Zakres umowy
Najważniejsze jest dobre zrozumienie własnych potrzeb i ograniczeń. Zarówno przez użytkownika maszyny jak i przez serwis. Sporządzenie wstępnej ale szczegółowej listy oczekiwań przez partnerów pomoże im w szybkim osiągnięciu porozumienia.
Nie osiągnie sukcesu ani klient ani serwis, jeśli wymuszą na sobie niepotrzebne a kosztowne w danej sytuacji warunki współpracy. Na przykład zażądanie czasu reakcji serwisu na awarię krótszego, niż 2 godziny będzie luksusem, który zwiększa koszt serwisu do n-tej potęgi. Oczywiście serwis może przyjąć pod presją taki warunek, jednak nie ma szansy się z niego wywiązać bez utrzymywania bezczynnego serwisanta w okolicy placu budowy. To kosztuje, więc serwis będzie musiał ukryć ten koszt w cenie części zamiennych albo w inny sposób. Co gorsza, może zawrzeć umowę ze świadomością, że się z niej nie będzie wywiązywał. A to jest wbrew zasadzie partnerstwa i rzetelności. Odpowiedzialne za naruszenie tych zasad są wówczas obie strony i zwykle wspólnie ponoszą konsekwencje.
Umowa musi dotyczyć konkretnych maszyn o podanych numerach fabrycznych, ponieważ niektóre zobowiązania serwisu mogą być realizowalne tylko dla niektórych maszyn. Na przykład zapewnienie, że awaria zostanie usunięta w ciągu 72 godzin nie da się zrealizować w przypadku starszych maszyn, które od dawna nie są produkowane. Dlatego niezbędnym załącznikiem do umowy jest lista maszyn nią objętych. Klient może zdecydować, że tylko niektóre jego maszyny są objęte umową.
Wykonawcy
Serwis powinien się zobowiązać, że będzie realizował umowę własnymi pracownikami. Jeśli w ostateczności trzeba dopuścić podwykonawców, to serwis musi przyjąć całkowitą odpowiedzialność za skutki ich pracy.
Należy uzgodnić, czy w pracach serwisowych mogą lub muszą uczestniczyć operatorzy maszyn lub serwisanci klienta. W takich przypadkach jest konieczne szczegółowe określenie odpowiedzialności za bezpieczeństwo pracy i jakość wykonanej usługi.
Postanowienia szczegółowe typowej umowy serwisowej
Prawnicy nie mają zwykle dużej wiedzy o szczegółowych potrzebach i oczekiwaniach kierownika budowy i możliwościach kierownika serwisu. Negocjują umowy zwykle prezesi, właściciele, pracownicy zaopatrzenia/działu zakupów, doradcy klientów. Jednak ostatecznie umowa będzie realizowana przez kierownika serwisu dla dobra jego partnera, kierownika budowy. Dlatego te właśnie osoby powinny brać czynny udział w określeniu zakresu rzeczowego umowy serwisowej. Muszą szczegółowo ustalić listę wzajemnych zobowiązań. Muszą uwzględnić sposób kontroli wypełniania tych zobowiązań. Zwłaszcza wtedy, gdy zdecydują się zapisać w umowie kary umowne.