Maszyny budowlane i serwis - można lepiej i taniej

13 etapów odchodzenia z firmy

– Cześć Marian. Słyszałem, że spotkałeś się z konkurencją. Jak im idzie?

– Dzień dobry Panie Prezesie. Tak, jak u nas. Flauta. Ale miałem bardzo ciekawe spotkanie. Postanowili zmienić szefa serwisu i… zapytali, czy mnie to interesuje.

– Zmiana szefa serwisu im nie pomoże. Są daleko za nami i nie rozwijają się. To dziadowska firma.

– No, ale przecież… na świecie oni są więksi od nas.

– No i co z tego?

– No chyba nic. Ale obiecałem, że się zastanowię nad ich propozycją.

– To się zastanawiaj.

Czy Pan Prezes wie, na którym etapie odchodzenia z pracy jest teraz Marian?

Fotolia_55612928_XSaW książce 7 prawdziwych powodów odchodzenia z pracy Leigh Branham tych etapów naliczył aż 13. Naprawdę jest ich tylko 12, bo pierwszy etap, to rozpoczęcie z entuzjazmem nowej pracy. Nawiązując do ilustracji w książce ponumeruję te następne etapy tak, jak stopnie schodów prowadzących w dół, do podziemi.
Wydaje mi się, że schody kariery w górę nie mają aż tylu stopni. Życzę ci jednak, abyś nie dotarł na stopień najwyższy, czyli stopień niekompetencji, o którym mówi Zasada Petera.

 

Proces zniechęcania się pracownika do firmy

0. Rozpoczyna nową pracę pełen entuzjazmu.

-1. Zaczyna zastanawiać się, czy dobrze zrobił porzucając poprzednią pracę. Wydaje mu się, że wpadł z deszczu pod rynnę. Może zbyt szybko obdarzył swojego przyszłego przełożonego zaufaniem? Załamuje się jego nadzieja na możliwość zdobycia nowej wiedzy, awans, podwyżkę. Nie czuje się doceniany ani potrzebny.

-2. Zastanawia się, czy nie lepiej będzie poszukać nowej pracy, bo stres odbija się na jego zdrowiu i życiu prywatnym.

-3. Próbuje coś zmienić. Jeśli ma dość odwagi, to próbuje wyjaśnić szefowi, dlaczego nie jest zadowolony ze swojej sytuacji.

-4. Podejmuje decyzję o odejściu z firmy.

-5. Rozpatruje osobiste koszty odejścia. Coraz większy stres i przemęczenie, czy ewentualne niższe zarobki w nowej pracy? Praca ponad miarę, czy ratowanie resztek życia prywatnego? Robienie w kółko tego samego, czy podjęcie próby wydostania się z tej pułapki? W każdym razie jest przekonany, że w tej firmie nikomu nie zależy na rozwoju jego kompetencji.

-6. Pasywnie poszukuje nowej pracy. Nasłuchuje uważnie, gdy znajomi rozmawiają o swojej pracy.

-7. Przygotowuje się do aktywnych poszukiwań. Uaktualnia swój profil na LinkedIn lub Goldenline. Pisze nową wersję CV.

-8. Aktywnie poszukuje nowej pracy. Przegląda oferty w prasie. Odnawia kontakty ze starymi znajomymi. Wysyła swoją ofertę do wytypowanych pracodawców.

-9. Otrzymuje propozycję nowej pracy i…

-10. Odchodzi z firmy do nowej pracy, lub…

-11. Odchodzi z firmy bez zagwarantowanej nowej pracy, lub…

-12. Pozostaje w starej firmie. Traci całkowicie motywację. Uczy się pracować w taki sposób, aby go nie wyrzucili.

Kompetentny kierownik jest w stanie rozpoznać, na którym z trzech pierwszych etapów procesu zniechęcania się do firmy jest każdy z jego pracowników. Najbardziej widoczne objawy, to spóźnienia, częste zwolnienia lekarskie, negatywne nastawienie do wszystkiego, bierność.

