim 19 miejscu 1 procent badanych wymieniło niewłaściwą postawę współpracowników.

Patrząc z innej perspektywy: tylko 20 procent osób zmienia pracę, bo dostało atrakcyjną ofertę. Czyli dla pozostałych 80% powodem są negatywne czynniki w obecnym miejscu pracy. Takie są fakty. Nie sądź pochopnie, że twój pracownik zwolnił się, bo konkurencja go podkupiła.

Ludzie nie odchodzą od firm, tylko od menedżerów.

Z zespołów, którymi kierowałem nie odeszło zbyt wielu dobrych pracowników. Starałem się koncentrować na tym, aby moi koledzy przychodzili z chęcią do pracy i mogli się rozwijać. Nie zastanawiałem się, czy dobrze stosuję którąś z kilkudziesięciu technik zapobiegania odchodzeniu najlepszych pracowników opisanych w dwóch książkach, które ostatnio wpadły mi w ręce. Jednak warto je poznać:  7 prawdziwych powodów odchodzenia z pracy lub Trzy oznaki pracy, która nie daje szczęścia.

Jaki samochód będzie najlepszy dla twoich serwisantów?

Czy zatrudniasz jednego, czy kilkudziesięciu serwisantów, masz ten sam problem: w jaki sposób mechanik z narzędziami i częściami zamiennymi ma dotrzeć do uszkodzonej maszyny. Pracuje ona na budowie kilkanaście lub kilkaset kilometrów od twojej bazy.
Czy chcesz aby serwisant tylko zdiagnozował usterkę? A może byłby w stanie ją naprawić za jednym wyjazdem?
Nie ma idealnego rozwiązania pasującego do wszystkich okoliczności.
Jeśli serwisant ma jechać tylko do diagnostyki, to wystarczy mu mały samochód dostawczy wyposażony w narzędzia diagnostyczne.

Mobilny warsztat

High Speed ServiceNajważniejsze wymagania wobec uniwersalnego pojazdu, którym serwisant (czasem z pomocnikiem) dojeżdża do maszyny w polu żeby ją naprawić:

  • Powinien być szybki, ale nie grzęznąć w byle błocie
  • Powinien być w dobrym stanie technicznym, aby nie trzeba było go naprawiać po drodze zamiast jechać do awarii maszyny
  • Powinien zapewniać minimum komfortu dla serwisanta, który po kilku godzinach jazdy musi mieć energię i ochotę na rozpoczęcie swojej prawdziwej pracy w nieznośnym upale lub na mrozie. Praca w takich warunkach jest na tyle ciężka, że nie wolno dodatkowo męczyć pracownika w czasie dojazdu i powrotu. To oznacza klimatyzację kabiny kierowcy i ogrzewanie przedziału roboczego, gdzie w czasie przerwy można się ogrzać i zjeść śniadanie
  • W czasie naprawy niektóre czynności trzeba wykonać pod dachem, będąc osłoniętym od wiatru z piaskiem, w pozycji stojącej, gołymi rękami. To określa wymiary przedziału roboczego oraz konieczność jego ogrzewania
  • Wyposażenie uniwersalnego warsztatu mobilnego w narzędzia kosztuje więcej, niż samochód. Dlatego nie warto oszczędzać na szafkach, schowkach, szufladach itp. Wszystko musi być zawsze na wyznaczonym miejscu. W przeciwnym przypadku serwisant będzie tracił czas na poszukiwania narzędzi, a po skończonej pracy nie zauważy braku niektórych z nich
  • Zwykle warsztat mobilny transportuje części zamienne potrzebne do naprawy lub obsługi. Powinien być przystosowany do bezpiecznego ich przewiezienia
  • Jeśli warsztat mobilny ma wykonywać większe naprawy i wszystkie rodzaje obsługi technicznej, to powinien mieć źródło prądu i sprężonego powietrza
  • Podłoga przedziału roboczego nie możne być zbyt wysoko, bo czasami mechanik musi wejść do pojazdu kilkadziesiąt razy w ciągu dnia. Wątpiącym decydentom proponuję postawić swoje biurko na tej samej wysokości, co podłoga warsztatu mobilnego
  • Podłoga i ściany warsztatu mobilnego muszą dać się łatwo utrzymać w czystości

Większość profesjonalnych serwisów maszyn budowlanych używa samochodów dostawczych o dopuszczalnej masie całkowitej 3500 kg, z napędem na jedną oś. To jest kompromis między możliwością przyzwoitego wyposażenia warsztatu mobilnego a wszelkimi utrudnieniami wynikającymi z jazdy samochodem ciężarowym. Samochód ciężarowy z napędem terenowym może być jedynym sposobem poruszania się na terenie niektórych budów, ale nie będzie łatwo go użyć do standardowych wyjazdów. Chodzi o prawo jazdy, tachograf, kontrolę czasu pracy kierowcy, zakazy poruszania się w centrach miast itd.

