Lista czynności wykonanych przez serwis podczas obsługi technicznej maszyny
Użytkownik maszyny potwierdza wykonanie przez serwisanta zleconej usługi na protokole. W przypadku czynności okresowej obsługi technicznej (OT) jest to zwykle jedna pozycja. Na przykład „wykonanie OT przy stanie licznika 12345 motogodzin”.
Lista czynności do wykonania podczas okresowej obsługi technicznej zależy zwykle od stanu licznika maszyny. Na przykład wymiana oleju w skrzyni biegów jest wykonywana rzadziej, niż wymiana oleju w silniku. Lista czynności zawarta w podręczniku operatora nie zawiera wszystkich zalecanych przez producenta czynności obsługowych. Jest tak, bo wykonanie bardziej skomplikowanych pomiarów parametrów lub regulacji nie jest możliwe bez specjalnych narzędzi i wiedzy. Dlatego niektóre ważne czynności OT są wymienione tylko w informacjach producenta dla serwisu.
Umowa serwisowa powinna zawierać obowiązek dołączenia listy wykonanych czynności obsługi technicznej (OT) do protokołu oraz do faktury. Lista czynności powinna być podpisana przez serwisanta. Trudności w zapisaniu takiego zobowiązania w kontrakcie lub podczas realizacji mogą oznaczać, że serwis podejmuje się zadania, do którego nie jest przygotowany.
Ilość modeli maszyn, które obsługuje zwykle oddział serwisu zwykle przekracza kilkadziesiąt. Każdy model maszyny ma wiele różnych zestawów czynności do wykonania podczas OT. Niektóre z tych czynności wymagają znajomości różnych parametrów. Na przykład jakie mają być wartości luzów zaworowych i w jakich warunkach się je reguluje, lub jakie jest dopuszczalne ciśnienie w układzie kierowniczym ładowarki itp. Nie jest możliwe zapamiętanie takiej ilości informacji.
Kierownik serwisu wyposaża serwisanta w listę kontrolną czynności OT. Wie wówczas, że mechanik ma odpowiednią wiedzę, aby rzetelnie wykonać usługę. Z kolei użytkownik ma możliwość kontroli, czy serwisant rzetelnie realizuje zlecenie.
Bez listy kontrolnej niektóre zalecane przez producenta czynności nie zostaną wykonane. Inne będą wykonane niepotrzebnie lub niewłaściwie. Konsekwencje ponosi tylko użytkownik. I praktycznie nie ma on możliwości udowodnienia, że krótki okres pracy kosztownego zespołu maszyny jest skutkiem niewłaściwego wykonania jakiejś czynności serwisowej wiele miesięcy temu.
Z obiektywnych powodów może się zdarzyć, że jakaś czynność obsługowa nie może być wykonana. Powinno to być zaznaczone na liście, a kierownik serwisu powinien zaproponować termin wykonania.
Lista materiałów używanych przez serwis do wykonania obsługi technicznej
Umowa serwisowa powinna zawierać obowiązek dołączania listy materiałów zużytych podczas okresowej obsługi technicznej do protokołu usługi i faktury .
Taka lista powinna być podana przez serwis dla każdego modelu maszyny objętej umową i uzgodniona z użytkownikiem przed podpisaniem kontraktu. Brak listy materiałów może oznaczać, że serwisanci będą za każdym razem stosowali inny olej lub filtry różnych producentów, czyli czasami wątpliwe zamienniki. Może też oznaczać, że serwis nie wie, jak prawidłowo wykonać OT. A tak się zdarza, gdy dane producenta wpisane do podręcznika operatora są rozbieżne z tymi, które są w innych źródłach dostępnych w serwisie. Lista materiałów powinna zawierać numery katalogowe i ilości materiałów.
Lista czynności i materiałów zużytych podczas naprawy
Czynności wykonane podczas naprawy zależą od jej rodzaju. Nie ma powodu, aby mechanik tracił czas na raportowanie każdej czynności, którą wykonał, żeby przywrócić maszynie pełną gotowość do pracy. Na przykład nie ma sensu przepisywanie z podręcznika serwisanta do protokołu, że wykonując regulację zaworów odkręcił śruby mocujące pokrywy, zdjął je, usunął stare uszczelki itd. Wystarczy potwierdzenie wyregulowania zaworów zgodnie z instrukcją. Jednak na protokole usługi musi wyraźnie napisać, co zrobił, aby usunąć wyciek. Na przykład, że dokręcił śruby, wymienił uszczelkę lub wymienił całą pokrywę lub przewód. Podobnie z usunięciem stuków, kodów błędów, przywróceniem maszynie jakiejś funkcji. Nawet jeśli umowa serwisowa zawiera gwarancję utrzymania kosztów napraw na uzgodnionym poziomie, użytkownik ma prawo wiedzieć, w jaki sposób serwis to osiąga.
W umowie serwisowej trzeba określić obowiązek dołączania listy czynności i materiałów zużytych podczas naprawy do protokołu usługi i faktury. Lista materiałów powinna zawierać numery katalogowe i ilości materiałów.
Postępowanie z materiałami zużytymi podczas obsługi i naprawy
Wszystkie materiały używane podczas obsługi i naprawy (oleje, filtry, uszczelki, części zamienne) są szkodliwe dla środowiska człowieka. Powinny więc być utylizowane we właściwy sposób. Użytkownik ma prawo zatrzymania zużytych materiałów (to nie dotyczy materiałów wymienionych na gwarancji). Wówczas przyjmuje odpowiedzialność za ich utylizację zgodną z przepisami. Lepiej jednak, gdy zajmuje się tym serwis, który ma umowy z wyspecjalizowanymi firmami na utylizację tych materiałów. Zobowiązanie dotyczące postępowania ze zużytymi materiałami powinno być zapisane w umowie serwisowej, a jego realizacja potwierdzana na protokole wykonania usługi.
***
Pisząc o listach czynności i listach materiałów załączanych do każdego protokołu usługi i każdej faktury serwisowej mam przekonanie, że to anachronizm z czasów przed rozpowszechnieniem komputerów połączonych siecią internetową. W XXI wieku zawartość takich list powinna trafiać automatycznie z serwera serwisu do przenośnego komputera serwisanta. Po potwierdzeniu wykonania czynności i zainstalowania materiałów informacja wraca do komputera serwisu. Stąd jest natychmiast automatycznie przesyłana do systemu eksploatacji maszyn użytkownika.
Niestety, mam również przekonanie, że takiego obiegu informacji między serwisem a użytkownikiem maszyny w Polsce nie ma. Chciałbym się mylić.
TEMPUS FUGIT