Szczególnie wyczulony powinieneś być przy okazji różnych zdarzeń, które mogą wywołać niezadowolenie niektórych pracowników. Na przykład informacja o nieetycznych działaniach firmy, zatwierdzenie planu szkoleń, zmiana organizacyjna, zmiany wynagrodzeń i ponad dwadzieścia innych okazji wymienionych w cytowanej książce. Płace są wprawdzie przyczyną odejścia pracowników tylko w 12% przypadków, jednak ogłoszenie zmian płac – mimo, że zwykle są to dane poufne – prowadzi do porównań. Pracownik może uznać, że wyższe podwyżki dla niektórych kolegów świadczą o nieuzasadnionym niedocenieniu jego pracy i kompetencji. Kierownik powinien umieć przekonująco uzasadnić swoje decyzje płacowe.

Proces zniechęcania się zajmuje bardzo dużo czasu – czasem kilka lat. Pozbawia pracownika energii i przyjemności z pracy, którą wykonywał kiedyś z satysfakcją.  Nie każdy przechodzi kolejno przez każdy z 13 etapów. W moim przypadku przeskoczyłem od razu kilka stopni i znalazłem się na poziomie minus 11. Z badań Thomasa Lee wynika, że około 20% osób odchodzi z pracy nie mając podpisanej umowy o pracę w innej firmie. Nie zalecam tego nikomu, kto ma na utrzymaniu rodzinę i kredyty. Być może dlatego, że należę do generacji X. Moi młodsi koledzy z pokolenia Y potrafią zobaczyć w takiej sytuacji nieoczekiwaną szansę na zmianę swojego życia na lepsze. I coraz częściej myślę, że mają rację.

Konsekwencje dla firmy

Opis procesu zniechęcania się do firmy nie jest przeznaczony dla osób, które są na którymś z etapów rozstawania się z nią. One po prostu tak postępują.

Człowiekiem, który może zapobiec odejściu pracownika jest jego przełożony. Jako kierownik jesteś odpowiedzialny za zmarnowanie wszystkich kosztów poniesionych przez firmę na rekrutację, wdrożenie do obowiązków i szkolenie pracownika, który odchodzi. Firma poniosła trudne do wyliczenia koszty wszystkich jego błędów, które są nieuniknione w toku zdobywania doświadczenia. I wartość tego doświadczenia jest największą stratą firmy. Jednak – co jest paradoksem – nie pokazuje tej straty tradycyjna księgowość. Nie jest wykluczone, że pozostanie w firmie pracownika, który doszedł do ostatniego etapu jest jeszcze bardziej kosztowne.

Jako przełożony zawiodłeś człowieka, który ci zaufał.

W 80% przypadkach pracownicy odchodzą z własnej inicjatywy, a nie dlatego, że ktoś dał im lepszą propozycję. Leigh Branham sugeruje, że nie zauważyłbyś problemu nawet wtedy, gdyby pracownicy przemaszerowali przed tobą z transparentami odzwierciedlającymi ich stan ducha. Chciałbym wierzyć, że żaden z czytelników blogu nie jest tym kierownikiem, od którego ludzie odchodzą, a ja napisałem artykuł dla nikogo.

Na zakończenie jeszcze jeden wniosek z badań Thomasa Lee, nad którym powinieneś się zastanowić:

75 procent wszystkich pracowników jest zniechęconych i utraciło motywację do pracy

Czy kierownik serwisu wybrał najlepszego kandydata?

W ogłoszeniu sformułowanym przez dział kadr było napisane, że do szybko rozwijającego się oddziału serwisu poszukujemy mechanika doświadczonego w serwisowaniu maszyn budowlanych.

Jednym z kandydatów był Wojtek, mechanik z wieloletnim doświadczeniem w konkurencyjnym serwisie. Został niedawno zwolniony, bo kryzys w budownictwie spowodował zmniejszenie zapotrzebowania na usługi a serwis jest przecież od generowania zysku. Najwięcej można było zaoszczędzić na płacy dobrze zarabiającego, a teraz nie bardzo potrzebnego doświadczonego Wojciecha, więc wiadomo dlaczego poszukiwał pracy.

Innym kandydatem był Zbyszek, który dwa lata temu skończył studia i dotychczas nie pracował w swoim wyuczonym zawodzie inżyniera mechanika. Poszukując pracy chwytał każdą okazję aby zarobić na utrzymanie żony i małego dziecka. Był więc już magazynierem w hurtowni, kurierem i doradcą klienta w serwisie samochodów osobowych.