Najważniejszym kryterium wyboru pojazdu, na którym chcemy zbudować warsztat mobilny jest jego ładowność. Przed zakupem należy od sprzedawcy samochodu uzyskać potwierdzenie jego rzeczywistej ładowności. Może się zdarzyć, że masa własna pojazdu różni się od podanej w specyfikacji o ponad 100 kilogramów. Jeśli jest o tyle cięższy, to ilość przewożonego oleju będzie mniejsza o co najmniej jedną beczkę 208 litrową i „dużej” obsługi technicznej nie da się wykonać. Jazda przeciążonym samochodem jest niedopuszczalna, więc trzeba wysłać materiał drugim samochodem, co podnosi koszt.

Ponieważ ładowność samochodu dostawczego jest głównym ograniczeniem jego użyteczności, to profesjonalny serwis musi mieć dobrze wyposażoną narzędziownię w warsztacie stacjonarnym. Tam mają być przechowywane ciężkie i rzadko używane narzędzia specjalne, bez których nie można wykonać niektórych napraw. Takie ciężkie materiały, jak kantówka, podstawki pod podnośniki itp. nie powinny być stale wożone w samochodzie serwisowym. To oczywiście wymaga starannego przygotowania się serwisanta do wyjazdu, aby zabrał wszystko, co będzie tym razem potrzebne.

Dobór narzędzi, które są stale przewożone w warsztacie mobilnym, to jedno z najtrudniejszych zadań dla projektanta samochodu serwisowego.

  • Lista narzędzi musi uwzględniać najczęściej serwisowane modele maszyn.
  • Rozmieszczenie narzędzi powinno zapewnić najłatwiejszy dostęp do tych najczęściej używanych.
  • Należy znaleźć miejsce na potrzebne do danej naprawy części zamienne i materiały. Jednocześnie trzeba pamiętać o ograniczonej ładowności samochodu.

Projekt wyposażenia powinien być wykonany przez bardzo doświadczonego projektanta, jeśli nie chcemy zmarnować pieniędzy. Koszt wyposażenia warsztatu mobilnego jest sporo wyższy od kosztu samochodu.

Rzetelny serwis

Fotolia_18345981_S_958.pngPo wpisaniu do Google słowa „rzetelność” otrzymujemy ponad jedenaście milionów wyników. To oznacza, że wiele osób używa tego słowa. Według kilku słowników synonimami rzetelności są: prawość, uczciwość, dokładność, niezawodność, solidność, lojalność, integralność, szczerość, trzymanie się zasad etycznych, nieskazitelna moralność itd. Uważam, że najbliższym synonimem rzetelności jest prawość. To słowo jest jednak uważane za przestarzałe. Być może jest zbyt mało ludzi, których można tak określać.

Najbardziej odpowiada mi definicja rzetelności podana przez Stephena Cartera w książce Integrity. To angielskie słowo uważam za odpowiednik polskiego słowa rzetelność. Według profesora Cartera, aby człowiek mógł w danej sytuacji uznać swoje postępowanie za RZETELNE, powinien sprawdzić kolejno, czy:

  1. odróżnił to, co jest dobre od tego, co jest złe
  2. działał pod wpływem dokonanego rozróżnienia, choćby kosztem własnych wyrzeczeń
  3. otwarcie wyjaśnił, że działał na podstawie swojego rozumienia tego, co dobre

Żaden z tych trzech kroków nie jest bezbolesny, bo:

  • aby odróżnić to, co jest dobre od tego, co w danej sytuacji jest złe: (a) nasz mózg musi zużyć sporo energii, a tego – jak twierdzą badacze – bardzo nie lubi. I podpowiada, żeby postąpić tak, jak mu się wydaje, że inni by postąpili w tej sytuacji; (b) rzetelny człowiek musi kierować się w życiu zasadami etycznymi, czyli musi je mieć. Musi je mieć… Musi je mieć… A wystarczy jedna: nie krzywdź, pomagaj, jeśli możesz
  • wiedzieć, co należy zrobić, to początek. Czasem trzeba poświęcić własne dobro, aby postąpić zgodnie ze swoimi zasadami. Czyli wykazać się męstwem
  • często inni nie rozumieją, dlaczego postąpiliśmy w taki, a nie inny sposób, mimo wyjawienia im naszych prawdziwych intencji. Brak zrozumienia jest przykry.

Najtrudniejsze jest odróżnienie dobra od zła w konkretnej sytuacji. Amoz Oz napisał:

Czasami bywa trudno zdefiniować dobro, ale zło ma charakterystyczny zapach – każde dziecko wie, czym jest ból. Dlatego za każdym razem, kiedy celowo zadajemy komuś ból, doskonale wiemy, co robimy. Wyrządzamy zło.

