Co zrobić, aby maszyny były gotowe do pracy, gdy będą potrzebne zgodnie z harmonogramem prac?
Co zrobić, aby koszty ich posiadania i eksploatacji nie były wyższe, niż zaplanowane w kosztorysie?
Jednym z lepszych sposobów utrzymania pod kontrolą kosztów kluczowych maszyn jest zawarcie dobrej umowy serwisowej. Taka umowa powinna również zmniejszyć ryzyko przestojów z przyczyn technicznych.
Dobra umowa serwisowa może być szybko wynegocjowana i przynieść korzyści wtedy, gdy obie strony:
- wiedzą dokładnie, czego potrzebują
- zgadzają się na partnerskie relacje
- okazują sobie zaufanie
- są elastyczne w trakcie negocjacji.
Partnerstwo
Umowa serwisowa jest dobra wtedy, gdy przynosi długotrwałe korzyści obu stronom. Aby tak się stało, każda osoba uczestnicząca w negocjacjach i w realizacji umowy powinna uwzględniać osiągnięcie korzyści z umowy przez partnera biznesowego i nie narzucać mu zasad postępowania. Dla niektórych osób biznes jest grą o sumie zerowej, więc z nimi nie uda się nawiązać relacji partnerskich.
Formalnie umawiają się ze sobą firma klienta i firma serwisowa. W praktyce, to od partnerskiej współpracy kierownika serwisu i kierownika budowy/projektu przy rozwiązywaniu problemów zależy, czy obie strony odnoszą korzyści.
Zaufanie
W naszej kulturze biznesowej umowy są zawierane na piśmie po to, aby sąd rozpatrujący ewentualny spór mógł wydać wyrok. Zawarcie umowy w formie ustnej jest czymś, co wykracza poza naszą wyobraźnię. A więc zapisujemy uzgodnienia po to, aby uzyskać pewność, że otrzymamy to, na co się umawialiśmy. Trzeba się więc upewnić, że zapisy umowy są rozumiane w jednakowy sposób przez obie strony.
Nie jest możliwe zapisanie wszystkiego w paragrafach. Aby z byle powodu nie dawać pracy prawnikom i uzyskać oczekiwane korzyści, partnerzy muszą ze sobą współpracować. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy drobne nieporozumienie lub błąd jednej strony może rozwinąć się w poważny konflikt.
Największym wrogiem współpracy jest brak zaufania. Jeśli kierownik budowy obdarza zaufaniem kierownika serwisu, a ten je odwzajemnia, to na zapisy umowy można patrzeć jak na notatki przydające się w razie gdy pamięć zawodzi.
Elastyczność
Dla ułatwienia sobie pracy firmy serwisowe oferują kilka rodzajów umów serwisowych o atrakcyjnych nazwach. Nie ma to żadnego związku z ułatwianiem życia użytkownikowi maszyny i przypomina sprzedawanie samochodów przez Henry Forda kilkadziesiąt lat temu.
Każda umowa serwisowa powinna być inna. Przynajmniej na tyle, na ile aktualne potrzeby użytkownika maszyny różnią się od potrzeb innych partnerów serwisu. To jest trudne dla serwisu, bo musi mieć system zapewniający realizację indywidualnych umów. Jeśli go nie ma, to znaczy, że chciałby wszystkich swoich partnerów obsługiwać w taki sam sposób. Czyli niektórzy mają zapłacić za coś, czego nie potrzebują a inni odmówią zawarcia umowy. Innym wyjaśnieniem braku elastyczności w definiowaniu umów jest silne scentralizowanie władzy w firmie serwisowej, czyli innymi słowy brak zaufania do kierownika serwisu.
Jeśli kierownik serwisu prezentuje treść umowy na standardowym formularzu a każda propozycja zmiany jakiegoś zapisu wymaga konsultacji z jego przełożonym lub działem prawnym, to prawdopodobnie nie będzie również samodzielny podczas realizacji umowy.
Jeśli klient stawia warunki, które są wyjątkowo kosztowne w realizacji przez serwis a nie wynikają z konkretnych potrzeb, to w tym przypadku nadmierna elastyczność serwisu nie przyniesie korzyści obu stronom, bez względu na zapisy umowy.
Wymóg elastyczności dotyczy zarówno negocjatorów jak i realizatorów umowy. Ostatecznie najważniejsza dla kierownika budowy jest zdolność kierownika serwisu do zrealizowania podjętych w umowie zobowiązań rzeczowych a nie formalnych.