Szef firmy, który miał zaakceptować wybór kierownika serwisu miał wątpliwości widząc jego wniosek o zatrudnienie Zbigniewa. Czyżby Mariusz kierował się chęcią zatrudnienia najtańszego pracownika? Czy nie są mu już potrzebni serwisanci zdolni do samodzielnego radzenia sobie z trudnymi usterkami?

Mariusz wyjaśnił, że wybierając Zbyszka zastosował kryteria*, które stosuje od chwili, gdy został kierownikiem nowo powstałej placówki serwisowej. Według niego to sprawiło, że jego sześcioosobowa ekipa jest tak efektywna i chwalona przez klientów. Jego mechanicy często zaskakują przyjemnie klientów przyzwyczajonych od lat do byle jakiej obsługi. A każdy z nich zaczął swoją karierę zaledwie kilkanaście miesięcy temu.

Mariusz nie przyjmował do pracy nowego pracownika z myślą, że jeśli się w okresie próbnym nie sprawdzi, to go zwolni i poszuka innego. Żeby uniknąć takiej sytuacji trzeba zrobić wszystko co możliwe, aby wybrać właściwego kandydata.
Dla Mariusza było jasne, że jeśli kogoś w procesie rekrutacji uzna za doświadczonego, to za jakiś czas nie zwolni go za brak doświadczenia. Przecież od czasu, gdy zaczął pracować w naszej firmie, ma go jeszcze więcej.
Może się zdarzyć, że straci chęć do pracy, ale wtedy trzeba sprawdzić, czy to tak mu samo przyszło, czy ma w tym udział jego przełożony, koledzy albo generalnie atmosfera pracy w firmie.

Intuicja podpowiedziała naszemu kierownikowi serwisu, że kandydat bez żadnego doświadczenia w branży będzie bardziej rzetelnym i silniej zmotywowanym pracownikiem, niż źle potraktowany przez poprzedniego pracodawcę doświadczony Wojtek. Oprócz tego Mariusz znał pogłoski, że mechanicy w firmie, która zatrudniała Wojtka traktują swego pracodawcę w taki sam sposób, jak on ich. Czyli zero wzajemnego zaufania i „róbcie tak, aby nikt was nie złapał”. Obawa kierownika przed przeniesieniem tego wirusa do jego zespołu przeważyła. Zdecydował, że koszt szkoleń, które trzeba zafundować Zbigniewowi będzie niższy, niż narażenie na szwank tak długo budowanej kultury organizacyjnej opartej na zaufaniu. Jego mechanicy przez co najmniej 80% czasu pracują w polu przy maszynach, bez nadzoru, daleko od kierownika. A nikt jeszcze nie wynalazł skuteczniejszego sposobu kontroli, niż samokontrola.

Najważniejsze cechy pracownika serwisu

  1. rzetelność
  2. motywacja
  3. umiejętności
  4. inteligencja
  5. wykształcenie
  6. doświadczenie

____________________________________
* Te kryteria sformułował jako pierwszy Dee Hock – twórca organizacji VISA.

Czy potrafisz ocenić koszt obsługi układu hydraulicznego?

Załóżmy, że potrzebujesz dodatkowej koparki do pracy z młotem hydraulicznym. Będzie z nim pracowała przez 100% czasu. Układ hydrauliczny jest wówczas narażony na bardzo szybkie zanieczyszczenie. Masz do wyboru trzy modele maszyn w zbliżonym stanie technicznym i o podobnych parametrach roboczych. Chcesz wybrać najtańszą maszynę dla takich warunków eksploatacji.

Załóżmy, że zastanawiasz się również, czy samemu nie wykonywać okresowej obsługi technicznej układu hydraulicznego swoich maszyn. Ta obsługa jest przecież opisana w podręczniku operatora.

Dane do analizy

Maszyna A ma pojemność układu hydraulicznego 400 litrów. Aby pompy hydrauliczne i inne elementy układu miały optymalną trwałość producent zaleca wymianę oleju hydraulicznego co 4000 godzin.