Autorzy książki Błądzą wszyscy (ale nie ja), z której pochodzi ten cytat twierdzą, że Amoz Oz się myli, bo nie uwzględnia potęgi samousprawiedliwiania. To taki mechanizm w mózgu, który nami rządzi i mówi:

 […] jesteśmy dobrymi ludźmi. Jeżeli zatem celowo zadajemy cierpienie innemu człowiekowi, to on z pewnością na to zasłużył. Dlatego wcale nie wyrządzamy zła. Wręcz przeciwnie – postępujemy dobrze.

I jeszcze cytat z Nietzschego, który opisuje podobny stan umysłu :

– Zrobiłem to – mówi moja pamięć.
– Nie mogłem tego zrobić – odpowiada moja duma i pozostaje nieugięta. W końcu pamięć się poddaje.

Nie, Amoz Oz daje wystarczającą definicję złego postępku. Samousprawiedliwianie i wypieranie z pamieci jest mechanizmem biologicznym, który chroni człowieka przed dysonansem poznawczym. Ten bardzo nieprzyjemny stan napięcia psychicznego pogarsza komfort życia osoby zadającej ból fizyczny lub psychiczny. Jednak człowiek ma wolną wolę czynienia złego lub dobrego. Jeśli nie pracuje jako egzekutor kar, zadając ból przyłącza się do sadystycznej mniejszości. A cierpienie jest najbardziej realną rzeczą w życiu człowieka.

W biznesie mamy takiej samej wagi dylematy, jak w życiu prywatnym. Zarówno kierownik serwisu jak i właściciel maszyny mogą nierzetelnym postępowaniem skrzywdzić dużo ludzi, których nawet nie znają osobiście.

Bycie człowiekiem rzetelnym nie jest łatwe i przyjemne, ale w zamian uwalnia nas od konieczności patrzenia na podłego osobnika w lustrze.

Nie można być osobą prywatnie rzetelną, a nierzetelną służbowo lub na odwrót.

Jeśli w organizacji nie mają przewagi ludzie rzetelni, to nie ma ona przyszłości, dla której warto poświęcać swój czas.

Wszyscy ufamy serwisantowi

W serwisie maszyn budowlanych nie ma możliwości sprawdzenia, jak w fabryce maszyn, czy to, co zamierzamy sprzedać klientowi spełnia wymogi jakości. Usługa jest „przedmiotem”, który jest produkowany prawie na oczach klienta.

Odbioru jakościowego dokonuje klient, gdy serwisant przekazuje mu sprawną maszynę do pracy. Jednak klient nie jest tak kompetentny, jak kontroler jakości w fabryce. Zauważy być może, że serwisant robił sobie zbyt długie przerwy w pracy, za które klient ma zapłacić albo że nie zwracał uwagi na czystość pracując przy otwartym układzie hydraulicznym. Klient nie jest jednak w stanie sprawdzić, czy po założeniu nowej pompy hydraulicznej mechanik sprawdził i ustawił właściwie zawory regulacyjne. Czy rzeczywiście wykonał wszystkie czynności, które zaznaczył na liście kontrolnej OT. Albo czy dokręcił nakrętki właściwym momentem. Nie sprawdzi tego również kierownik serwisu, który jest kilkadziesiąt kilometrów od maszyny.

Wszyscy liczą na to, że serwisant wiedział, co robić i sumiennie wszystko wykonał. Ufają mu.

Kierownik serwisu musi codziennie zdawać egzamin z rzetelności

W serwisie występuje bardzo często konflikt interesów: naszej firmy, naszego klienta, naszego pracownika, innych ludzi.

Jeśli jesteś kierownikiem serwisu producenta, to będziesz musiał czasem znaleźć wyjście w takiej sytuacji, jak niżej opisana.
Uszkodzeniu uległ bardzo kosztowny zespół maszyny. Gwarancja producenta lub sprzedawcy skończyła się niedawno. Wiesz na pewno, że producent odmówi pokrycia kosztów naprawy. Ale:

  • nie masz pewności, że operator klienta nie przyczynił się do awarii
  • nie masz pewności, że twój serwisant wykonał poprzednio obsługę we właściwy sposób, co mogło spowodować to uszkodzenie
  • nie masz pewności, że problem nie jest spowodowany wadą fabryczną, która ujawniła się chwilę po upływie gwarancji.

Masz wybór:

  • możesz odrzucić reklamację klienta
  • możesz próbować oszukać producenta
  • możesz wykonać naprawę na koszt własnej firmy.

Każda twoja decyzja spowoduje poważne konsekwencje, nie tylko finansowe.

Tylko kierownik serwisu, który zdecydował, że w życiu i w pracy postępuje rzetelnie jest w stanie podjąć decyzję, której nie będzie żałował.