Maszyna B ma pojemność zbiornika hydraulicznego 400 litrów. Producent zaleca wymianę oleju co 6000 godzin, ale olej powinien być syntetyczny.

Producent maszyny C wymaga, aby co 2000 godzin wlać do układu hydraulicznego 330 litrów oleju mineralnego.

Która z tych maszyn będzie najtańsza w obsłudze, jeśli analizujemy tylko koszt obsługi hydrauliki?

Mając tylko takie dane nikt nie udzieli prawidłowej odpowiedzi. Pokażę ci najważniejsze trudności.

Ile oleju potrzeba?

Do analizy kosztów musimy wiedzieć, ile konkretnie litrów świeżego oleju trzeba kupić na wymianę.
Pojemność zbiornika lub pojemność układu hydraulicznego, to parametry konstrukcyjne. Z układu hydraulicznego nie uda się spuścić całego oleju. W dużych układach hydraulicznych może go pozostać ponad 100 litrów.

Tylko producent maszyny C podał potrzebną ci informację. Nie wiemy natomiast, ile oleju trzeba kupić do maszyn A i B.

Znając ilość potrzebnego oleju można ustalić, w jakich opakowaniach go kupić, aby zbyt dużo nie zostało. Zwykle im większe opakowanie, tym niższa cena za litr. Po wykonaniu obsługi opakowanie już nie będzie jednak hermetycznie zamknięte, a olej przyda się dopiero za kilka miesięcy.
Jeśli najtańszy jest olej w beczce 208 litrowej, to w przypadku maszyny C pozostanie ci 2×208 – 330 = 86 litrów. W przypadku maszyny B na razie nie wiemy, ile bardzo drogiego oleju syntetycznego pozostanie w beczce w oczekiwaniu na kolejną obsługę, być może za rok. Dlatego lepiej do kalkulacji założyć, że cała kupiona ilość obciąża koszty.

Jaki olej wybrać?

Trudniejszym zadaniem jest wybranie właściwego oleju. Producent maszyny podaje zwykle podstawowe parametry zalecanego oleju, a nie jego nazwę handlową lub producenta.
Krótkie przeszukanie internetu nie daje jednoznacznej odpowiedzi na pytanie, jaki olej wybrać, ale przynajmniej znamy przybliżone ceny (w 2013 roku) najbardziej nadających się gatunków oleju:

  • olej Agro L-HL 46 można kupić za 1600 złotych (beczka 200 litrów)
  • beczkę 209 litrów najwyższej jakości mineralnego oleju hydraulicznego o wysokim wskaźniku lepkości (Shell Tellus S2 M 32) można kupić za 2500 złotych
  • taka sama beczka oleju hydraulicznego z dodatkami myjącymi zapewniającymi doskonałą czystość współpracujących elementów i zmniejszającymi drgania cierne (Shell Tellus S2 MA 10) kosztuje 3500 zł
  • syntetyczny olej hydrauliczny Mobil SHC 525 kosztuje 8800 złotych za beczkę 208 litrów.

Wybór oleju o jakości zgodnej z normą podaną w podręczniku operatora nie jest łatwy. Jesteśmy pod presją sprzedawców, których jest bez liku. Każdy twierdzi, że jego olej spełnia wymagania norm i nadaje się do twojej maszyny. A jeśli nawet są jakieś wątpliwości, to sprzedawca ci gwarantuje, że gdy coś się stanie, to on poniesie koszty. Nie radzę z takim sprzedawcą robić interesu. Gdy coś się stanie, to nikt nie będzie w stanie udowodnić winy sprzedawcy oleju. Użycie niewłaściwego oleju niekoniecznie powoduje awarię. Konsekwencją może być znaczne skrócenie trwałości głównych zespołów układu hydraulicznego.
Uważaj na takie argumenty, jak ten:

W pełni syntetyczne oleje hydrauliczne typu HLP i HV przeznaczone do pracy w ekstremalnych warunkach, przewyższają jakością wszystkie oleje hydrauliczne mineralne, stosując je można wydłużyć okres wymiany nawet 4-krotnie w porównaniu do olejów mineralnych.

Na podstawie takiej informacji możesz uznać za świetną oszczędność zastąpienie oleju mineralnego po 3500 złotych/beczkę olejem syntetycznym po 8800 zł/beczkę. Bo kosztuje dwa i pół raza drożej, ale może pracować 4 razy dłużej, czyli 16000 godzin, zamiast 4000 godzin. Dodatkową korzyścią jest to, że wymiana oleju hydraulicznego trwa kilka godzin, więc można skrócić czas postoju koparki.
Zamiast wyjaśnienia błędu powiem tak: cyniczny kierownik serwisu już dzisiaj by zebrał w magazynie główne zespoły hydrauliczne do twojej maszyny.

Możesz zapytać w autoryzowanym serwisie, jaki olej zalecają, ale będzie to gatunek oleju, który dostarcza im stały dostawca.
Jeśli nie czujesz się na siłach znaleźć odpowiedni zamiennik, to zapytaj sprzedawców oleju. Nie zapominaj, że ich interes jest niekoniecznie zbieżny z twoim. Nierzetelny sprzedawca pomoże ci wywędrować na manowce, oczywiście na twój koszt.

Okres pracy oleju

Przeprowadzona analiza mogła doprowadzić cię do właściwego wyboru oleju. Jednak praca koparki w warunkach bardzo niekorzystnych może spowodować konieczność skrócenia okresu pracy oleju. Jeśli w podręczniku operatora jest coś na ten temat, to na pewno zalecenie skrócenia okresu pracy o połowę. Nie ma to uzasadnienia naukowego, tylko praktyczne. Nie można po prostu przewidzieć, jak bardzo warunki pracy będą niekorzystne dla oleju, więc dla bezpieczeństwa skraca się zalecany czas o 50%.

Jeśli twoja koparka jest bardzo duża i w układzie hydraulicznym ma setki litrów oleju, to może się okazać opłacalne badanie jego zanieczyszczenia przed podjęciem decyzji o wymianie. Analiza próbki kosztuje około 100 złotych, ale wymaga fachowego pobrania próbki, zapakowania i wysłania do właściwego laboratorium. Profesjonalny serwis powinien współpracować z takim laboratorium i zaoferować ci taką usługę.

Jeśli skrócisz czas wymiany oleju, to musisz również skrócić czas pracy filtrów hydraulicznych. Jeśli wydłużysz czas pracy oleju, to wymiana filtrów powinna być zrobiona w okresie standardowym.

Gdy już wiemy, jaki olej kupimy i jaką ilość, jego wartość dzielimy przez planowany okres pracy w motogodzinach. Otrzymany wskaźnik umożliwia obiektywny wybór najbardziej opłacalnej koparki, jeśli najważniejszym kryterium jest koszt oleju hydraulicznego.

Filtry

Aby prawidłowo ocenić koszt obsługi układu hydraulicznego, powinieneś również uwzględnić koszt wymiany filtrów w tym układzie. Częstość wymiany filtrów może być większa, niż wymiany oleju. Nie zapomnij o wymianie filtra odpowietrzającego zbiornik hydrauliczny. Jego uszkodzenie może doprowadzić do szybkiego zanieczyszczenia całego układu hydraulicznego.

Istotny będzie także łączny czas, jaki jest potrzebny na wymianę oleju i filtrów. Wymiana kilkuset litrów oleju może zająć wiele godzin. W tym czasie maszyna nie będzie gotowa do pracy, co może oznaczać opóźnienie na budowie. Trzeba też zapłacić za ten czas serwisantom.

Wyposażenie serwisu

Wymiana oleju hydraulicznego kosztuje co najmniej kilka tysięcy złotych. Podczas tej operacji otwarty układ hydrauliczny jest bardzo narażony na zanieczyszczenie, które skróci czas życia pomp, silników i zaworów hydraulicznych. Niechlujstwo podczas wykonywania tej operacji może cię kosztować nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. Najrozsądniej więc będzie wynająć rzetelnych serwisantów, którzy mają świadomość znaczenia czystości hydrauliki. Nic to jednak nie pomoże, jeśli nie będą wyposażeni w sprzęt zapewniający maksymalną czystość oleju wlanego do układu. Chodzi o to, żeby olej został przepompowany z beczki do układu hydraulicznego bez pośrednictwa lejków, mniejszych naczyń itp. Wymiana oleju powinna być wykonana w miejscu, w którym zanieczyszczenie powietrza jest najniższe.

Twój dobry pracownik odszedł do konkurencji?

Man with wrench on white background. Isolated 3D imageZłożenie przez pracownika wypowiedzenia umowy o pracę jest nieprzyjemne dla każdego kierownika. Może nie tak bardzo, jak konieczność zwolnienia go z inicjatywy firmy, ale jednak jest to sytuacja bardzo niekomfortowa.

Kilka lat temu dałeś szansę życiową młodemu człowiekowi bez żadnego doświadczenia, który właśnie skończył studia. Pracuje w znanej firmie, ma telefon, laptopa, używa najlepszych narzędzi. Dostaje regularnie wypłatę, nikt go nie szykanuje. Choć popełnił sporo błędów, koledzy go lubią, a on odchodzi?

Jeśli nawet zdobyłeś się na przeprowadzenie szczerej rozmowy po otrzymaniu jego rezygnacji, to jest mała szansa, że poznałeś prawdziwe przyczyny tego dramatycznego kroku. Ludzie najczęściej motywują swoje odejście lepszą płacą. I czasami tak rzeczywiście jest, ale jeśli odchodzą od ciebie pracownicy, którym konkurencja oferuje wynagrodzenie wyższe zaledwie o kilkanaście procent, to raczej nie płaca skłoniła ich do zmiany pracodawcy. Spośród tysięcy ankietowanych pracowników zmieniających pracodawcę zaledwie kilkanaście procent zrobiło to głównie z powodu zarobku.

Jeśli pracownik był w twoim zespole dłużej, niż rok, to zastanów się nad sobą jako kierownikiem. Być może zgodnie z Zasadą Petera zająłeś już ten szczebel w hierarchii firmy, na którym jesteś niekompetentny. Tego zwykle samemu się nie dostrzega. Nawet jeśli jesteś kompetentnym kierownikiem, to jest małe prawdopodobieństwo, że potrafisz przyznać się do swoich błędów popełnionych wobec pracownika. Wyjaśnienie, dlaczego ich nie znajdujesz jest bardzo proste: mózg człowieka bardzo nie lubi być w stanie dysonansu poznawczego, czyli twój mózg bardzo łatwo znajduje usprawiedliwienia dla twoich postępków, które w wykonaniu innych osób uznałbyś za karygodne.

Może pozostali współpracownicy zdobędą się na chwilę szczerości – poproś ich o to. Nie obrażaj się, jeśli ich słowa będą nieprzyjemne. Oni jeszcze nie doszli do ostatniego etapu w relacjach z tobą, ich kierownikiem, więc mogą dać ci szansę na zmianę i uratowanie kariery.

Na końcu zastanów się, czy w firma, dla której pracujesz jest tą, w której ty sam chcesz pracować przez następne kilkadziesiąt lat.

Ludzie zaczynają myśleć o zmianie pracy, gdy czują, że ich najważniejsze ludzkie potrzeby nie są zaspakajane. Leigh Branham przeanalizował odpowiedzi ponad 3 tysięcy osób, które złożyły wypowiedzenie. Zaklasyfikował te odpowiedzi do czterech kategorii niespełnionych potrzeb:

  • potrzeba zaufania do firmy i jej kierownictwa
  • potrzeba nadziei, że w tej firmie jest szansa na rozwój, awans, wyższą płacę
  • potrzeba poczucia własnej wartości
  • potrzeba bycia kompetentnym

Oczywiście ankietowani pracownicy nie mówili w tak ogólny sposób. Ich odpowiedzi na pytanie: Dlaczego złożyłeś wypowiedzenie? ten badacz ułożył w kolejności od najczęściej występującej. Na pierwszym miejscu znalazła się odpowiedź: Ograniczone możliwości rozwoju kariery lub awansu. Tak odpowiedziało 16 procent pytanych. Nieatrakcyjne wynagrodzenie, to przyczyna nr 3 i wymieniło ją 12 procent. Na ostatnim 19 miejscu 1 procent badanych wymieniło niewłaściwą postawę współpracowników.

Patrząc z innej perspektywy: tylko 20 procent osób zmienia pracę, bo dostało atrakcyjną ofertę. Czyli dla pozostałych 80% powodem są negatywne czynniki w obecnym miejscu pracy. Takie są fakty. Nie sądź pochopnie, że twój pracownik zwolnił się, bo konkurencja go podkupiła.

Ludzie nie odchodzą od firm, tylko od menedżerów.

Z zespołów, którymi kierowałem nie odeszło zbyt wielu dobrych pracowników. Starałem się koncentrować na tym, aby moi koledzy przychodzili z chęcią do pracy i mogli się rozwijać. Nie zastanawiałem się, czy dobrze stosuję którąś z kilkudziesięciu technik zapobiegania odchodzeniu najlepszych pracowników opisanych w dwóch książkach, które ostatnio wpadły mi w ręce. Jednak warto je poznać:  7 prawdziwych powodów odchodzenia z pracy lub Trzy oznaki pracy, która nie daje szczęścia.

Czy mój serwis sobie poradzi?

Kompetencje serwisowe

Gdy składasz klientowi ofertę współpracy lub negocjujesz umowę serwisową, powinieneś mieć pewność, że jesteś w stanie spełnić dane obietnice. Niezależnie od twoich intencji, na pewno nie wywiążesz się z umowy, jeśli nie będziesz miał serwisantów przeszkolonych do obsługi serwisowanych maszyn.

Aby przekonać klienta, że zapewnisz gotowość techniczną jego maszyn w wyższym stopniu, niż jego własny warsztat lub serwis konkurencyjny powinieneś przedstawić twarde fakty. Możesz to zrobić prezentując zdolność serwisową twojego oddziału do realizacji konkretnej umowy serwisowej.

Zdolność serwisowa obejmuje kilka obszarów i trzeba ją oceniać dla każdej umowy lub każdego klienta osobno. Napisałem o tym więcej w artykule o zdolności serwisowej skierowanym do twojego klienta.

Bardzo ważnym elementem zdolności serwisowej są kompetencje serwisowe. Piszę o nich osobno, ponieważ odpowiedź na pytanie o kompetencje serwisowe twojego oddziału powinieneś dać samemu sobie co najmniej dwa razy w roku. Mam nadzieję, że taka jest częstość sporządzania w twojej firmie planu szkoleń mechaników.

Musisz wówczas odpowiedzieć na pytanie, ile i jakich szkoleń dla mechaników trzeba przeprowadzić w najbliższym czasie, aby być zdolnym do serwisowania maszyn pracujących na twoim terenie.

Każdy kierownik uważa, że doskonale wie, co który pracownik potrafi i jakiej wiedzy komu brakuje. Moim zdaniem, to dopiero początek planowania szkoleń.

Rodzaje szkoleń serwisowych

Profesjonalny serwis musi wiedzieć o obsługiwanych maszynach więcej, niż ich producent. I wie, jeśli serwisanci są systematycznie szkoleni a ich doświadczenia w diagnozowaniu najdziwniejszych usterek rozpowszechniane wśród serwisantów. Czy w twoim serwisie działa taki system?

Są różne rodzaje i poziomy szkoleń serwisowych a każdy kurs dla serwisantów dotyczy ograniczonej tematyki:

  • najpierw są szkolenia ogólne, czyli na przykład:
    • podstawy hydrauliki
    • podstawy elektryki
    • wykonywanie okresowej obsługi technicznej
    • używanie komputera diagnostycznego
  • następnie szkolenia produktowe, czyli dotyczące budowy i działania podobnych w serwisowaniu modeli maszyn, na przykład ładowarki kołowe danego producenta o różnej wielkości, lecz prawie identycznej budowie
  • następnie drugi stopień szkoleń produktowych, gdzie kładzie się nacisk na diagnozowanie usterek
  • mogą być również kursy dotyczące tylko niektórych układów wspólnych dla różnych maszyn, na przykład obsługa klimatyzacji, diagnostyka podwozia gąsienicowego itp.

Kurs serwisowy prowadzony według programu producenta trwa cztery lub pięć dni roboczych, czasem w innym kraju i w obcym języku. Masę pieniędzy kosztuje wyłączenie mechanika z obsługiwania klientów przez około trzy tygodnie w roku, wysłanie go do odległej szkoły serwisowej, zakwaterowanie itp.

Kompetencje serwisowe mojego zespołu

Kierownik serwisu powinien zacząć planowanie szkoleń od ustalenia, jakie szkolenia są niezbędne aby skutecznie serwisować każdą maszynę na swoim terenie. Każdą, a nie tylko te, którymi się już opiekujesz. Użytkownicy, którzy radzą sobie na razie sami, kiedyś będą potrzebowali naprawdę profesjonalnej pomocy i przyjdą do ciebie. Będziesz wtedy miał szansę pokazać, że warto z tobą nawiązać współpracę.

Przykład oceny kompetencji serwisowych oddziału:

  • Prawie wszystkie maszyny mają skomplikowane układy hydrauliczne sprzężone z systemami elektrycznymi (elektronicznymi).
    Wniosek jest prosty: wszyscy serwisanci powinni odbyć kursy podstawowe w zakresie hydrauliki i elektryki.
  • Ile sztuk maszyn wymaga umiejętności obsługi komputera diagnostycznego? A ilu serwisantów odbyło kurs jego obsługi?
    Jeśli na jednego przeszkolonego serwisanta przypada kilkadziesiąt maszyn, to wiadomo, że klienci będą długo czekać na diagnozę usterki albo co gorsza będziesz chciał, aby płacili za to, że wysłałeś serwisanta, który się diagnozowania z użyciem komputera uczy.
  • Ile maszyn wymaga szkolenia produktowego pierwszego stopnia? A ilu serwisantów je odbyło?
    Czy to wystarczy, czy też nie, zależy od oczekiwań poszczególnych klientów co do czasu reakcji i czasu naprawy. Jeśli ich jeszcze nie znasz, to znaczy, że jesteś tu kierownikiem od tygodnia i tylko to cię jakoś usprawiedliwia. Planujesz więc „na ślepo”. Pamiętaj,  że minimum, to jeden przeszkolony mechanik, chociażby była tylko jedna maszyna tego rodzaju w okolicy.

Następnie kierownik sprawdza, ilu jego serwisantów odbyło potrzebne szkolenia i odpowiada na dwa pytania:

  1. jakie szkolenia są niezbędne aby ilość przeszkolonych serwisantów była zgodna z szacowanym zapotrzebowaniem na ich kompetencje?
    Tu powinien dodatkowo uwzględnić nowo wprowadzane do sprzedaży modele oraz przewidywaną ich ilość. Dobry kontakt z lokalnym sprzedawcą maszyn jest niezbędny, aby nie zaskoczyć nieprzyjemnie klienta, który kupi nowy model maszyny
  2. których pracowników wysłać na odpowiednie kursy?
    Tu powinien uwzględnić, że pracownicy chcą się rozwijać i oczekują inwestowania w ich przyszłość. Jeśli uważasz, że w któregoś z twoich ludzi nie warto inwestować, to postępujesz nierzetelnie zatrudniając go.

Nie można podać jednoznacznych wytycznych, że na przykład na 30 jednakowych maszyn powinien przypadać jeden czy dwóch mechaników przeszkolonych w ich serwisowaniu. Jeśli maszyny pracują na kontrakcie po pięć tysięcy godzin rocznie, to jest to o wiele za mało. Jeśli są to małe i proste maszyny serwisowane w dużym zakresie przez ich właścicieli, to może być za dużo.

Im bardziej doświadczony kierownik, tym jego decyzja jest lepsza dla klienta i firmy serwisowej. Bo nie sztuka mieć wszystkich serwisantów na najwyższym poziomie i dopłacać do biznesu. Albo mieć tanich, nie szkolonych mechaników i też dopłacać do biznesu, bo nikt nie chce kupić ich usług.

Nie spotkałem jeszcze kierownika serwisu, który by próbował przekonać klienta, aby korzystał z jego usług używając argumentu o poziomie kompetencji serwisowych swojego zespołu.

Jeśli jesteś tym nieznanym wyjątkiem, to bardzo cię proszę, pochwal się komentując ten artykuł. W jaki sposób i z jakim skutkiem to robisz?